浅析事业单位档案管理信息化建设

聂建光

摘 要：随着信息化技术的不断发展，事业单位的档案管理由传统方式进入了信息化建设阶段，呈现了突破传统录入、保存方式，突破时空壁垒，引领事业单位信息化建设方向的特点。在这一过程中，也难免出现各种各样的问题。针对这些问题，提出了在档案管理的长远规划和专业意识，加大资金投入，支持软硬件设施配备和加强相关人员专业培训等方面对策和建议。

关键词：事业单位：档案管理；信息化

1 事业单位档案管理信息化的特点

随着信息化的高速发展，事业单位档案管理可以充分利用信息资源，提高信息的查询、使用效率，从而有利于实现档案管理的社会化、公开化和远程化，为提高事业单位工作效率，促进政务公开提供了有利条件。事业单位档案管理信息化呈现以下三方面特征，一是改变了以往事业档案管理的模式和途径。传统的档案管理以纸质为媒介，在档案的记录、保存、查询、使用等方面存在效率低、成本高、查询使用不便的缺点。信息化档案管理改变了传统的人工录入方式，转变为电子录入，综合运用信息资源采集、存储、查询和管理，促进了档案信息资源的整合和合理利用。二是事业单位档案信息化管理突破了时空的壁垒。传统的档案传统方式通常是纸质资料存储在单位档案室或保密室等固定位置。信息化档案存储在网络之中，在合法合理的情形下可以在任意时间内通过网络查询到需要的信息资源，打破了时间和空间的限制，节约了档案存储、保存、销毁等所需要的高昂成本，極大地提高了档案资源的利用率。三是事业单位档案管理信息化的水平在一定程度上代表着事业单位信息化建设的水平。毋庸置疑，档案的管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分，档案信息化建设引领着事业单位信息化建设的方向。随着信息化水平的高速发展和大量电子设备在办公中的广泛应用，如何高效管理运用这些资源，提高资源的共享性，实现档案管理的有效性，是我国事业单位档案管理工作在信息化时代面临的重要问题。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

近些年来，在信息化发展的急速浪潮中事业单位都已经开始了档案管理的信息化建设，

但笔者通过查阅文献资料和实地走访发现，在这一过程中各单位之间存在较大差距，信息化建设水平参差不齐。另外一方面，信息化建设在过程中也受到来自各方面的阻力。总结起来目前事业单位档案管理信息化建设普遍存在以下四方面的问题。

一是对档案信息管理工作的认识不到位。虽然档案工作在事业单位的工作中发挥着日渐重要的作用，事业单位的档案管理工作也基本上步入正轨，档案管理者对于档案工作的重视程度也在不断提高，但个别领导和工作人员对此认识不足，不重视档案管理工作的重要性和价值性，导致常以人手不足、经费不足等为理由推迟档案信息化的建设工作。

二是由于经费资金不足导致事业单位在档案信息管理的硬件、软件设施配备方面“心有余而力不足”。信息化建设的一大支撑即是技术的发展，离开了技术的支持，再优秀的档案管理人员也是“巧妇难为无米之炊”，个别事业单位在档案信息化建设中无法获得良好硬件和软件的配备，导致档案管理工作仍没有从以纸质为媒介的传统管理方式中真正脱离出来。同时在个别单位存在硬件设施基本到位但软件设施缺失的情况。由于缺少功能全面、操作简易的应用软件或者人员对于软件的使用不到位同样导致档案信息化管理效率低下、影响档案信息化建设进程的情况。

三是事业单位档案管理的工作人员专业知识和技能的缺失。笔者通过走访调查发现，超过六成的事业单位中从事专职档案管理信息化的工作人员为“半路出家”，即没有受过档案专业的教育、培训，缺少计算机技术的培训却走上了专职档案管理的道路。另外一部分虽然所学专业与档案管理相关，但随着信息技术的发展和社会的需要，当时的教育已不再满足当今事业单位档案管理信息化建设的需要，相关工作人员缺少对信息技术的更新迭代、档案管理现实性需求的敏感性。

3 事业单位档案管理信息化建设优化策略与建议

3.1 制定总体规划，提升档案管理专业化意识

事业单位档案管理是一项繁重且琐碎的工作，需要档案管理人员长年累月的艰辛工作，并在工作中不断积累经验。随着档案管理工作信息化的发展，同时考虑到管理工作的延续性，事业单位在档案管理信息化建设方面需要制定总体规划，制定长远目标和短期目标。短期目标一般以三到五年为界限，基本实现软硬件设施的配备，基本电子设备、应用软件的使用。随着信息化建设的不断深入，再结合本单位情况制定实现难度更大的目标。同时要提升档案管理的专业化意识和安全管理意识，增强责任感，防止信息外泄等事件发生。

3.2 适量加大对事业单位档案信息化建设的资金投入，加大软、硬件的开发力度

“工欲善其事必先利其器”，事业单位档案管理工作的信息化建设同样也是如此。各项软件、硬件设施到位并合理运用，才能促进事业单位档案管理工作的不断完善，提高事业单位档案的信息化建设水平。针对目前部分事业单位对档案管理信息化建设重视不够导致资金短缺的情况，建议适量追加资金投入，配置先进的档案管理信息化基础建设，保证计算机和应用软件的配给。根据本单位工作的实际需要，采购满足需要的硬件设施。同样也要根据本单位的工作需要，有条件的事业单位可以考虑开发适合本单位实际情况的应用软件，加强档案资源数据库建设，为后期档案的查询和利用创造便利。

3.3 加强事业单位档案管理工作人员的技术培训

业教育和培训较少，通常是边工作边学习边积累经验。另外一种情况是档案管理工作者虽然接受过专业教育，但是随着信息技术的不断发展和岗位实际需求的变化，知识需要及时更新迭代，否则在档案管理信息化的过程中反而会给工作带来阻力。针对以上情况，事业单位要加强对相关工作人员的工作技能和综合素质培训，特别是电脑应用、信息化知识的普及和培训，保证档案管理人员的综合素质和工作技能能够满足岗位的实际需求，为事业单位档案管理信息化建设提供重要的人才保证。

参考文献

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