浅谈如何提升办公室档案管理工作效率

吾金白军

摘 要：办公室档案管理工作的效率与办公室整体工作的质量紧密相关，优质有效率的办公室档案管理工作能够在一定程度上促进事业单位的发展，保证事业单位各项经济活动的顺利进行，为事业单位今后的发展奠定坚实的基础。本文以办公室档案管理为研究对象，对办公室档案管理进行相关介绍，简单阐述当前办公室档案管理工作中存在的不足之处，深入研究事业单位改如何提升办公室档案管理的工作效率，从而促进事业单位全面性发展。

关键词：档案管理；提升效率；工作探究

1 办公室档案管理的相关介绍

办公室是组成事业单位的重要部门，在事业单位发展过程中发挥了无可替代的作中。办公室的职责与功能多样，档案管理工作就是其中的一种，档案管理工作是办公室开展工作的基础，也是办公室开展工作的重要依据。

办公室档案管理工作主要是对资料进行采集与存档，必须具备客观性，要真实的记录资料发展的全过程，不可为了数据好看而弄虚作假或擅自“添补”，收集存档后的数据具有借鉴作用，以及一定的查询价值，可以让事业单位的资源、资金分配更加科学、合理，充分利用数据，发挥采集存档后的数据的最大价值。值得注意的是档案管理工作具有机密性，管理人员要做好保密工作，杜绝档案外泄造成不必要的损失，因此档案管理具有客观性与机密性。

2 当前办公室档案管理存在的不足之处

2.1 事业单位对办公室档案管理的重视程度不够

当下我国有些事业单位招聘的办公室档案管理人员并不都是专业人员，有部分是办公室工作人员兼职；有的事业单位甚至没有专门聘请人担任办公室档案管理人员，而是让资质较高的职工“身兼多职”，一边做着本质的工作，一边还要对办公室档案进行管理工作。出现这种情况的主要原因是因为事业单位对办公室档案管理工作的重视程度不够，并没有认识到办公室档案管理的作用，即使是有，也仅仅停留在表面，没有深入思考其他有效途径，没有意识到提高办公室档案管理工作效率的重要性。

2.2 相关管理人员的管理意识淡薄

管理人员是办公室档案管理工作的核心部分，但目前从我国大部分事业单位的办公室档案管理的发展来看，相关管理人员的管理意识并不到位，管理人员普遍是经过教学机构专业培训上岗的，但我国的教学机构的教学模式普遍存在“重理论，轻实践”的现象，导致这些专业培养出的档案管理人员出现与社会实际情况“脱节”，理论头头是道，实际操作“一窍不通”，这使办公室档案管理的工作效率大大降低。

2.3 管理人员专业素质偏低管理队伍整体水平不高

我国办公室档案管理人员的整体素质偏低，大多数的档案管理人员都不具备专业的管理手段，综合素质普遍偏低，加之很多事业单位的档案管理人员都是“身兼多职”，认为档案管理工作并不重要，只是“副职”，更多的是将注意力放在“本职工作”上，并没有对档案管理的理念进行更新，也没有学习新型的档案管理手段，而是继续沿用传统的办公室档案管理手段，以至于档案管理的模式落后，难以满足事业单位的要求，跟不上时代发展的步伐，办公室档案管理的工作效率“持续低迷”难以突破。

3 提升办公室档案管理工作效率的有效建议

首先是要正确认识到办公室档案管理的重要性，事业单位领导层要充分了解办公室档案管理对事业单位今后的发展与深刻意义，自身做好表态作用，改变思想，不断更新办公室档案管理的理念与管理方案，带动全体员工积极加入办公室档案管理工作中，将档案管理工作落实到位，实施优质的管理方案。设立专门的档案管理部门，避免部门成员一人分饰“多职”，筛选应聘者，择优选择优质的专业人才。

其次是要不断提高档案管理工作人员的专业素质，加强专业素质培养的进程。事业单位可以通过开展培训工作来加强管理人员的专业素质，不断增强管理人员的管理意识；除此之外，管理人员可以利用信息化手段来提高自己的业务能力，学习专业知识，借鉴国外成功的档案管理手段，进行摸索与探究，总结出一套专业、合理的管理体系，从而实现档案管理工作效率的提升。

再次，健全办公室档案管理的管理体系，对传统的管理体系進行研究与升级，实现管理体系现代化，档案管理人员需要将档案管理工作与互联网技术相结合，让档案管理工作更快捷、方便；相关部门还要制定规章制度，档案管理人员要严格执行规章制度，不可逾越或利用权力牟取私利，通过提高办公室档案管理的工作效率促进事业单位的发展，为事业单位带来更大的效益。

4 对本事业单位提高档案管理工作效率的有效建议

本事业单位隶属省公路局的直属单位，负责地区国省干线公路养护和管理工作，承担着公路应急抢险任务.对本事业单位提高档案管理工作有以下几点建议，希望能够提高本事业单位办公室档案管理的工作效率，促进本事业单位的发展：

第一是建议档案管理人员要加强理论的学习，主动参与学习当中，掌握相关的知识与技巧，档案管理人员要不断增强自身的服务意识。还要将学习的理论与实际相结合，对理论存在的知识盲区进行扫盲工作，深化档案管理工作，要让档案管理工作的类型由传统的“封闭式”转为“开放式”，摒弃传统的“被动式”服务模式，全面转向“主动式”的服务模式。

第二是建议相关管理部门要不断完善档案管理的规章制度，可以按照相关的管理规定例如《归档制度》、《档案员职责》等，再结合行业自身的发展情况出发，建立适合单位发展的档案管理制度，办公室档案管理要以健全、完善的规章制度为发展基础及办事依据，利用新型管理手段与技术建设现代化档案管理，从而有效的规范、提高档案管理工作的管理水平，最终提升档案管理工作的工作效率。

第三是建议相关管理部门要加大宣传的力度，对档案管理工作重要性的认知度一定要普及化，让本单位的全体干部职员都认识到档案管理工作的重要性，加强全体干部职员对办公室档案管理工作的了解；档案管理人员业务水平高低直接影响档案管理工作的工作效率，因此要对档案管理人员要“特别关照”，监督人员可不定时进行“抽查工作”，加强档案管理人员的业务能力与专业水准，将监督工作落到实处，确保每一位档案管理人员的业务水平“达标”。

第四是建议相关管理部门要做好培训工作，定期对档案管理人员进行相关培训，可以邀请档案管理领域的专家或专业人员开展讲座，帮助档案管理人员“排忧解惑”，及时更新档案管理人员的管理观念与管理技术，提高档案管理人员工作的规范性。

要想提高本单位的办公室档案管理的工作效率，就要从多方面入手，经过深入自查、不断完善，规范档案管理工作体系，让档案管理工作在公路养护与管理工作中发挥最大的作用。

5 小结与展望

办公室档案管理工作是事业单位发展过程中需要重点关注的内容之一，它与事业单位的各项经济活动息息相关，办公室档案管理质量不高，事业单位发展中的其他环节也会受到影响，因此要解决当前部分事业单位办公室档案管理中存在的不足之处，提高档案管理的工作质量，全面提升单位办公室档案管理的工作效率。

参考文献

[1]赵新旺.提高档案管理人员素质，加强档案科学化管理[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2011年07期.

[2]盛金辉.论提高档案管理科学化水平的具体途径及方法研究[J].办公室业务，2013年15期.

[3]贾士宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].佳木斯教育学院学报，2010年06期.

[4]于宁宁.创新办公室档案管理工作，提高单位内部工作效率--谈如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务，2013年13期.