大数据背景下的数字档案与档案数字化建设探讨

万胜永

信息技术的快速发展使传统的纸质办公室能够优化整合数字化信息数据，通过技术升级使传统的办公方式得到了有效的变革。在目前互联网大数据、信息化的基础上，我们建立了以技术为主要支撑的数字文件管理模型，可以最大限度地发挥大数据的性能优势，提升各级档案的数字化建设速度，并巩固和完善已经建设完成的数字档案系统。

1 数字档案和档案数字化的概念类别

数字档案馆是一种新型的概念，与传统的文件管理都有较大的区别，其具有资源信息的数字化、信息化等属性，最明显的区别是数字档案馆不再以制止作为载体，主要依靠数字化信息的传输进行对档案建设和管理。与传统的档案管理功能相比，数字档案具有更多的信息存储空间，不受地域限制，并可以实现信息的实时共享。在数字档案中，可以更有效地处理、验证和存储档案信息，在存储形式方面，数字档案馆可以突破传统较为单一的本文存储，形成以图像、视频、音频等多媒体数字的管理存储，使信息呈现方法更加多样化，并且便于检索，而且可以更好对档案进行后期管理。

檔案数字化是利用计算机技术，将档案数据通过扫描、数字影音等技术将传统档案数据转化成数字的形式进行传输，并通过网络技术进行数据的归档、档案技术的互联网连接，以此构建成完整的数字化档案信息库。在大数据时代，档案的数字化是一种趋势，只有实现档案的数字化才能满足当前档案馆的发展要求，避免档案工作滞后、影响企业的业务发展。

2 大数据时代档案电子处理的特点

1）通过收集各方面的信息，建立完善的档案信息资源库，与传统形式的档案管理相比，档案的数字化管理工作更加的复杂、数量更大，对于数字资料档案而言可以实时的进行扩展和管理，同时档案的电子处理还较大程度的突破文件传输形式中的传统数据管理形式，可以将音频、图像等内容进行有效的展示，从档案资料的收集、管理和查阅等工作而言，有效的增加了档案的信息内容和种类，并以数字档案为基础建立综合性的数字信息资源库，从而更加满足企业对于信息化资源的需求，有效的增加企业对数字化档案的分析和管理能力，为未来的发展提供有利的数据支持。

2）实现海量数据存储和集中分析。由于档案的数字化管理依赖于网络技术，电子文件的存储密度高于传统的手工信息存储。随着信息技术的不断进步，电子文件管理的储存容量还需要更大提升，以此满足所需存储的数字文件的数量，实现大容量存储的功能。大量的存档信息还提供了对大数据进行集中分析和处理的可能性，实现了单项数据分析，并且大量数据使分析的结果更具说服力。

传统的文件管理在文件搜索中经常需要大量的人力和物力资源，特别是对于稀缺资料和较为珍贵的档案资料的管理，需要能够进行快速查询并且还要确保文件保存的有效性，这些要求都对档案的数字化建设和管理提出了较大的要求。通过设置用户权限，数字档案可以保证稀缺资料和较为珍贵的档案资料的有效存储，避免信息丢失，用户还可以通过后台查询提高搜索和查询的效率。

3 在大数据背景下构建档案信息资源数字化的关键点

首先，在进行档案数字化建设时，有必要考虑其科学性和合理性。在数字化应用程序文件的过程中，许多企业只需将传统的文件信息输入计算机。实际上，这种文件数字化并不科学有效，为了实现高效的文件电子管理，我们应该注意构建系统的归档目录，然后建立相应的搜索模式，以便在文件输入计算机后，方便员工检查，这要求在整体质量文件设计之前，对现有文件内容进行科学划分，并将文件内容数字化，然后对文件内容进行数字化处理，科学合理地协调文件信息内容。

其次，档案的数字化建设应具有系统性。当建立数字化的档案是，其过程不是单一独立的，而是具有连续性的，所有收集到的资料需要及时的上传到数据库中，保证数据档案的关联性、系统性。

最后，数字化建设需要融入个性化特征。所谓特征，是指不同的企业单位对档案信息的管理有不同的要求。在档案网络建设中，有必要根据单位的工作特点进行整体规划。就像提供差异化服务一样，数字档案也有其独特的特点，可以促进数字档案之间健康的竞争形成，为信息交流和共享打下坚实的基础。

4 是建立数字档案的相关途径

4.1 注意目录和全文数据库的同步构建

在数字文件管理过程中，有必要认识到完整性的重要性，进行目录和全文数据的同步管理，并通过总分总的形式提高信息输入率和搜索效率。在目录的设置中，需要根据特定的文件内容设置搜索目录，以便通过设置单独的目录来简化文件检索的路径，特别是对于时间较久或者不经常使用的文件，可以建立独立的数据目录，使用户更快地找到他们需要的信息。在档案信息的数字检索过程中，除了增强检索功能外，还需要根据实际情况设置书签，以适应不断变化的客观需求。在输入方面，还可以通过打开不同的管理员帐户，提高文件输入的效率，以及更新的及时性。

4.2 建立完整的电子文件信息存储和存储功能

在电子文件的存储中，由于电子文件使用原始数据，为了实现文件的长期使用，有必要注意内容信息的真实性和完整性，并不断补充它们。在后期维护文件信息时，应定期组织文件内容，并每隔几年将信息传输到新介质以更好地保存。在计算机软件和硬件中，也应不断更新，改善软件和硬件的操作环境，提高了操作效率，并确保可以更安全地存储文件信息。

4.3 人员素质的结合

档案工作者的能力和素质包括专业知识，技术知识，管理技能等。提高工作人员的能力和质量主要是由于对工作人员的跨学科和跨学科培训。传统的档案系统是单一的，这导致许多员工理解文件管理，但不了解现代信息技术。这将成为数字档案和档案数字化建设的制约因素。因此，培养复合档案人才已成为数字档案馆建设和档案数字化必须解决的难题。这也是工作人员建设数字档案和档案数字化的必要条件。

为了提高档案管理员的能力和质量，使他们成为满足大数据时代要求的综合人才，有两种主要方法。一个是培训档案管理员，包括现代知识培训，管理科学培训和计算机。技术培训和外语培训等。这是一种静态方法。动态的方法是组织和参与学术界和档案界之间的学术研讨会，进行研讨会和交流，促进两个圈子之间的交流和沟通，实现相互促进。这种"走出去"的方式将为思想带来许多新思路，并将与时俱进，推动数字档案馆和档案馆的建设和发展发挥作用。

5 结论

随着全球社会科学技术，网络技术和通信技术的发展，大数据时代的到来势不可挡。在这种背景下，数字档案的建设和档案的数字化也是未来的必然趋势。面对这些重大变化，我们应该及时应对措施和准备，以顺应时代潮流，促进和促进新制度的发展，从而促进整个社会的发展，提供更方便快捷的服务。

参考文献

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