浅谈医院档案对院志编撰工作的重要性

殷美芳

摘 要：医院档案是医院在行政管理、临床医疗、教学活动、科研建设以及其他各项活动中形成的，具有保存价值的各种以文字、图表、声像以及其他各种载体形式的历史记录。它反映了不同时期医院的历史沿革和发展历程，从不同的角度全面客观的记录不同背景下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院历史和现实的见证。所以一部内容完整、详实、经得起历史考究的医院院志离不开医院档案的原始资料。基于此，本文就医院档案在院志编写中的作用及利用方法提出几点对策建议，希望能为医院院志编写及档案价值开发提供参考与借鉴。

关键词：医院档案；院志编撰；档案管理

《上海市肺科医院院志》编写工作始于2011年10月，经过全体编务人员的共同努力，于2013年5月完成。院志编撰工作得到了医院党政领导的重视及业务、职能科室的大力支持，为了准确记录（1933年～2012年）这一时期的史实脉络，医院成立了院史办公室及《上海市肺科医院院志》编审委员会，确定编写计划和编写大纲，并且在全院中层干部会议上动员，要求科室和部门负责人重视此项工作，提供相关资料，落实专人撰稿，认真做好《上海市肺科医院院志》的编撰工作。

院志编写工作繁琐而艰巨，因无现成院志及完整史料可资借鉴，加之20世纪80年代之前的材料短缺且字迹模糊，这给编撰工作带来一定的困难，但编务人员本着还原历史，忠于事实的原则，以饱满的激情投入此项工作，并为此付出了细致而艰辛的劳动。院志凝聚着创业者的艰辛和全体医务人员辛勤耕耘的创业精神，他能帮人们认识过去，服务现在，开创未来，提供有益的史料，随着时间的推移将会更加显示着不可忽视的价值。

1 院志编撰工作充分体现了医院档案的价值

首先，档案资料具有权威性。我院档案室的档案主要反映我院建院以来各方面情况的历史记载和演变过程，是最可靠的原始记录，尤其是一些珍贵的档案资料，一旦损毁、丢失，其原面貌将无法复原，损失难以估量。其次，档案资料具有广泛性。我院档案分类有文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、声像档案、会计档案及荣誉档案等，这些档案资料内容广，互相有联系，可以系统完整的保证史实的确切性。第三，档案资料具有真实性。真实性是医院历史的灵魂，通过各方面资料的收集整理，还原历史展现给大家。第四，档案资料具有时效性。院志的编撰及展览，需要收集很多的资料，首先在時间上必须确切。只有找到实物资料，才能准确无误地记录档案形成的时间、各类事件发生的时间。

2 认真查阅档案资料，不断完善、补充医院档案

为了做好建院八十周年院志编撰工作及院史馆布展工作，我们先后走访了多位老专家、老同志进行口述回忆的资料记录。列好采访提纲，以录音笔的形式记录下来回去整理。我们还走访了上海市卫生和计划生育委员会、上海申康医院发展中心、上海市图书馆、上海市档案馆等。查询了解相关人物的经历，一些事件、人物的记载等。

首先，在走访的前期，我们拟定了查找提纲。根据我院的发展历史、一些关键性人物、事件及由建筑命名的缘由等为抓手，我列了不下二十几个查找关键词，有了方向才能找对方向。其次，查询档案目录。上海市档案馆和上海市图书馆的门户网站上可以登录查询目录，我先一一做好标记，记录好该份案卷的档号，这样到了实地我就能快捷的检索查阅相关资料。第三，浏览资料。对所查到的资料进行浏览，有需要的可进行复制或电子版拷贝，做到仔细查阅，不要没头没尾，要有始有终。第四，一定要遵守档案馆、图书馆的相关规定，不可在原件上进行涂改做记号；不可用电子设备拍摄或录像相关档案资料；要遵守保密纪律，决不能涉密泄密。最后，经过细致的走访、调查与查阅，我们收集了大量档案，为院志编撰、补充奠定了可靠的基础。

可以说此次资料的收集收获还是很大的，比如根据历史记载我院是由著名的医学家颜福庆教授1933年创办的，院址是由当时其学生叶子衡捐赠的。对于这段历史我们一直是代代相传，从没考证过它的依据在哪里。这次有幸在上海市图书馆找到了当时由国府颁布的对“叶子衡捐资兴办卫生事业明令褒扬”文件。虽然我们只能拿到复印件，但还是很高兴的，从而丰富了我们医院档案的资料。

3 利用医院档案资料修史编志

首先，院志编撰工作有一个大致的提纲和脉络，我们根据相关的内容去收集、整理，把档案资料根据时间、事件等归类。面对浩如烟海的档案，如何确定档案资料选用标准是一个重要问题，结合近年来编史修志的实践经验，我们将档案资料的选用标准归结为以下几个方面：1）可以反映医院发展轨迹、兴衰起伏全过程的资料，以及相关背景资料；2）能够反映医院在各个时期的时代特点、地方地点的资料；3）能够反映记述主体的深层次资料，对比资料，典型资料；4）反映医院重要人物活动的资料；5）总结成功经验、失败教训两方面的资料；6）有存史价值的照片、图表、音像资料。

其次，要阅读资料，要充分领会资料的精神实质，把资料所表现的思想和我们利用资料所要表现的思想相统一。一是看资料来源，资料来源不同，其真实性与可用性也有很大差异，一般来说本院自有的记录通常具有较高的可信度，所记载的史实、资料在简单核证后即可用于院志编写。但是，其他来源的资料如年代久远的新闻报道、口耳相传的院史则需要多方查证，最好是找到相关政府文件来证实其真实性；二是不同档案资料的因果联系，一个事件所形成的档案一般会有草稿、副稿、行文稿等，也有的含有转发、转批材料，或是其他报表、批语、呈状、数据统计等，反映了事件的进展过程，我们在查阅资料时须对有关联性的资料进行对照、比较、分析，弄清事实真相；三是对众说不一的资料进行考证，受历史等因素的影响，很多档案资料是不完整的，或是对一个问题有很多种说法，究竟哪一种说法更符合实际，如何判定是非真假，必须格外慎重，不能轻易下论断，如果材料不足，还要查找其他档案资料进行印证。

要对档案资料进行编辑和调整。要按照档案资料进行串写或改写，不能照抄照搬，做到基本思想一致，事件一致即可。要尽量保持档案资料的完整性，不带个人修饰，不吹捧和贬低任何人，忠于历史，实事求是，保持其真实性、完整性。尤其是对于文字记叙较多，篇幅较长的档案资料，应归纳其主旨大意后在保存时间各核心要素的前提下进行概括，做到内容真实、简洁扼要、突出重点。

装订收藏，并根据资料记载对院志进行完善和补充。通过本次修缮和补充，我院院志的一些細节得到了丰富，医院的发展历史、各个发展阶段的主要事件都得到了录入，院志编撰工作取得了良好的效果。待院志完成以后，我们把所收集的资料装订成册，以备后续查找利用。我们还把一些从档案馆、图书馆等复印而来的文件资料进行了电脑扫描保存，这样即使时间长了也不会因字迹模糊或者遗失而无法考证使用。对于这些电子类档案资料，我们也进行了备份储存并做好了安全风险管理措施，为档案管理与调用提供了坚实的保障。

4 院志编撰工作的开展对今后档案工作的思考

通过此次参与院志编撰工作，让我进一步的认识到工作中还是要做个有心人，凡事可以直接反映医院医疗、教研特色等有关档案资料要及时收回档案室，以免他们丢失。随着近几年档案预立卷工作的开展，归档范围的细化，职能科室对档案收集整理工作的意识已经加强很多，有问题都会随时与我沟通联系。在做好日常工作的前提下，我们还需加强以下几个方面工作：

1）做好抢救和保护医院档案工作。对于我们这种有着八十几年历史的医院来说，抢救和保护档案资源尤为重要。随着一些自然因素和人为因素的关系，档案资料不免的会有些损坏等。我们的补救措施是先对所有档案资料进行专业的消毒处理，然后对档案进行了数字化加工，把所有的历史档案全部输入扫描进档案管理系统，这样一来大大提高了检索查阅的工作效率，也可以对老档案的利用大大减少，减免损坏。对于档案资料老纸张的修复，还有一些录像带、录音带、磁带、幻灯片这种载体的修复，到时候还是必须依托专业人员进行修复、维护、还原等。

2）加强档案工作的宣传。在日常工作中，我们可以通过医院内网对职工进行档案工作及档案相关法律法规的宣传等。让职工了解档案工作的重要性，从而加强大家对档案的保护意识。让大家知道档案工作不是一个人或一个部门的事情，它关系到全院大家的事情。我们作为医院的一份子，就该有这份责任和义务去传承、去发扬我们肺科人的精神。平时大家觉得档案资料就是很普通显得很不起眼，但是关键时刻它可以充分体现它的价值所在，只要有时间认真查阅档案资料，其实是可以挖掘出很多东西的。

3）重视人才培养，提高人员素质。作为一名专职档案管理人员，我希望在日常工作中有机会可以去多学习多参观，提高业务水平，可以让知识不断地更新。因为在平时开会、培训的过程中可以与其他兄弟单位多交流，互相分享经验与解除相关困惑，这样对我的工作能很好地开展也是一种提高，一种反思。同时，我也将在今后的工作中不断学习档案管理、信息化档案管理相关知识，不断地更新自己的知识结构，为自己“充电”，使自己更加适应新形势下的档案管理工作，并通过档案管理为各方面工作提供助力。

4）史志档案一体，共促医院发展。就我院来说，院史、院志与档案的管理合并一体，有着独具特色的优势，这一方面简化了机构设置，一方面推动了资源配置的优化，使史志档案工作形成了一个整体。这样的设置虽然使一个部门承担了三个部门的职责，但是院志编撰所需的档案资料就在身边，不需要协调、证明即可随时调阅；档案资料也可以得到及时整理与归档，工作效率大为提升。此外，这样的工作模式也使得工作人员对相互的工作有了更深刻的理解，为工作人员增长才干、提升素质创造了机会。

5 结语

总而言之，在院志编撰过程中，档案的作用是不容忽视的，同时院志的编撰也促进了档案管理工作的不断完善。在长期的档案管理工作中，这一工作赋予了我很强的责任感和使命感，我有义务和责任把好每一道关，把医院档案做好，慢慢传承下去。

参考文献

[1]陈阳.浅谈史志编纂工作中档案资料的查找[J].档案管理，2016（2）：81-82.

[2]罗翠莲.以创新理念引领档案编研工作的思考与尝试[J].黑龙江档案，2016（5）：47-47.

[3]刘立坤.档案馆利用档案编修史志点滴谈[J].黑龙江档案，2017（1）：85-85.

[4]王秋艳.档案在编史修志中的作用探讨[J].城建档案，2017（3）：84-85.

[5]肖志方.档案编研人员参与编史修志的思考和实践[J].菏泽学院学报，2017（6）：140-142.

[6]管先海，刘夏楠，葛昱彤.档案编研——为谁编研——档案编研基本问题思考之一[J].档案，2018（9）：19-24.