人事档案电子化管理探析

谢沛伦

摘 要：党政机关单位人力资源部门贯彻绿色办公理念的过程中，运用电子手段管理人事档案，这在一定程度上能够提高档案管理效率。现如今，档案信息化管理工作普遍存在档案信息更新不及时、档案信息安全性较低、档案管理人才缺失等问题。本文以现有问题为导向，探索人事档案电子化管理措施，以供同行参考，从整体上提高档案管理水平。

关键词：人事档案；电子化；管理

现下，信息技术时代悄然而至，在这一时代背景中，电子信息技术在人事档案管理工作灵活运用，并取得了良好的管理效果。基于此，本文针对“人事档案电子化管理”这一论题重点探析，这既符合新时代发展需要，又能真正实现人事档案电子化管理目标。

1 重要性

人事档案管理的过程中，电子化管理方式逐渐被接纳，对比于纸质管理方式，电子化管理具有便捷、高效等优点，同时，档案信息利用率会大大提高。人事档案资料查阅、更改的过程中，管理人员借助电子化技术完成海量信息筛选任务，这既能节省管理成本，又能避免出现档案资料遗漏现象。此外，档案管理者的工作压力会自此减小，并且档案管理工作能够规范化、高效化推进，这对党政机关单位提供完整的人事干部任免和福利待遇晋升有促进意义。总结可知，新时期人事档案信息化管理工作刻不容缓，具体落实此项工作，有利于弥补纸质管理方式的不足，并深化人事工作改革。

2 常见问题

目前，人事档案电子化管理现状不容乐观，档案管理阶段存在以下问题，希望通过问题总结来制定相关管理措施，以此改变档案电子化管理的不良现状。

1）档案信息更新不及时。目前，大部分党政机关单位管理人事档案的过程中，普遍存在信息延迟更新现象，这会不同程度的降低人事档案利用率，最终影响人事工作处理进程[1]。究其原因，党政机关单位人事变动较频繁，加之，人事档案资料收集阻力较大，继而档案信息延时更新。一旦档案信息真实性得不到保证，不仅会加剧党政机关单位人事管理人员与干部之间的信任，还会降低党政机关单位人事管理的影响力，导致党政机关单位提拔任用缺乏足够支撑力。

2）档案信息安全性较低。档案电子化管理即便能够带来一定优势，但同样存在安全风险。主要是因为计算机设备安全管理工作不到位，极易为网络黑客破坏行为提供可乘之机，继而产生网络故障，严重情况下，人事档案信息资料完整性得不到保证，导致人事工作阻力重重。此外，电子化技术未能及时升級，与之配套的安全防护技术低效运用，这无疑会为弱化人事档案安全性，最终增加档案电子化管理风险[2]。

3）档案管理人才缺失。人事档案管理方式日渐多样化，要想真正提高电子化管理效率，优化档案管理质量，务必培养专业人才，以便为人事档案电子化管理提供可靠的人才支持。现今，党政机关单位人力资源部门在专业人才培养方面的关注度较低，现有人才管理制度不够完善，并且人才管理方案有待改进，这在一定程度上会弱化电子化管理效果。

3 管理措施

要想高效解决档案电子化管理环节存在的现实问题，务必制定可行性管理措施，确保已有问题及时处理，取得人力资源管理的良好效果。从以下几方面措施入手，以此提升人事档案管理水平，推动人事工作顺利开展。

1）及时更新人事档案信息。人事档案工作服务于人事信息工作，鉴于人事信息动态变化，故而，档案信息化管理工作应及时跟进，以便为人事信息工作提供可靠服务。例如，某党政机关单位人事部门运用相关信息软件监管档案工作和信息工作，通过信息转换、及时共享实现档案信息更新目的。这既能保证档案信息全面性和真实性，还能为日后档案资料调取和应用提供可靠支持，有利于推动人事工作有序进行。除此之外，工作人员应客观掌握电子信息技术，借此构建电子数据库，继而实现人事档案电子化管理目的。在这一过程中，党政机关单位全体工作人员应认真填写、详细补充档案资料，之后工作人员对已填写资料逐项审核，待资料内容无误后，对其整理、归档，以此提升人事档案信息有效性，为人事工作顺利开展而助力。最为关键的是，人事管理者以及档案管理人员应树立全局意识，并客观认知档案信息化管理工作，实际工作中强化工作责任感，针对档案信息化管理工作给与建设性意见，以此加快人事档案信息更新速度。

2）加强档案信息安全管理。为全面保证档案信息安全性，降低档案信息丢失几率，务必落实档案信息安全防范工作。一方面，加大安全保护力度。党政机关单位档案管理者做好预防工作，为网络设施提供良好的使用环境，以免影响网络设施性能。同时，排除不安全因素，为计算机设备使用者传递安全须知，使其了解使用说明内容，尽可能减少人为失误。另一方面，强化安全防范意识。党政机关单位内部网络安全防范工作落实于过程，换言之，全体员工应客观认识档案电子化管理的重要性，在档案资料更改、档案传输等环节做好保密工作，参照用网制度以及安全管理规定来规范自身行为，以此净化党政机关单位内部网络环境。此外，还应做好外部网络安全防范工作，这需要工作人员掌握外网接入的安全准则，同时，党政机关单位人事部门定期监督外部网络运行情况，针对安全隐患及时处理。为避免出现外网无序接入，亦或是内部网络外接受限等问题，务必从整体上提高人事档案电子化管理的安全性。

3）培养档案管理专业人才。人事档案电子化管理的前提条件，即管理人员在其中发挥正向指导作用。因为管理人员的工作经验、专业素养、管理能力对档案电子化管理效果有至关重要的影响，故而，党政机关单位人事部门应高度重视专业管理人员培养工作。首先，聘请资深的档案管理人士，使其借助培训机会传递最新电子化管理理念，并通过案例分享的方式来彰显电子化管理方式的实践价值。然后，制定合理的培训制度，确保档案管理人员端正工作态度，并积极参与培训活动，这既能丰富档案管理专员的理论知识储备，又能提升管理人员的工作技能，这对人事档案优质管理、电子化存储有重要意义。最后，实施绩效考核评估机制，为检验培训效果，通过绩效评估方法来客观掌握管理人员的管理水平，根据评估结果适当调整培训计划，针对档案管理人员进行岗位调动，以此提升档案电子化管理技能，并全方面提供信息化服务。除此之外，党政机关单位内部成立人事档案管理专业化队伍，以此提高人事档案电子化管理效率，并加快纸质档案管理方式向电子化管理的转型速度，这对人事工作顺利开展有积极影响。

电子信息技术在人事档案电子化管理环节中起到的积极作用毋庸置疑，除了运用上述三种措施优化档案信息化管理质量外，还应与时俱进的更新信息化技术。结合国内人事档案管理需要，具体落实档案电子化管理工作，以此缩短档案管理、资料查找、信息更改、档案存储的时间，继而为人事提拔任用提供优质服务。具体来说，党政机关单位档案管理者应定期更新信息技术，并将档案管理系统运维工作落实于过程，同时，针对档案管理系统已有故障高效处理，推动人事档案信息化管理工作稳步落实，以此提高人事档案利用率，取得人力资源管理的良好效果[3]。

4 总结

综上所述，为积极响应无纸化办公号召，人事档案管理工作巧妙运用信息技术是极为必要的，这对人事档案电子化管理活动有序推进有积极影响。管理期间，既要及时更新人事档案信息，又要加强档案信息安全管理，同时，培养档案管理专业人才，确保档案电子化管理问题高效处理，继而加快档案电子化管理时代发展步伐。因此，人事档案电子化管理人员应以此为参考，探索电子化管理的有效路径。

参考文献

[1]罗艳丽.人事档案电子化管理研究[J].岭南师范学院学报，2017，38（06）：168-172.

[2]赵红.刍议——人事档案管理的现状、问题和现代化建设[J].中国高新区，2017（17）：216.

[3]李晓芸.人事档案的电子化管理问题研究[J].城建档案，2017（02）：63-64.