纸质档案管理与电子档案管理的融合

姜兆玉

摘 要：档案与我们每个人息息相关，在历史的长河中，先辈们留下的许许多多档案帮助我们了解了历史真相，弄清了人类发展历程，对我们的生活有着极其重要的帮助。随着科学技术的发展，电子档案应运而生，一边是几千年文化传承下来的产物，一边是现代科技创造的产物，我们应该在两种档案之间如何选择？本文通过对两种档案的详细探索，发现两种档案地融合才是我们需要的。文章将对纸质档案管理与电子档案管理的融合做出相关阐述。

关键词：电子档案；纸质档案；融合

科学技术的发展，电子档案登上了历史舞台，档案对于个人、企业和国家都有着极其重要的意义。在现代生活中，电子档案被更多的个人和企业应用，而纸质档案凭借自身其特点并没有被拉下历史舞台。通过对两种档案的仔细分析，我们有理由相信纸质档案管理与电子档案管理的融合才是一条可持续道路，文章接下来将对电子档案和纸质档案进行相信介绍，阐述两者融合的具体意义。

1 电子档案的特性

我们通常所说的电子文件是一种能够被计算机识别和处理，并且能够储存在移动设备上的数字代码。电子文件经过鉴定后确认有保存价值，然后归属到电子档案。电子档案和纸质档案都是一种文件形式，是能够被储存和利用的信息载体。电子文件是计算机和网络发展下的产物，具有浓厚的时代气息，它改变了传统纸质档案的记录、管理和检索方式，用更加高效的方式记录信息、管理信息和提取信息，能够满足当今时代的发展需求。电子档案虽然给人们的生活和工作带来了快捷和方便，不过也暴露出了一些问题。由于电子档案的共享性和开放性使得数据更加容易丢失或者被改动，让电子档案的安全性大打折扣。

2 电子档案的管理优缺点

电子档案作为计算机与网络的产物，通过多媒体能够将信息的内容更加详细和形象的展现出来，让用户能够更加直观的理解文件内容。电子文档能够被储存在移动设备上，例如：U盘、磁盘或者光盘等等......这些储存介质不仅体积小，而且储存的信息量也很大，再加上电子档案拷贝过程十分方便，因此电子档案能够让用户携带、保存和利用起来更加方便。但是這些介质具都不太稳定，而且容易被氧化或者破坏，因此使用寿命比较短，再加上电子档案只有通过计算机才能打开，因此对计算机十分依赖。计算机在使用过程中容易遭到病毒入侵或者黑客攻击，这些因素都影响了电子档案的安全性。

3 纸质档案管理的价值

纸质档案作为传统档案，与电子档案相比最大的特点就是真实性更高。用户通过纸质档案查找资料时，能够切身感受到纸质档案带来的真实感。纸质档案记录的信息出现丢失或者改动的情况，都能很容易的被用户发现。纸质档案的保存时间受诸多条件影响，包括自身材质与所处环境，不过通常都比电子档案储存的时间短。用户使用纸质档案查阅资料时，会或多或少的造成纸质磨损，或者因为一些人为因素导致纸张被破坏。纸质档案的信息丢失需要花费大量的时间来修补，这也是纸质档案的一个缺点。

4 纸质档案管理的弊端

纸质档案为了更加便于检索，在进行管理时需要按照类别、大类目、子类目和时间进行划分，加上纸质档案需要占用大量的储存空间，因此在进行档案整理时需要花费大量的人力和物力。另外纸质档案的载体是纸张，因此想要保障纸质档案的寿命，对储存环境提出了很高要求。整个纸质档案环境不能含有酸碱化学试剂，另外还需要做好防火防水和防潮工作，这些因素都能够对纸张造成严重破坏。

5 电子档案与纸质档案的区别

纸质档案的接收工作需要进行：内容鉴定、内容分类、历史联系和储存管理，需要花费较大的时间和人力。电子档案的接收工作则比纸质档案的接收工作更为复杂，因为电子档案可以通过计算机对档案信息进行全方位的搜索，使得电子文件之间的各个联系就更加全面和具体，产生的信息量也大大增加。不过电子档案的接收方式则要简单很多，可以通过U盘、光盘或者档案部门提供的网址进行移交。

在档案整理上，纸质档案需要对已经立卷归档的案卷进行分类、排列和编号等系统化的整理，用编制案卷目录的方式固定整理结果。这样的整理方式，方便查阅档案时找到档案与档案之间联系。电子档案能够通过计算机系统快速整理，可以按照不同的需求进行自由排序，在归档之前就能使电子文件处于有序状态，最后根据编号建立资料库即可。

6 电子档案与纸质档案的鉴定方法

纸质档案的鉴定分为两个阶段：归档前鉴定和归档后鉴定。归档之前的需要对纸质文档进行价值鉴定、保管期限鉴定和保管价值鉴定；归档之后需要对纸质文件进行价值复查，也就是价值鉴定。电子文件的鉴定从文件建立之初就需要进行跟进，与纸质档案鉴定的相同点在于保存价值的鉴定，不同点在于电子文档需要进行内容形式分析和技术分析，技术分析影响了电子文档的保存价值，主要确保电子文件的可读性、无毒性和载体稳定性。另外电子档案还要对没有进入档案室电子文件进行观测，确定其保存价值。

7 电子档案与纸质档案的利用方法

纸质档案具有相对稳定性，纸质档案的文字内容具有明显的个人特征，因此增加了更改或者伪造的难度，极大增强了档案的真实性，因此可以通过纸质档案原件的副本满足用户的需求。电子文档不受时间和空间限制，因此用户可以进行原件阅读，并且可以对信息进行分类打印满足使用需求。

8 电子档案管理与纸质档案管理融合的优势

经过对两种档案的详细对比，不难看出电子档案具有更多的优势，不过从长远眼光看待档案管理，只有两者的结合才能使档案管理的发展更加具有意义。具体原因如下：一、电子档案是建立在传统档案的基础下，虽然电子档案整理和使用起来更加便利，但是改变不了传统档案存在的价值，而且电子档案也无法完全取代纸质档案；二、电子档案的真实性和安全性比不上纸质档案，对于电子档案信息的丢失和改动，需要纸质档案提供参考依据。在档案记录过程中，纸质档案的配合才能让整个档案变得更加真实和安全。

中国经济发展理念是先富带动后富，发展的现状是东部发达西部落后。因此电子档案可能在中国东部应用较广，但是纸质档案在中国西部落后地区肯定要比电子档案更加适用。电子档案需要工作人员具有一定的计算机技术，而在落后的地区人才和设备的要求显然还无法得到满足。另外，传统档案具有一定的文化价值，能够为未来留下一笔丰富的文化档案。

9 两种档案的管理互动

两种档案各有其优点和缺点，这需要管理人员进行管理时需要根据实际情况做好主次管理，充分发挥两种档案的优势，补足其短板，让两种档案相辅相成互相推进，然后一同趋向完善。电子档案能够加速优化纸质档案管理的流程，推动了档案一体化的进程。电子档案的快速检索功能能够快速确定纸质档案位置，让用户根据自己的喜欢查阅两种档案。纸质档案能够完善并保证电子档案的真实性，两种档案的相得益彰，对档案管理的发展具有重要意义。

10 结束语

快捷、完善、真实和安全的档案是推动国家经济发展的基础。将计算机网络技术与档案管理工作相结合，极大促进了中国档案管理的发展和进步。电子档案与纸质档案是我们当今工作与生活不可缺少的重要组成部分，两者的融合提高了我们工作和生活的效率，先进科学的档案管理让我们的生活变得更加美好。

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