关于提高档案管理有效性的若干问题思考

张凤安

摘 要：社会经济不断发展，档案管理有效性要求越来越高。加强对档案管理有效性的研究对于党务管理工作的提高具有重要意义。文章针对档案管理的重要性具体阐述，同时对档案管理中存在的问题展开深入分析研究，同时提出几点管理工作优化策略，希望能够促進我国档案管理工作的开展有效进行。

关键词：档案管理；有效性；问题；思考

档案管理工作是否有效，直接影响着社会经济的发展与建设，档案管理作为社会实践活动固化信息形式，是唯一能够推动我国社会发展与进步的文献材料。然而，当前档案管理工作中，依然存在只注重档案管理忽视档案管理中的问题，正是由于这种原因导致我国档案管理工作有效性迟迟得不到提升[1]。

1 档案管理的重要性

当前我国档案管理工作中面临的问题关键在于档案材料的收集与整理，而材料收集与整理方式的有效也是提高档案价值与质量的重要途径。有效性指达到了活动策划的目的以及完成相关策划活动，档案管理的有效性则是指档案管理中档案材料是否具备价值性，是否能够被充分利用。从档案管理角度来看，管理工作有效性的提高，就要做到效用和效率一把抓。档案作为一种信息资源，是对各项策划活动内容的真实记录、是基础性工作、是一种无形财产，在各方面管理工作中发挥的重要的作用。档案管理作为一项基础性工作，必须具备规范化、科学化。所以，需要建立一套完善的档案管理体系，当面对各种管理风险是该体系能够有效防范与避免，起到一定积极作用。

2 档案管理中的问题

2.1 档案管理模式落后

传统档案管理模式的目的为对原始信息的保存，主要工作内容就是对原始信息的记录、归纳与整理。现代信息技术的发展，档案管理模式已经发生改变，逐渐趋向自动化管理方向发展，传统人工档案管理逐渐向信息化管理模式转变[2]。由于企业、个体经营、单位在档案管理设备方面不够齐全，也就会影响档案管理工作的效率与质量。

2.2 管理人员专业素质不高

档案管理工作科学化，对管理人员提出一定要求，管理人员要具备专业素质与业务能力，同时能够科学、合理的规划档案管理工作内容。日常档案管理工作中，管理人员结构布局不均匀，招聘的人员专业素质不高，业务能力不强，导致工作行为不规范，档案管理人员对于自身岗位责任不明确，也没有进行专业化的系统培训，大部分管理人员年龄较高等，也就会对管理要求、工作重要性、材料整理归档等业务不够熟练，最终呈现出档案管理工作混乱、水平不高且管理方式落后的现象。

2.3 管理意识不高，管理制度有待完善

事业单位发展到一定规模时，虽然已经建立了较为完善的档案管理制度，但在实际执行过程中，由于管理人员管理意识不高，就出现了放任自流、随意性强的现象。主要体现为：档案管理部门收集的材料不完整、不齐全，以至于保存效率不高；对于一些使用率高的文件没有进行合理保管随意摆放；对于上级下发的资料文件不能及时对其进行整理与存放，导致管理滞后[3]。这些都严重的制约了档案管理作用的发挥，最终减低档案管理有效性。此外，管理工作人员档案管理工作重要性的认识度不高，并且单位高层对于档案材料的重视度也不高，档案管理意识不强，对于档案工作很少过问，以至于管理人员工作错误错综百出。甚至还有一些人员并不理解什么是档案，无法为档案管理作用的发挥提供条件，档案管理有效性无法提升。

3 档案管理有效性策略研究

3.1 改变档案管理模式，实现信息化管理

信息化时代的到来，要求档案工作要对信息化管理接轨，提高档案管理有效性。档案管理部门要有属于自己的数据资料库，最终实现办公、文档一体化。并且软件开发要确保其能够保障数据信息的遗漏，进而提高数据安全性与可靠性。现代信息技术的发展，其在档案管理中的优势尤为突出。所以，管理部门要充分发挥自动化管理的优势，发现宣扬信息化管理技术，实现统一标准的管理系统，接口便捷、传输通畅。档案管理部门要在西安待档案管理里面的基础上，形成文件规划管理[4]。可以建立一套科学、合理的信息管理制度，有效整合数据信息。自动化管理系统要将信息特点充分发挥出来，从而实现信息一体化与信息自动化控制功能，最终提高信息的利用率。

3.2 提高管理人员素质

档案管理人员素质的提高有利于档案管理工作质量与有效性的提升。档案管理人员要树立现代化管理理念，要将自身目标与岗位职责相结合，鼓励员工树立积极向上的发展目标，首先从员工意识当面入手，员工要转变固有管理思想，进而改善工作行为，才能让员工工作积极性与主动性得到提升。档案管理部门要建立健全绩效考核机制与激励机制，并不断改善，以此提高档案管理工作水平。部门也要建立完善人才培养制度，要积极引进先进管理人才，部门还可以与高校之间进行合作，建立人才输出培养计划机制，通过培养与考核，为员工制定具体的发展规划，进而提高员工相关知识与业务能力，档案管理质量提升。

3.3 完善管理制度，提高人员管理意识

基于国家《档案法》与自身实际发展状况，建立完善与自身发展目标相适应的管理制度，并且满足档案管理工作规范化与标准化要求，要让管理制度有法可依、有章可循。除此之外，也要加强对管理人员意识方面的教育，对于国家《档案法》的内容管理人员深入学习，增强对档案管理工作重要性的认知，要对档案管理工作对于部门发展关系具有充分意识，认识到档案管理是维护自身合法权益和为部门经济活动开展功能提供有用的参考依据，进而提高对档案管理的意识和档案管理的有效性[5]。

4 结语

总之，档案管理有效性的提升并不是一朝一夕就能完成的，需要一个漫长演变的过程中。所以，部门在实际档案管理工作中要对自身不足与优势具有充分的认识，利用档案管理有效性指标的建立，才能在档案管理工作中做到实事求是、科学管理。让良好的档案管理工作成为促进单位发展长、稳定的重要动力。

参考文献

[1]李占杰.如何实现档案管理的信息化建设[J].东方企业文化，2015（13）：89.

[2]赵亮.新时期档案管理工作的若干思考[J].东方企业文化，2014（23）：200.

[3]苏磊.提高档案归类效率方法有效性的研究[J].办公室业务，2013（23）：46.

[4]李靖坤.关于档案管理有效性的研究[J].黑龙江科技信息，2011（21）：121.

[5]李东善.论如何提升人事档案管理工作的有效性[J].科技风，2011（06）：247.