信息化背景下事业单位文书档案管理分析

盛向群

摘 要：信息化背景下，事业单位文书档案管理实现信息化不仅有利于降低管理成本、提高管理品质，也有助于促进文书档案的资源开发成效。要实现信息化管理，事业单位的文书档案管理就需要首先构建规模化、系统化、统一化的档案管理平台，并完善管理机制、提高安全水平，以及加强教育培训，提升人员素质。

关键词：信息化；事业单位；文书；档案管理

信息时代大背景下，信息化操作早已超越了制造业提高劳动生产率的狭窄范畴，全面普及到包括企事业单位实现管理现代化与科学化的更广范围。尤其是众多事业单位提升管理工作整体水平进程中，信息化正在成为至关重要的决定性因素。

1 信息化对事业单位文书档案管理的积极意义

1.1 降低管理成本、提高管理品质

信息化管理最显著的意义当属降低管理成本、提高管理品质。就事业单位的文书档案管理来说，传统人工操作模式下，有限的管理人员面对来自不同部、科、室源源不绝的文书档案难免疲于应付。人少而事多的客观现实极易造成原始文件在传递、整理、分类、归档等环节出现程度不同的损伤、错漏甚至遗失问题。加之日渐增多的档案需要具备适当条件的存放区域，因而包括档案室、档案柜、档案箱（盒）及控温控湿、防虫防霉等软硬件设施设备必须一应俱全。这对条件优越的事业单位而言或许只是少量支出，但条件相对较差者却可能是难以承受的负担。

但在信息化管理模式下，原始档案可一并交由地方档案中心保管，各单位只需管理和使用数据档案。这不仅可以最大程度降低原始档案出现破损、错漏或遗失的风险，更能通过机器自动检索、查找或分类等功能大幅缩短处理时间。而档案管理人员则可将更多的时间和精力用于分类整理和归纳分析。显然，随着机械重复性劳动强度的弱化，档案管理人员会逐渐摆脱低端熟练工的不利局面，转而回归真正的管理岗位，落实档案管理工作应有的理念与策略。

1.2 促进文书档案的资源开发成效

有了信息技术的辅助，文书档案将不再只是陈旧历史资料的简单堆砌，而是可以更为简便快捷地显示内在联系、演化规律，或籍此进行预测和推算。这些经过分析评判的结果既可以用于事业单位自己总结经验、修正失误和不断提升，也可以有选择地对外公开，成为服务于社会、大众的有益信息、珍贵资源。

尤其是在网络技术全面普及和深入应用的当下，只要做好安全防护，文书档案电子版本就可以在网络平台上畅通无阻地进行传播。这会在最大程度上提升事业单位文书档案资源的开发成效。

2 信息化背景下事业单位文书档案管理的优化策略

2.1 构建规模化、系统化、统一化的档案管理平台

虽然信息化建设已推进多年，但许多事业单位文书档案管理信息化建设依然存在分散化甚至碎片化的问题。比如信息化管理平台只局限在档案室或少数几个部室间，未能实现整体布局、全面渗透。又如档案管理平台无法与其他管理子系统间无缝对接，或是由于接入标准不统一，或是存在信息壁垒等。

因此，信息化背景下事业单位文书档案管理的优化首先需要构建规模化、系统化、统一化的档案管理平台。比如要打通档案管理平台和其他子系统的接口，建立统一接入标准；消除信息壁垒实现充分的信息共享；将档案管理平台纳入单位信息化管理整体构建等。总之，要全力避免文书档案管理平台成为信息孤岛，更不能满足于局部化、碎片化的平台建设现状。

2.2 完善管理机制

要构建更加优良、完备的管理平台，文书档案需在形成之初就具备统一标准，才能使原始档案转换为数据档案后可类比、可对照。这就需要在顶层设计环节完善管理机制。事业单位应当就文书档案信息化管理出台《信息化细则》、《操作标准》或《管理规章》等正式文件，要求每个部、科、室等子系统严格遵照执行。

而为了确保管理机制尽快成型、成熟，文书档案管理就应当与全员绩效考核与评价形成关联关系。比如将文书档案原始材料呈递列入考核名录，就形制、内容、时间等制定考核要求；各子系统的集体考核评价中也要纳入档案管理项目，采取直接得分或加权平均等方式以量化手段进行考核。

2.3 提高安全水平

与书面文字不同，数字化档案因传播介质及网络技术等众多原因而在安全性方面相对特殊。尤其是各类创新信息技术不断推陈出新的状态下，安全漏洞始终是制约信息化发展的最主要因素之一。因此，提高信息管理的安全水平至关重要。

从源头加强防治是提高文书档案信息化管理安全水平的要务。比如分级或分组管理、差异化权限设置、多重安防手段综合应用等。一般情况下针对文书档案管理可以采取三级分类法。即保密级、重要级和普通級。保密级档案通常为不公开档案，权限也仅限于高层管理者、系统管理员和特定档案管理员。重要级的档案视情况部分公开，权限发放人数适当增加、条件适当放宽，但会定期更新密钥或设置至少两重安检关口。只有普通级档案完全对外开放，一般不需要特殊登陆口令即可浏览查询。

随着技术的升级换代，信息安全早已超越了传统的防火墙与网络补丁等模式，生物安全技术正在全面普及。比如指纹安全锁、面部识别、声纹安检甚至虹膜检测等。各单位可以结合文书档案管理的实际安全需要选择最为适宜的类型形成组合型安防机制。

2.4 加强教育培训，提升人员素质

信息化是基于网络技术的现代科技，需要具备一定理论知识与实践技能。作为专业的档案管理人员，熟练的掌握计算机操作技术只能是入门基础，信息化背景下，事业单位还需要加强教育培训，提升人员素质。

在不少大型企业单位中，首席安全官已经成为常设职位，其不仅对内部信息化建设与网络安全负总责，也承担着教育和培训各子、分机构人员网络与信息技术的任务。事业单位可以借鉴企业的做法，在内部设置类似于安全员的管理岗位。此岗位由兼具网络信息专业知识和技术及一定管理水平的专业人士担任。一方面，安全员在构建内部信息化管理平台过程中起着总指导和总策划的作用；另一方面，安全员也可充当培训师，就文书档案信息化管理在内的平台管理理论与技术进行定期的教育和培训。

如果条件具备或确有需要，事业单位也可以采取面向社会直接招聘信息化安全管理员的方式，或者对外委托专业教育机构针对内部人员展开培训。无论是走出去还是引进来，事业单位都需要加快信息专业人才队伍的建设。这既是实现文书档案信息化管理的现实要求，也是实现事业单位管理整体现代化、信息化的重要举措。

3 结束语

信息化背景下事业单位文书档案管理实现优化创新不应只满足于具体管理形式和手段的信息化，而是应当着眼于提升文书档案管理的网络化、智能化。即，应当不断实现事业单位文书档案作为珍稀信息资源的二度开发。要实现这种战略目标，前提是构建规模化、系统化的信息化平台。这既需要使原始档案的数据化转换具备统一标准，也要求打通过去分散存在的子系统间的信息壁垒。在此基础上，管理方还需充分应用包括大数据、云计算、人工智能在内的前沿技术，借助机器智能深入挖掘文书档案潜藏的信息资源。这既可以用于事业单位自身优化管理格局，也可更多地服务于社会实现价值再创造。惟有如此，信息化背景下事业单位的文书档案管理才能实现利己又利他，并通过档案管理思想和手段的转型升级促进事业单位整体管理水平的全面提升。

参考文献

[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地（下半月版），2017.（5）：145.

[2]孙桂秀.试分析信息时代企事业单位档案管理面临的挑战及对策[J].科技信息，2017.（35）：261.