机关事业单位数字化档案管理工作研究

闫慧

摘 要：当今我国社会经济发展迅猛，机关事业单位在整个发展当中起到了极为重要的促进作用。机关事业单位属于我国非营利性组织，在其发展当中相应的档案资料管理非常重要，对事业单位员工及单位正常运营发展起到了极为重要的影响。当前信息技术发展迅猛，促使机关事业单位档案管理向着数字化方向转变，数字化档案管理也随之成为往后机关事业单位档案工作的主要方向。为此，本文针对机关事业单位数字化档案管理工作展开研究，进行简要论述以供参考。

关键词：机关事业单位；数字化；档案管理

档案材料管理工作的开展，在机关事业单位当中非常重要，是保障其正常运营发展的重要工作类型。因此必须高度重视机关事业单位档案管理工作，这是为机关事业单位提供切实有效信息服务的重要保障。在当今时代发展背景下，数字化进程不断加速，给多个行业领域造成巨大的影响和冲击。在机关事业单位档案管理工作方面也是如此，数字化的推进，促使档案管理工作直接突破了以往人工档案管理模式，促使机关事业单位档案工作的数字化实现。因此，档案管理数字化成为往后主要面临的课题。

1 档案及其数字化概述

档案管理工作数字化的实现专门用于通过各种不同类型的信息收集设备实现档案资源的转换。 在执行档案文件数字化的过程中，通常需要借助于相应的扫描装置进行信息收集操作，从而分解文件信息的内容元素并直接将相应的光信号转换成电信号内容，可借助收录至计算机中来最终形成相应的图像信息内容。档案数字化处理的生成格式一般有两种方法：一是扫描档案原件以图片形式存储，或者以OCR字符识别的形式来实现文本文件转换。二是通过微缩胶片影像的形式实现数字化转变，或者直接进行拍摄的形式来达成等等。整个过程需要重视档案扫描方式的经济、便捷特性。档案材料内容的数字化转变，可真正实现有效的管理和存储，并借助信息数据库来达成最终档案内容，这样能够更加快速的引用和索引。

2 机关事业单位数字化档案管理优势

1）控制管理成本，实现办公自动化。在我国以往机关事业单位档案收集、归整、存储和管理当中，通常都是采用粗放型管理模式，具体是在此基础上增添相应的档案管理人员，并持续更新相应的档案管理设施，加大财政预算投入等，这样才能切实解决机关事业单位档案管理工作当中存在的主要问题，最终促使机关事业单位档案管理成本的攀升。而数字化档案管理可借助信息技术转存电脑，形成机读的档案，有效节省保管费用及占地空間。并且在档案查询时也方便快捷，有效避免资源浪费与消耗。

2）实现资源共享，提升档案利用率。数字化档案管理工作的实现，主要是借助计算机录入、扫描等多项技术来实现，在此基础上有效归整重要档案信息内容，促使其尽快获得有效运用。在机关事业单位运行发展当中，档案材料信息的运用非常普遍，像常规的干部任用、提拔及调用等都需要获取更为准确与详细的档案信息内容。档案数字化管理工作的开展，能够据此提供更为详实即时的数据信息内容，为领导决策提供精准化的服务。并且，数字化档案管理也最终将形成一个大数据平台，通过平台数据共享来提供便捷的信息查询服务。这种服务形式打破空间与时间限制，使得数字化档案成为一种无实体档案类型。

3）提高人员素质，增强管理水平。数字化档案管理主要依托于网络技术和专业设备来实现，在对相关设备的维护和管理上，对配备人员的专业素质提出较高要求，这样才能保障数字化档案管理的稳步运行。另外，紧随时代的不断进步发展，信息技术水平持续攀升，数字化档案管理所用软件也将随之更新与升级。因此，这就要求相关档案管理人员应当同步更新自身业务知识内容，充分适应全新的工作常态。

3 机关事业单位数字化档案管理问题

1）现代办公设备配备不足。目前，大多数机关事业单位内数字档案文件管理工作提供的硬件设备明显不足，这使得档案文件管理的工作不够规范和标准，甚至一些机关事业单位内档案管理由此产生了明显的档案文件累积。再加上有些机关事业单位内缺乏对应的防潮、防盗举措，因此脱离了现代的档案管理。主要是目前绝大多数机关事业单位档案管理的方法和手段严重不足，因此影响到单位内档案管理的完整性和安全性。最主要的是相应办公设备的匮乏导致事业单位档案资源利用率不足，不利于档案资源有效利用。

2）档案检索效率偏低。目前，大多数机关事业单位内数字档案文件管理的搜索部分仍处于人工搜索状态，计算机搜索的形式并未完全推广开来。因此，在一定程度上，它直接影响机关事业单位中档案信息搜索的速度和准确性，增加文件用户的工作量，同时增加文件访问工作量。另外，手动搜索的方式方法存在明显的局限性。因此极大的影响了机关事业单位档案管理效率水平。如，某些人事信息通常因为各个机关单位信息保存的差异性，从而很容易给档案人员带来诸多麻烦和困扰。

3）档案人员综合素质水平偏低。机关事业单位数字化档案管理实施，直接对档案管理人员提出了更高的要求，具体要求其应当充分了解和掌握信息技术方面的专业技能知识，由此来有效运用数字化的档案管理设备。然而，当前机关事业单位内人员工作模式还是适应网络信息化的转变，即便是部分机关事业单位本身具备最先进的数字档案文件管理设备，但由于员工的个人技能，很难执行数字文件管理。为此，就要求机关事业单位内的档案管理人员必须快速建立自己的数字信息知识内容系统，并积极提高其工作效率，由此才能符合机关事业单位档案工作发展的要求。

4 机关事业单位数字化档案管理对策

1）当代数字化档案管理系统构建。目前网络信息技术的发展不仅直接影响人们的日常工作和生活，而且直接为数字档案文件管理提供了极大的便利，这将是未来档案文件管理的主要趋势。 因此机关事业单位内的数字档案文件管理任务是一项综合性管理任务，其内容更加广泛。为此，机关事业单位需要建立高效，便利的数字化管理系统。 档案文件管理人员可以单位本身的现实情况来创建一个现代化的数字档案文件管理系统。在此基础上，将加强文件系统存储和CD备份的过程，严格管理文件信息存储的安全性和质量，这样才能极大的避免隐患问题的发生，从而给数字化档案管理创设一个良好的发展环境，最终将由此推动机关事业单位工作的稳步进行。

2）大力提升数字化管理效率。具体需要从以下几个方面来展开：（1）提升人员档案管理能力，数字化档案管理系统的搭建，要求必须充分发挥出其本身应用优势，这样才能切实提升机关事业单位数字化档案管理的质量与效率水平。这就可借助光纤、磁盘的有效链接来提升数字化档案管理系统本身性能，最终增加内部存储量。（2）增强档案管理可靠性，具体需要依照相关标准来实现，这就给数字化档案管理系统的更新发展奠定坚实基础。（3）提升档案管理使用性能，数字化档案管理需采用专业的技术手段强化系统维护，这对于维护系统性能具有显著优势。系统网络本身具备开放性，可保障相关人员对档案资源的查阅提取。

3）大力提升档案人员素质水平。档案管理人员主要工作就是管理和维护数字化档案，是整个过程的执行与操作者，因此它们对文件管理任务质量的影响非常明显。因此，为了提高档案管理人员的素质，机构和组织需要采取各种方法。例如，持续提高他们的工作技能并定期评估他们对最新设备知识的学习和掌握水平，加强档案管理员的最新设备学习，做好数字档案管理培训工作。此外，它还保护了自己工作的发展需求，以及促进档案管理员不断提高自身专业水平，最终实现数字档案管理工作的持续发展。

参考文献

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[2]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2017（08）：167.

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