事业单位档案管理中的电子档案管理策略探讨

范贤武

摘 要：对于企事业单位而言，档案是极为重要的内容，必须对其进行妥善管理。档案管理工作是事业单位内部管理工作中不可获取的一部分。随着时代发展，电子档案逐渐兴起。所以，本文从电子的方案的角度出发，分析了事业单位档案管理之中电子档案的管理策略，希望可以为相关工作人员提供参考。

关键詞：事业单位；档案管理；电子档案；管理策略

档案管理工作的有效性，对事业单位的整体运转具有极为重要的意义。互联网时代背景下，事业单位工作的信息化水平在逐步提高，档案管理工作也实现了信息化发展，电子档案已经成为了事业单位档案管理工作的重点。为了保证档案管理工作质量，相关管理人员需要根据事业单位需求，合理应用电子档案。

1 电子档案的特点和优势

1.1 电子档案的特点

电子档案是信息化时代档案储存方式变革后的产物。与传统的纸质档案不同，电子档案通过计算机等磁盘设备进行储存，以案卷为单位，其储存内容包括各种电子图像文件。电子档案被储存于电子设备和网络之中，可以为用户带来更为便捷的使用体验。

1.2 电子档案的应用优势

如今，电子档案的应用范围十分之广，受到了企事业单位档案管理人员的青睐。基于此，笔者对电子档案的应用优势进行了分析。首先，电子档案的应用可以有效提高档案管理工作效率。电子档案的应用使得档案管理工作的主战场转移到了计算机等电子设备之上。相关管理人员只需要借助于网络和计算机，就可以完成档案信息的录入、保存、查阅以及传递，其工作效率可以得到大大的提升。同时，电子档案应用时可以借助于计算机的文字或图片识别功能，迅速地完成档案信息查找工作，为工作人员节省了大部分时间，也促进了其工作效率的提升。此外，电子档案的应用，使得档案信息的补录工作变得更为方便，员工只需要通过关键词搜索就可以迅速锁定待补录的信息条目，进而完成补录工作[1]。其次，电子档案的应用提升了档案储存的便捷性。在管理纸质档案时，需要为其开辟出专门的储存空间。但是电子档案却没有这方面的需要，只需要将其储存在计算机、移动硬盘或网络云空间之中即可。而且电子档案在保存过程中，也不容易受到外界的影响，在储存方面极具便捷性。最后，电子档案的应用可以提高档案信息的利用率。应用电子档案时，无论是在信息抽取、分析还是传递方面都极具便捷性。而且在对档案信息进行查找时，相关工作人员只需要进行检索即可，而不需要像应用纸质档案一样耗费大量时间查找和复原。同时，借助于计算机和互联网可以实现远程操作，这也使得档案信息的应用打破了时间和空间限制，有效提升了档案信息的利用效率。

2 事业单位档案管理中电子档案管理策略

由于电子档案极具便捷性，所以在事业单位的档案管理工作中应用的极为广泛。相关管理人员都在不断深化电子档案的应用。虽然，电子档案具有极多优势，但其应用过程中也存在一些不足，需要档案管理人员在工作开展中不但完善。相比于纸质档案的保存不易，电子档案所面临的安全风险更大，档案信息被窃取的可能性更高，所以相关工作人员需要提高警惕，保证电子档案信息的安全。

2.1 健全电子档案管理制度

电子档案管理方法与纸质档案并不完全相同。所以，事业单位在开展档案管理的过程中，必须建立健全电子档案管理制度，为相关工作开展提供制度保障。目前，我国大部分的事业单位在电子档案管理过程中，仍然沿用纸质档案管理办法，使得电子档案管理工作的有效性迟迟得不到提升。

因此，事业单位的档案管理工作人员必须及时地转换观念，认识到电子档案管理方法与纸质档案管理方法之间的异同，并建立起严格的电子档案管理制度，才可以满足当前事业单位的档案管理工作需要。以某机关事业单位的电子档案管理工作开展为例。该单位规定，所以电子档案信息在录入前，必须经过相关部门以及档案管理部门的核查，确定档案信息准确完整后才可以被录入到单位的电子档案信息库中。同时，该单位对电子档案信息进行了分级，并确立了电子档案信息的查阅层级标准。档案管理人员应该定期地对档案库中的电子档案信息进行检查，保证信息的完整性和安全性。在档案信息应用方面，如果事业单位员工向查阅电子档案信息，必须经过档案管理人员的许可，并做好相关记录；员工在查询信息时，只可以查阅自身级别许可范围内的信息，如果需要越级查询则需要部门负责人以及档案管理部门负责人特批。该单位通过制定严格的电子档案信息录入和使用标准，健全电子档案信息管理制度，保证了电子档案在事业单位中的有效应用。

2.2 提高安全管理水平

事业单位需要加强电子档案信息库的安全管理水平，确保档案信息不外泄。事业单位的档案信息内容极为丰富，对事业单位的发展具有重要影响，一旦出现了信息外泄则后果不堪设想。所以，相关工作人员必须加强安全管理，确保电子档案信息的储存和使用安全。事业单位应该从加强网络安全建设的角度着手，提高电子档案信息库的防御能力，使其免受网络黑客或病毒的侵袭[2]。

比如，事业单位可以通过加强电子档案信息库防火墙配置来实现对档案信息的管理。通过设置多重防火墙，将可能危害档案信息安全的因素都阻挡在外，使得事业单位的电子档案信息处于较为安全的储存和使用环境之中，为档案管理工作的有效开展奠定基础。同时，相关工作人员还需要设置信息传递追踪管理机制。电子档案信息库的每一次访问、查阅、调用和传递记录，都应该被妥善保存，一旦出现档案信息丢失或泄露则可以根据这些记录进行追责，将损失降至最低。相关工作人员需要定期地对档案信息进行筛查，并更新档案信息管理系统，让其是始终处于最佳状态，可以为电子档案信息提供最优质的保护。

2.3 加强人才培养和管理

虽然电子档案的应用使得事业单位的档案管理工作信息化水平大幅提升。但是，档案管理工作的开展仍然离不开专业人才的支持。事业单位需要加强对档案管理专业人才的培养和管理，为电子档案的有效应用和档案管理工作的高效开展打下坚实基础。

事业单位档案管理工作负责人应该制定严格的人员管理方案，对现有的档案管理人才进行考核，剔除工作态度不端正、工作能力不达标的人员，保留优质人才。同时，应该以讲座、培训等方式，加强对档案管理人才的计算机应用水平、责任意识、档案管理专业能力培养，提高他们的综合发展使其满足事业单位电子档案管理工作的需要。

3 结论

综上所述，电子档案在事业单位档案管理工作中的应用，可以满足其工作开展的信息化、网络化需求。比之传统档案，电子档案在管理安全性和便捷性方面独具优势；而为了进一步发挥其作用，相关工作人员需要制定合理地电子档案管理制度和模式，并加强对专业人才的培养，实现有效应用。

参考文献

[1]刘茂品.试论事业单位档案管理中的电子档案管理策略[J].农家参谋，2018（01）：213.

[2]刘婧.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2017（09）：61.