云计算对档案信息化管理的影响

孙蔚

摘 要：云计算在档案管理中的应用，就需要更好地发挥其存储信息的功能，实施档案信息化管理。云计算的应用中，可以在网络空间开发档案管理平台，可以降低成本，档案信息资源消耗也得到有效控制，档案信息管理效率提高，而且更加安全，档案管理的风险也大大降低。本论文针对云计算对档案信息化管理的影响展开研究。

关键词：云计算；档案管理；信息化；影响

信息时代彻底改变了人们的生产生活方式。人们对信息技术的依赖程度增加时。云计算应用于档案管理中，无论是从资源的获取以及档案资料的存储方面都发挥着优势。档案存储中应用云计算技术，使得服务机制发生了改变，管理模式也做出了调整，实现了档案管理工作的现代化。档案信息化管理中，云计算是重要的发展趋势。

1 云计算对档案信息化管理产生的影响

1.1 云计算可以使档案信息化发展中的瓶颈得到有效解决

因为云计算的低成本的特点，而且资源消耗量低对档案资料的管理提供了便利的条件，管理方式和管理方法上都得到优化。因此，应用云计算实施档案管理工作，强化了档案管理建设，降低了档案管理成本。云计算的应用中，避免档案管理中使用大量设备，管理方式得到简化[1]。档案管理使用云计算，可以根据实际情况进行资源管理，档案信息可以实时收集，同时进行资料的整理、分类、存储。用户需要档案信息，登陆到云端，就可以搜索的方式调取信息，由此免去后期的运行资金和技术维护资金。应用云计算技术实施档案管理，可以缓解档案管理的压力，解决了档案管理资金不足的问题，檔案管理的工作效率得以提高。

1.2 云计算解决了档案管理人力不足的问题

档案信息管理的实施过程中，需要档案管理者还需要不断提高自己的专业技术能力，不断吸收新的重视，从专业角度出发获取信息专业知识，提高自身的技术操作水平，才能适应当代档案信息管理的要求。如果档案管理人员没有掌握信息化的档案管理技术能力，就会影响档案管理效能，使得资源管理效率降低，而且还会存在质量问题。云计算技术的应用，使得档案管理服务质量有所提高。应用云计算，不需要在档案管理中进行硬件设施的技术维护，也不需要技术升级，更不需要大量的专业人才，由此降低了人力成本，提高了信息资源的使用效率。

1.3 云计算使得档案信息在网络平台上实现共享

应用云计算实施档案管理，档案之间所存在的障碍被打破，所有的档案信息都可以共享，用户之间还可以相互沟通[2]。云计算的档案信息化管理工作中，管理条件更加便利，用户的个性化需求得到满足。档案管理工作更加简单，速度快，获取信息也更加方便。档案信息共享，使其社会价值得以充分发挥，这种开放式的档案管理模式提高了档案的应用价值。

2 档案信息化管理云计算应用所需解决的问题

2.1 档案信息化管理云计算应用需要解决信息安全问题

信息安全是云计算目前建立档案管理中需要重点关注的问题。应用云计算技术实施档案管理，就要发挥互联网络的载体作用，使得档案信息在互联网上实现共享。但是在具体的应用中，存在很多潜在的安全隐患需要高度重视，所以，云计算应用于档案信息管理中，对于各种安全问题要予以关注，并采取相应的措施解决。当前的档案信息安全管理中，如果档案云计算管理系统的运行中出现故障，档案信息中的隐私部分就难以得到保护[3]。

2.2 档案信息化管理云计算应用需要解决标准制定问题

由于中国的计算机网络技术发展步伐比较缓慢，且没有出台相对统一的计算机技术标准，就会导致网络技术的应用中存在障碍。将云计算技术应用于档案管理中，由于云计算应用缺乏规范性，云计算的优势就不能得以发挥。现阶段的云计算平台的建设中，要考虑到档案信息管理需要，从档案管理的角度对相关的技术进行研发，还要发布统一的应用标准，但是，到目前为止，中国对于云计算的应用依然没有达到国家规定的标准[4]。目前，各种供应商将使用多种处理技术的，在档案管理中对云计算平台的应用，无论是操作上，还是技术维护上都要按照相关的标准进行。但是，各国监管部门没有给出一个统一的标准，各个行业也没有出台相关的行业标准，档案管理中要选择云计算技术就会存在障碍。所以，制定统一的标准不仅能更好地云计算的作用，还有助于云计算更好地发展，档案信息化管理工作更加完善。

3 云计算下档案信息化管理工作的有效策略

3.1 云计算下档案信息化管理工作中要做好档案资源的筛选工作

档案部门要科学选择档案。基于档案的保密性，在档案管理中对于文件要做好分类工作。处于当前的档案管理环境中，政府倡导数字化的档案管理，就要档案信息的安全和完整的角度出发建立档案信息化管理模式，实现档案信息共享的同时，还要采取控制措施。在档案管理中，将最有价值的档案资料保存下来，对于重复性的档案信息以及需要删除的档案信息，应用大数据技术就可以处理，看对于档案资源优化配置[5]。档案资料有不同的安全级别，在档案资源管理中，发挥云计算的作用，将保密程度建立起来，分别保存。诸如，保密档案要进行加密，公开档案可以在云空间实现共享。对于高度保密的档案，要从实际情况出发对文件上载到云空间存储，使用密使加密处理，对访问的用户予以限制。普通的档案文件可以存储在公共云中，用户只需通过认证就可以调取信息，由此降低了档案管理人员的工作量，文件信息保存更加完整，而且方便使用。

3.2 云计算下档案信息化管理工作中要将行业标准制定出来

云计算下档案信息化管理工作中需要完善的行业标准。从档案管理的需求出发将完善的标准体系建立起来是提高档案信息化管理质量的关键。在行业标准方面不够完善，云计算的应用中就会存在一些问题。这就需要加强安全措施，对于云计算档案信息管理系统予以完善，保证云计算系统的公平性和平等性。建立互信的信用机制，对于地方档案管理国际化发展起到了促进作用[6]。

3.3 云计算下档案信息化管理工作中档案人员要调整好工作方式

档案管理部门的工作人员要适应当前的信息管理环境，对于自身知识结构要予以完善，对于技术水平要通过学习不断提高。原档案管理人员要树立信息服务意识，加强自己的服务转向，应用云计算技术服务于公众。国家鼓励档案管理中应用高新技术，就要在应用云计算中强化档案文件管理，以更好地发挥云计算的作用实施档案信息化管理。

4 结束语

综上所述，在实现可持续发展的过程中，档案管理逐步实现了自动化。云计算的应用，改变了传统的档案管理模式，实现了档案管理的商业化运行，对档案管理人员而言是一种新的挑战。档案管理的现代化，应用云计算会更加便捷，而且与行业发展相符合，满足各方面需要。云计算的应用是档案管理模式的未来趋势。但是，云计算的应用中，对档案管理也会产生一定的影响，对于此要有明确的认识，以在档案信息化管理中更好地发挥云计算的作用。

参考文献：

[1]王智一.档案数字化与信息化建设的重要性分析[J].传播力研究，2018，29（17）：253-253.

[2]魏巍.云计算环境下档案信息安全管理体系的构建[J].卷宗，2017（21）：54-55.

[3]王旬.基于云计算架构的特种设备检验档案信息管理研究[J].中国管理信息化，2018，21（18）：184-185.

[4]米月琴.大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究[J].办公室业务，2018，298（17）：53-53.

[5]孙红方.云计算背景下档案管理系统设计与实现[J].山东档案，2018，222（01）：18、45-46.

[6]王玉瑾.档案保密工作与信息化发展的融合[J].办公室业务，2018，294（13）：55-55.