高职院校学生档案管理工作信息化建设研究

王冬至

摘 要：如今，随着社会经济的发展，信息化技术水平也得到了提升，给人们的生活和工作带来了巨大的影响。在高职院校的学生档案管理中，也要充分利用现代化信息技术，提高档案管理的效率，实现档案资源的共享机制。笔者针对高职院校的学生档案管理工作信息化建设进行了分析，具体如下。

关键词：高职院校；学生；档案管理；信息化建设；计算机技术

1 高职院校学生档案管理工作的现状

1）对于档案管理的认识不到位。很多档案人员都只注重档案的保管，不注重利用。同时由于这些人员的年龄较大，知识更新较慢，只采取传统的管理方法，对于信息技术的操作非常不熟练。也有一些档案人员，不愿意对计算机网络进行学习，将自己封闭在安于现状的状态中，所以不利于高校档案信息建设工作的开展。

2）对档案工作的投入不够。在一些高职院校中，领导只注重科研和教学工作，认为档案管理只是后勤工作，因此不注重这项工作。所以，学校不愿意投入过多的财力人力物力在档案管理工作中。这样一来，也导致档案部门每年可使用的资金非常少，不但无法开展基础设施建设，更不能实现信息化建设[1]。

3）档案管理现代化元素不够。因为档案信息化软件的开发程度不够，所以档案管理软件非常单一化，甚至不能和高职院校的发展相匹配。一些档案管理部门仅仅只能处理简单的文字档案，对于音频、视频等重要档案的管理和保存则无法开展。也有一些档案部门尽管购买了管理软件，但对于后续的维护、升级等工作则无法及时做到位，影响了档案信息化建设工作的进行。

4）现代化设备没有发挥出作用。在很多的高职院校中，尽管建立了档案管理程序，引进了一些计算机设施设备，然而工作却非常表面化，或者工作人员不能对计算机设备进行合理运用。所以无法对档案资料进行存储，开发和利用，浪费了物力和财力，没有发挥出现代化设备的作用。

5）人员流动性较大。因为档案管理工作具有一定的枯燥性，而且非常单调，所以人员流动性较大。而且一些年轻的档案管理人员认为这项工作的晋升空间不大，发展前景很小，薪酬待遇也不高，所以工作积极性非常低[2]。档案管理队伍流动过于频繁，人员不稳定，给管理工作带来了一定的影响。一些高校为了应急，将没有经验的人员调配至档案管理部门，所以不利于档案管理工作的开展。

2 高职院校档案管理的重要性

1）档案记录了学校发展史。高职院校的档案中，不但记录了学生的成绩和个人情况，也包括了学校的发展史、荣誉、校容校貌等。这些档案非常重要，而且属于德育教育的最佳范本。大部分档案的内容都是在师生们的教学实践中逐漸产生的，属于师生共同遵守、自我管理的准则。所以，不管是高职院校的教学档案，还是科研档案，都展示出了学校的良好风气。

2）档案汇集了学校的科研成果。因为高职院校属于传播知识和科研的重要阵地，所以高职院校的档案也汇集了学校的科研成果、教学成果。很多成果都会被保存和管理，在日积月累的过程中形成数量巨大、丰富多样的内部档案资源体系。为了更好的利用这些资源，必须对其进行保存、管理。

3）档案能促进高校的发展。因为档案记录了学校的教学状况，也记录了学生的各项资料，所以对档案资料进行完善，能对教学研究、党政管理、文化建设起到非常重要的促进作用。通过对档案进行集中化管理，也能从中了解学生的历史，看到学生所取得的成绩、荣誉等，并且发现其中的不足，及时进行改进[3]。

3 高职院校学生档案的信息化建设对策

1）建立明确的管理职责制度。为了促使档案资料得到科学化管理，学校管理者要意识到档案管理工作的重要性，将档案工作纳入到学校的管理计划中去。从而促使档案管理工作和其他工作进行一定的结合，同时根据档案的内容和特点，合理开展层次划分以及信息化建设的规划工作，形成全面化的档案建设体系[4]。

此外，也要按照档案管理的现状，更好的完善管理制度。为了推进档案管理信息化建设工作的开展，学校需要根据国家制定的《高校档案信息化建设对策》，针对自身已经形成的档案管理制度进行优化改进，完善信息化建设的各项体系，为实现信息化档案管理而奠定坚实的基础。

2）实现电子档案和文档一体化建设。开展档案信息化建设之前，先要实现文档一体化的目标，提高管理的先进程度。计算机信息技术的基础条件是硬件、软件，通过实现全面的网络化管理，能促使档案信息管理工作的效率得到提升。所谓文档一体化建设，指的是借助计算机网络对档案进行处理、归档等，保证电子文档的完整性。从文件信息的产生到归档，整个过程都需要档案管理人员进行监督。在进行监管的过程中，文书和档案的管理可以由不同的人员来完成，明确工作责任与分工制度，实现电子档案和文档一体化建设[5]。

3）制定出适应高校改革和发展的档案管理制度。为了制定出适应高校改革和发展的档案管理制度，必须加强对档案信息资源的开发和利用。第一，要充分利用现代化信息技术来对档案进行分类。根据纸质档案、音频档案、视频档案、文件档案、图片档案等不同的类型，针对现行的文件进行扫描和存储。第二，要构建各种不同的信息资源库，合理利用计算机信息技术。建立档案目录数据库，促使档案资源得到层级化划分。根据档案的年代、重要程度建立档案的子库，更好的查找和利用档案。第三，要开展档案全文数据库、多媒体数据库的建设工作。针对各种类型的档案，建立相关的档案数据库，在校内实现档案查询共享的机制。第四，对电子档案进行归档管理。档案管理部门要按照档案管理的实际情况，加强对电子文档的归档、登记、保存、管理等。最终提高档案利用率，促使电子档案成为学校档案管理的重要途径。

4）加强对档案管理人员的培训。高职院校的档案管理工作必须跟上时代步伐，适应社会发展形势。为此，要引进技术能力很强的档案管理人员，建立一支高素质的档案管理队伍。队伍成员需包括专业档案管理人员、网络信息技术员等。此外，为了促使管理人员和技术人员具有创新思维以及广阔的视角，要对其进行培训[6]。通过培训教育，提高工作人员的技术和能力，促使他们能熟练的使用计算机设备、档案管理软件等。最后，也要促使工作人员的工作效果、培训结果和薪酬奖励、晋升等挂钩，提高工作人员的积极性。

4 总结与体会

综上所述，档案对于高职院校来说是非常重要的一种资源。随着时代的发展，传统纸质档案管理模式已经无法再适应需要，所以需要引进现代化信息化设备，提高档案管理的效率，发挥出档案的作用。同时，这样也能推进高校的发展。

参考文献

[1]万玉侠.高职院校档案管理信息化的实践探究[J].科学大众（科学教育），2019（03）：130.

[2]魏晓琳.新时代高职院校档案信息化建设实证研究——以辽宁金融职业学院为例[J].城建档案，2019（02）：31-33.

[3]姚丽丽，邢艳娟.基于大数据时代高职院档案信息化建设的探究[J].辽宁高职学报，2019，21（02）：98-101.

[4]刘贵宾.高职院校档案管理工作的现状与对策[J].课程教育研究，2018（35）：249-250.

[5]章桂旻.高职档案信息化建设的现状与对策分析[J].中国管理信息化，2018，21（14）：168-169.

[6]张燕，魏渠波.信息技术支持下的高校学生档案管理模式研究[J].办公室业务，2019（06）：98.