浅析档案管理中的电子档案管理

汤煜宸

摘 要：随着档案管理水平的快速发展，对于档案管理的方式也发生了翻天覆地的变化。现代档案管理对于电子档案的管理和要求也随之提高。笔者针对目前电子档案管理技术存在的问题进行全面分析，并且提出了针对性的解决对策，促进档案管理水平的发展。

关键词：档案管理；電子档案；解决对策

电子档案是指将以往纸质版的资料将其以电子数据信息的方式存储起来。相对于以往的档案，电子档案的优势更加明显。电子档案移动更加的方便、快捷。并且电子档案的存储形式大都是采用了移动硬盘等存储器。其能够存储的内容更多，相对于纸质版的材料其更容易移动，所需要的空间不大。并且相对于传统纸质版的档案来说，电子档案在信息的寻找上更加的方便，不需要在大量的资料中查找，能够迅速的找到想要的信息，效率大大提高。同时电子档案相对于纸质档案资料更加方便整理，需要耗费的人工更少，不仅仅是能够降低人工成本，在工作效率上也是提升很多。

1 电子档案管理过程中存在的问题

在电子信息技术的发展过程中电子档案技术跟随产生。电子档案技术的研发对于档案管理有着很大的促进作用。电子档案的出现极大地促进了工作效率，无论是国家部门还是企业还是个人生活，对于电子档案都是有着很普遍的运用。电子档案极大地促进了各个组织机构的工作效率，在各个产业之中都是发挥着十分积极的作用。但是因为技术原因，电子档案管理仍然还是存在着一定缺陷，如果对于这些问题不加以重视，其造成的损失可能会十分巨大，所以必须要重视这些问题的解决。

1.1 电子档案管理存在安全问题

电子档案的存储载体是存储器。受到目前的技术影响，很多的存储器在管理过程中极其容易出现问题。电子档案系统或者存储器、移动硬盘质量不够，在使用过程中极其容易出现质量问题，一旦出现问题，对于电子档案的数据来说极其容易出现丢失等问题，造成损失。而且目前网络上有着很多的网络病毒，这些存在会使得电子档案的存储设备受到影响，对于电子信息的保护来说存在隐患，信息泄露的可能也是会增加。这些信息一旦被不法分子得到，极有可能会对社会造成危害，网络病毒问题也是电子档案安全管理的大问题。

1.2 电子档案管理存在的不足

目前很多的企业的电子档案管理工作存在着一定的问题。相关制度不够完善，没有合理、规范的管理制度，对于电子档案存储器的管理不够严格，不能够形成有效的内部控制制度。对于信息的查看权限管理不到位，使得信息的保护不够严格，没有完善的信息查看记录机制，这对于电子档案信息的安全性有着很大的威胁，不利于电子档案信息的安全，极容易出现问题。

1.3 电子档案管理人员专业能力不够

当前很多组织企业的电子档案的管理人员都不具备专业化的电子档案管理能力，都是由员工兼任电子档案管理工作。这些工作人员自身专业能力不足，技术水平不够，不能够充分的发挥设备水平，对于电子档案的管理制度了解也是不够充分。无法对档案信息进行科学化、专业化管理。同时对于电子档案管理人员的考核措施不完善，会使得电子档案管理人员工作积极性不高，在电子档案管理工作上不够积极主动。

2 增强电子档案管理能力的有效措施

2.1 建立电子信息档案安全管理系统

完善的电子档案管理制度之下，还需要的是合格的电子档案信息管理系统，只有具备安全的信息管理系统，才能够保证电子档案信息的安全。在电子档案管理系统中建立完善的防入侵系统，保护信息的安全，减少电子档案信息管理的漏洞，实现技术达标，并及时的提高管理技术，做好技术安全。

2.2 完善电子档案管理机制

电子档案的管理工作离不开完善的电子档案管理制度。只有具备完善的管理制度才能够使得电子档案管理工作更加标准化，更加合理。所以必须要重视电子档案管理机制的完善，建立完善的电子档案管理制度，给与电子档案管理制度保障。而且合理、有效的电子档案管理制度有助于协调各部门工作，建立统一的电子档案管理系统，这有助于各个组织部门在管理中心更加容易发现问题，防止危害的发生。要注意电子档案管理制度的科学化，减少管理上的程序复杂问题，提高管理的效率。

2.3 加强电子档案管理人员的专业能力

要重视电子档案的管理工作，充分认识到其发挥的重要作用，从自身意识开始转变，提高电子档案的心里位置，积极探索有利于电子档案保存的措施，积极投入专项资金，增强对于专业人才的吸引力。引进高科技设备，提高电子档案的管理能力。加强对于专业工作人员的能力培训，提高其技术水平，保证电子档案的管理质量。使其能够积极重视电子档案的管理工作，对于电子档案管理中所出现的问题能够做到及时发现，及时弥补。而不是消极工作，充分调动员工的工作积极性。

3 结论

本文通过对当前电子档案管理所暴露的问题进行探究，分析有利于提高电子档案管理的措施，旨在为提高当前电子档案管理能力，提高电子档案管理技术，制定更加有保障，安全、快捷的电子档案管理机制提供借鉴。

参考文献

[1]李冬梅.机关事业单位档案管理中的电子档案管理研究[J].现代经济信息，2017（24）：78.

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