浅谈如何创新信息化时代机关事业单位档案管理工作

黄诗雅

摘 要：目前我们处于高速发展的信息化时代，各行各业有了信息技术的支持，紧跟时代发展的步伐，对资料的管理模式进行优化升级。机关事业单位以积极的转变观念，创新了档案管理的模式，有效地提高了工作效率，为单位提供更好的服务与帮助，更加适应当前的发展。本文从档案信息化的概念作为出发点，对信息化技术在档案管理工作中的优势进行了研究与分析，同时对创新档案管理工作也提出了有效措施。

关键词：信息化时代 机关事业单位 档案管理 创新

现代科学技术的发展，当今社会已进入了信息化时代，正确、合理应用信息化技术已成为各行各业主流的工作模式。因此，事业单位档案管理的相关工作也要顺应时代的发展要求融入信息化技术，有利于高效、快速地获取档案信息，提升档案管理水平以及相应的服务质量，将档案管理的各项优势淋漓尽致地发挥出来。

1 档案管理信息化的基本概述

档案管理信息化是将纸质的实体档案利用现代化技术对档案数据进行采集和整理，变成信息化数据的模式。档案种类多且繁杂，整理过程中如果一味采取人工管理方式，不仅耗费大量时间，还无法保证管理质量。而利用现代化技术，对档案进行了有效管理，不仅提升工作效率，还减少人力资源和物力资源的投放，进而实现资源的充分调配和应用。

2 信息化技术在档案管理工作中的优势

2.1 工作效率提升

档案管理工作是一项长期持续并系统的工作，对于机关事业单位来说，在单位成立之初就开始形成档案，随着时间的推移、单位的发展，归档资料的内容越来越丰富、种类越来越多样，档案管理工作越来越繁重，档案管理员的工作压力越来越大，导致工作效率越来越低。因此要将档案的资料进行信息化管理，利用信息化技术不仅能够满足档案数据资料收集工作的需要，还提供智能化的档案检索空间，简化了档案管理工作的操作流程，优化了档案存储的工作模式，提升了档案管理的工作质量，提高了档案管理者的工作效率，实现了管理时间的科学规划。

2.2 加强对陈旧档案的有效管理

传统的档案管理是使用纸张作为记录载体以及通过人工装订的方式进行资料归纳整理，这种方式不利于对档案进行管理。一是纸质档案占用存放空间，二是当面对大量、年代久远的档案资料时，可能需要翻阅大量档案后才能找到所需资料，无形中浪费了时间和精力。使用信息化技术来对档案的内容进行处理，可以减少档案使用者的负担，使其工作效率提高，同时也会对陈旧档案进行科学有效的管理，延长储存时间，减少占用的地方，还可以以快速地查询到有用资料。

2.3 提高档案保存的稳定性

纸质的档案不利于进行储存，一是容易受到自然环境的影响，导致档案中的资料出现损坏的现象，不能长期的进行储存。二是通过人工方式进行装订的档案，容易造成资料的缺失、损毁。而电子档案可以不受自然环境的影响而进行长期的保存，同时还可以利用办公设备进行备份，使档案保存期具有一定的稳定性，为机关事业单位的长足发展提供有力保障。

2.4 提高档案信息的传递速度，同时保障安全

传统的纸质档案在传输的过程中会浪费大量的人力、物力与财力，同时还存在丢失的情况，会给机关事业单位带来一定的风险，不利于机关事业单位的发展。电子档案在传递过程中可以提高速度，同时保证档案的安全，还可以有效地减少运输成本，避免机关事业单位出现档案丢失的现象，尽可能规避风险。

3 信息化时代机关事业单位档案管理的创新措施

3.1 转变管理模式

目前我们处在信息化发展的时代，人们对信息化的需求日渐增加。机关事业单位在信息化的大力支持下，工作介质、工作思路、工作身份发生了变化，从纸质档案转变为电子档案，从传统工作方式转变为办公自动化，从按部就班的工作者转变为实操性更强的管理者。根据档案需求，加强基础设施的建设，制定规范的档案管理流程，使用信息化技术对档案进行收集、整理、分类，减轻档案管理者的工作压力，提高工作效率，丰富档案管理的工作内涵。

3.2 建立信息数据库

机关事业单位在档案管理方式转型时建立信息数据库，将数据库分成不同模块的子数据库，对档案数据资源的使用权限进行合理划分加强事业单位档案的层级管理，提升了数据的安全性。档案管理者要对档案资料进行科学管理，对不同类型的档案进行分门别类，再分发到相应的子数据库中，工作人员根据实际需要进行检索，有效减短了查找资料时间，为档案信息应用提供了便利条件。

3.3 提升档案管理人员的素质

第一，机关事业单位要选择专门的档案管理者，对其进行培训，也可以根据实际需要到档案管理工作先进单位调研，学习借鉴好经验和好做法，强化业务能力，培养勇于创新的精神。第二，建立考核机制，档案管理者通过专业培训和考核后才能进行工作，有效提高了档案管理者的综合素质，从而实现档案服务单位的理念。

3.4 完善机关事业单位档案管理的制度

目前大多数机关事业单位档案管理的制度缺乏规范性，导致档案工作呈现被动、资料不全面、安全性低等问题。现代事业单位应建立相关制度，对归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续及保管、借阅、记录、统计等进行专项管理，形成一套比较完整的檔案管理制度，明确信息报送工作机制、扩大档案收集覆盖面、形成系统的档案资源体系，使档案管理工作各个环节有章可循。

4 结束语

综上所述，传统的纸质档案已不适合当前的发展，电子档案得到了大力的推广，机关事业单位要适应时代的变化，对传统的档案管理进行优化与创新，利用信息化的管理模式，不仅提高了档案管理工作效率，延长了档案数据的保管期限，还保障了档案数据的安全性，让档案更好的为单位提供帮助与服务，为事业单位的长远发展提供有益贡献。

参考文献

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