企业档案管理电子信息化及发展趋势

范桂娴

摘 要：企业档案管理电子信息化是借助计算机系统、数据库、磁盘媒介的一种现代化信息管理模式，具体内容包括电子图纸、电子文件、管理报表、资产信息等。本文就企业管理电子信息化的现状，档案管理电子信息化的重要性，以及其发展趋势进行深入分析，探讨实际管理中需要注意的问题，目的为提升企业档案管理水平，以此促进企业档案管理电子信息化的进步。

关键词：档案管理；信息化；发展趋势

相比于传统的档案管理，电子信息技术就是将原有的信息以电子的形式呈现出来，此类文件不是纸质文件，而是要借助计算机、U盘、硬盘等硬件设备才能提供间接浏览和应用。电子信息具有方便、快捷、安全等方面优势，不会受到时间和空间的限制，真正实现了方便高效的管理，也让信息化实现共享成为了可能。

1 企业档案管理的现状

综合各个行业企业档案管理的实际状况分析出，大多数档案管理工作人员水平仍然有待提升。由于多方面的原因导致现在的档案管理人员专业能力和业务能力都不高，其原因之一在于，企业内的工作人员并不重视企业档案管理的相关问题，所以从事该岗位的人员能参加技能培训的机会很少。从别一方面来看，是企业领导没能形成正确的工作观念，一些人认为企业管理可有可无，企业档案管理也得不到重视。企业领导人通常注重效益岗位，他们会认为企业管理岗位并不能产生多大效益只要保管好资料就可以。由此可见，多数企业领导缺乏对档案管理的科学认知，致使这项工作没有办法满足现代化企业管理的需求。

目前，较多数企业档案管理员工并未接受专业技能业务的培训，缺乏丰富的档案管理知识，对于档案管理中的分类、收集、整理、归纳、装卷等不熟悉，没有形成标准化意识。在大多从事企业档案管理的员工中，没有投入更多精力在档案管理上，一些档案管理岗位普遍存在减值的现象，从而也阻碍了档案管理工作水平的全面提升。

2 档案管理电子信息化的重要性

事实上，电子信息化在档案管理中具有很大的作用，尤其在当今科技时代背景下，加强档案管理的电子信息化建设尤为关键，能够进一步提高档案管理工作的效率，保证档案管理的质量。具体而言，首先，可以按照档案将专业技术员工、科技员工、财务报表、生产报告等细分做表，进而进行分配，进行集成化管理和管控。其次，有了电子信息化可以大范围提高企业工作效率，能满足各部门对相关工作人员快速信息查询的需要，同时也降低了档案管理人员的任务量，令查询信息档案的效率大幅提升。还有，可以利用信息电子化技术可以将企业的重要档案以原貌保存，大大提高了档案信息的实用性、可行性、和可信性。电子信息员工可以查阅电子信息，而不用接触原件，这样对原件能起到保护作用。利用计算机网络技术查询档案信息也不再受地域的限制，真正实现了跨地域，跨时空查询档案的想法。最后，档案管理的电子信息化，可以加快自主创新的步伐，集基础档案、行业分析、全面分析、系统应用等，从各个层面为企业健康可持续发展续航。利用数据分析平台，还可以对企业指标及信息波动及具体形式的动态进行监督与分析，对企业宏观管理和做相应决策起到了积极有效的作用。

另外，企业通过档案电子信息化管理，真正实现软硬件的相结合。为了提高电子信息化的管理水平，相应的企业应该匹配完整的系统设施，建立综合全面的档案室、资料库、阅览室和专业的工作人员、对不同的资料进行整合分析与管控。还应注重采购密集架、专业档案管理计算机、触摸屏、环境温度调节装置、及防火设备等。

3 企业档案管理电子信息化应注意的问题

3.1 实时收集档案资料是保证企业档案完整、清晰认定、按时归档管理的核心环节

首先，企业应清晰划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定文书管理、资料管理归档的相关制度，明确员工归档管理的指责，日常收集任务应全面落实到人头，通过全位搜集确保应归档资料及时归档，并定期进行搜集与补充，避免资料信息的缺失，提升档案资源完整性。另外，各机构应在要求时间段之中快速搜集档案信息、整理基础资料，确保不同类别档案及时归档，同时保证档案信息快速更新，进而实时反映出企业当前的现实发展状况。再者，企业应设立综合档案管理、归档工作标准，明确归档制度，确保企业档案信息归档工作质量。归档各类资料国恒中应按照制度标准严格操作，方能确保档案信息的整体性实效性，依照形成档案的规律与特征，确保各类档案的互相关联性。对于归档信息还应做好电子扫描处理，依照行业特征、档案类别做好分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致。

3.2 划分多级权限依据企业所属行业特征，档案信息保密等级，应设定必要的查阅权限

可通過档案信息管理软件系统同安凭证调整修改以及查询应用权限。同时应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印。该软件应用平台应做好高级别加密处理，进而保证企业档案信息安全、完整、高度机密以及方便浏览应用。

3.3 为决策者提供可靠信息

根据企业的档案管理工作，可以充分反映出企业的经营情况，在企业的档案中，对员工档案进行了记录，还会涉及很多重要的资料等。通过档案管理的电子信息化管理，在很大程度上，可以进一步提升档案管理工作的规范化、规范化。当企业各部门中，如果需要做出重大的决策，在这个时候，就需要收集相应的信息资料，在档案资料系统中，记录着详细的企业信息，决策者可以及时有效的查相应的资料，比较和分析，做出正确的决策，有助于企业的健康发展。

3.4 提升工作效率

在任何一个企业中，均有着相应的工作流程，各个部门之间相互配合，共同完成相应的工作任务。在电子信息化平台上，企业的所有信息资源都能进行共享，各部门之间的沟通会更顺畅，有效的沟通是做好所有工作的前提，同时，对于企业人员来说，也会提升工作效率。经过大量的实践可知，在企业档案管理方面，如果能够有效地开发与利用，可以为企业节省很多的资源，有助于节能生产运营成本，让员工高效的工作。在现阶段来看，信息技术的发展很快，在网络信息平台中，全面建设企业档案的数据库十分必要，其可以确保各项资料的完整性，还可以让用户可以快速的查找，为用户提供了诸多便利，作为管理人员，也能将档案管理工作实现实时化、同步化的管理目标。

4 总结

为了进一步提高企业信息化管理水平，建立电子信息化管理模式势在必行，而如何加强企业档案管理电子信息化的建设就显得极为关键。这就需要有关企业管理者能够认识到信息化技术的重要性，制定科学方法，与实践相结合，并总结出实践问题，有针对地采取有效措施，以便达到预期的工作效果，同时也有助于发挥出企业档案管理与电子信息结合的作用，使得企业能够在竞争激烈的环境下处于不败之地，更好的促进企业的发展，实现企业经济效益的增加。

参考文献

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