借助企业信息化平台，开展档案信息化建设

朱缨

所谓企业信息化建设是指通过IT技术部署来提高企业的生产运营效率，降低运营风险，降低经营成本，从而增加昨持续经营的能力。

企业的信息化建设不外乎电子商务和管理信息系统，前者是对外窗口，后者是内部信息管理。本文主要是针对企业内部管理信息系统中如何开展档案信息化建设提出一点意见和建议。

1 阐述一下对信息化和档案信息化的理解

信息化：是指在现代信息技术广泛普及的基础上，社会和经济的各个方面发生深刻的变革，通过提高信息资源的管理水平和利用水平，在各种社会活动的功能和效率上大幅度地提高，从而达到人类社会新的物质和精神文明水平的过程。我国信息化工作包括6个要素：信息资源、信息网络、信息技术应用、信息技术和产业、信息化人才队伍、信息化政策法规和标准规范。

信息资源：是企业生产及管理过程中所涉及到一一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。

企业信息化：是信息化的基础。许多人认为购买一些硬件设备、连上网，开发一个应用系统并维护就是实现了企业的信息化，这是片面的理解。

企业信息化是指企业在产品的设计、开发、生产、管理、经营等多个环节上广泛利用信息技术、装备信息设备、大力培养信息人才，完善信息服务，加速建设企业信息系统的过程。其目的是要使企业充分开发和有效利用信息资源，把握机会，做出正确决策，增进企业运行效率，最终提高企业的竞争力。

档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，提升档案管理水平和服务效率。档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，坚持技术与管理并重、与企业信息化协调同步原则。各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

2 笔者以所在光电公司为例，就企业档案信息化建设提出几点思考

2004年国家档案局发布的《全国档案信息化建设纲要》明确提出了档案信息化建设的六项核心内容是：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设。

对企业而言，重点应该是在现有的信息化平台上，开展信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）应用系统建设（档案管理系统建设，档案网站建设），人才队伍建设、安全保障建设等。

光电公司的信息化建设正在进行，目前财务已全面运行ERP系统，OA办公自动化系统刚刚起步，还处于公文处理的试运行阶段。根据档案信息化原则，档案管理应与企业信息化建设协调同步，各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。因此，企业信息化建设初期，是档案管理及时跟进的良好时机。重点应从以下几方面进行：

2.1 信息资源建设，体现文档一体化管理

目前，该公司信息资源建设重点应放在建立档案目录数据库和电子文件归档与管理。

信息一体化管理。指对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。在市场竞争环境下，除档案信息外，企业还需要大量动态的、新颖的市场信息、产品信息、技术动态信息。其优点是有利于满足企业日益增长的信息需求。

1）档案数据库可以是企业自行开发，也可利用成熟的档案管理软件。但是录入是一项繁重的劳动，几十年的传统档案要将目录汇总著录，同时还要核对案卷数量和卷内文件数量，工作量可想而知，但这是实现档案电子检索的基础数据，也是档案信息化必不可少的一步，需要配备充分的人力资源，更需要档案人员耐心细致的工作。

2）档案信息化的核心是电子文件的管理，其归档参照《天津市电子公文归档管理办法》。电子文件归档管理应嵌入文件生成系统，明确部门和人员职责，制定归档工作流程，档案部门应参与和指导电子文件形成、办理、收集和归档各环节。对文件、档案实行统一管理，形成文档一体化管理。以光电公司文书档案为例，在信息化建设中文档一體化将体现两大优势：

一是文件管理与归档并行管理。手动环境中，归档文件处理按照一定的先后顺序逐个进行，先鉴定，再归档，最后著录。而在信息化OA平台上，许多文件管理活动可以同时进行。鉴定、归档、存储、分类、著录等环节被提前到文件生成阶段。文件在文书处理与电子文件生成时的登记、命名、编号和处理流程等实现对应关系，同步进行，节省了著录档案目录的环节。

二是文件传阅处理并行。原来纸质文件的唯一性，决定了在同一时间内处理人员的唯一性，而OA系统上管理文件则不需要工作人员依次处理，不同人员可同时调用处理同一份文件，使得业务流程并行成为可能。比如领导批示某一工作需几个部门协同处理，在传统文件传阅过程中，是依次向几个部门传递，这样处理势必时间长，在OA上就可以几部门并行协同处理，极大地提高了工作效率和文件管理的效率。

3）在电子文件归档和档案数据库架构建立完善后，可以进行档案数字化，即选择性地对传统载体档案实施数字化，通过翻拍或扫描成电子文件。为进一步应用做准备。

2.2 应用系统建设，重点建立档案管理系统

档案管理系统要根据《电子文件归档与管理规范》和ISO15489.1《信息与文献-文件管理：通则》、ISO15489.2《信息与文献-文件管理：指南》标准建立。应能与各信息系统之间衔接，能接收和兼容各信息系统生成的电子文件，将其并入档案目录数据库系统中。因此在信息化建设中要充分考虑档案管理的要求。

关于档案网站建设，可以利用企业网站和信息化平台，开辟档案管理模块，选择一些档案制度，档案管理状况，公司重大决策和经济状况进行公布，使企业管理公开透明。在网站上开放档案目录，和可以公开数字化档案，实现自助查阅和检索，实现网络化服务，提高档案利用率。

2.3 档案信息化强调的问题

1）电子文件归档范围参照纸质文件归档范围确定。声像类电子文件及数据根据相关规定和需要确定。归档格式PDF或PDF/A格式。

2）纸质和电子文件一致性。强调档案信息的利用并不排斥档案原件的凭证作用。档案实体管理将会与档案信息管理或档案知识管理长期共存。因此在电子文件归档同时仍要归档纸质文件。其中包括定稿、附件、重要文件的修改稿，OA上文件处理单及签署的意见等。

3）纸质档案与电子文件信息的对称问题。电子文件归档编号应与纸质档案对应；各系统生成电子文件的元数据、电子签名及电子印章样式、查看特殊格式公文的软件与纸质档案一并归档，确保信息相对等，相互验证。

4）信息化过程中的档案安全问题。首先，对于涉密档案严格按保密制度管理，与互联网物理隔离，非涉密档案与互联网逻辑隔离。其次档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等手段进行安全防护。最后，企业档案是企业的资源，具有商业价值，在发布前要严格审批，传播过程中限制权限，把握即要充分利用又要保证安全的原则。

档案信息化建设是一个系统工程，其目的是提高档案管理的科学性和档案工作的有效性，加强对档案资源的规范化管理，促进档案资源的开发和利用，实现档案的社会价值。

参考文献

[1]陈燕，电子政务与机关档案管理创新[J].天津档案，2015（4）.

[2]郭宁，郑小玲，管理信息系统[M].北京：人民邮电出版社，2013.

[3]企业档案工作规范，中华人民共和国档案行业标准DA/T42-2009，国家档案局，2009，4.