浅谈企业档案管理安全风险防控与措施

摘 要：档案作为记录人们生活生产，社会实践活动、沟通交流信息等最原始的理论载体，档案内容可以详细、真实的反应客观事物的变化规律，尤其是企业以及各种机关单位的档案资料，更是维护个人、企业和社会集体或国家权益的重要基础。企业档案安全是档案管理的核心，相关单位必须重视档案管理安全的风险防控。基于此，本文主要对企业档案管理安全风险防控现状进行分析，并阐述如何提升安全风险防控的有效措施。

关键词：企业档案管理；安全风险防控；管理措施

对于企业档案而言，档案管理是企业日常生产经营的重点工作，档案管理质量高低与企业经营水平与运营效率息息相关。现如今，随着社会经济的飞速进步与发展，企业档案安全管理工作已经改革为了新的模式，包括信息化管理、多元化载体以及社会化服务等。档案安全管理环境的复杂多变也极大的影响了档案管理模式的更新进程，相关档案部门及管理人员必须转变管理理念，在更高管理层次上，优化安全管理工作流程和思路，从而建立起一套安全、可行的企业档案管理安全风险防控体系。

1 企业档案管理的作用与特点

企业实施档案管理，其本身就是一项具有政治性、服务性以及管理性于一身的运营工作。企业在开展档案管理时，应遵循统一管理、保证档案完整、安全，且具备价值利用和借阅方便有效性的原则，具体特点如下：

1）统一管理：有统一规章制度，由国家设立的各级各类档案保存机构进行统一保存。

2）维护档案的完整以及安全性：保证档案数量完整齐全，避免出现残缺、丢失的情况；从质量上保证档案与档案之间的有机联系，档案信息的保密性，延长档案的价值和利用寿命；保证档案避免恶意破坏（避免档案遭到恶意破坏），保证档案保存原貌等。

3）保证档案有利用和借阅方便性：档案的借阅利用是全部档案管理活动的最终目标，也是评价档案管理工作水平的重要依据。档案存于现在，用于未来，可以客观反映和总结一些历史事件与规律，不允许真实的数据被篡改，保证档案内容真实性。

2 企业档案管理安全风险类型及存在的问题

2.1 档案资源与利用安全风险

国家档案局杨局长曾提出：建立覆盖人民群众档案资源体系是两个体系重点建设内容之一。由此可见，建设档案资源也是规范档案管理的主要工作之一。我们知道，档案资源建设水平高低的衡量标准是档案是否有齐全、完整、系统和广泛性特点，其存在的安全风险主要分为归档不全不准、归类存在缺陷，从而造成档案流失引发的档案管理安全风险。当企业出现档案资源风险时，不仅对企业造成了较大的经济损失，还会在一定程度上给国家造成信息泄露等方面的损失。尤其是企业的专利、知识产权、合同协议等经营性档案，其资源数据的泄露势必会引发一系列经济问题。

档案的建立与保管最终还是为了给人们群众提高数据资料查阅与参考，因此档案利用体系的建设也是档案管理又一重点内容。但同时，档案的利用也存在着一定的安全风险，这些风险主要表现在：借阅利用审批不严格、密级划分不规范、客户端权限设置有漏洞以及提供档案不全面等。在企业中，档案利用内容也包括企业制定的战略发展目标和计划、企业拥有的专利技术、新产品研发计划于技术、自主知识产权、战略用户信息以及招投标数据等等，在市场竞争环境日趋激烈的今天，若出现档案利用安全风险，那么带给企业的危害是非常大的。例如，商业密集档案一旦被泄露，落到竞争对手手上，该企业的产品就会失去市场竞争力，市场份额大大降低，使得原材料购入成本增加，人力资源企业的发展竞争力就会受到严重影响。

2.2 档案管理基础工作薄弱，缺乏有效的保障机制

现如今，我国很多企业的档案管理工作存在管理运行机制不健全的问题，部门与部门之间协调性较差，且档案管理缺乏与工作规范与运行程序之间的有效衔接，档案安全管理工作难以正常推进。首先，企业档案的规章制度体系缺乏系统性建设，管理模式与《档案管理办法》和《档案法》等国家层面的法律法规规定目标相背离，内部管理单位或人员也没有依据法律规定对档案安全管理体系就进行梳理和优化，这不符合企业安全风险防控理论与实际管理需求。其次，企业档案管理人员缺乏风险防范意识，甚至不懂得如何运用风险理论，只会参照危险辨识卡片等表面信息，无法将安全风险防范知识与实际工作相结合。最后，部分企业内部档案管理基础设施与技术不足，软件建设落后，无法满足现代化企业的经营管理需求。

3 应采取的措施

3.1 建立档案资源和利用管理体系

一方面，企业应严格基于《企业档案工作规范》标准，细分并落实档案管理职责，并建立起完善的档案管理网络体系，从信息技术上优化归档流程，从而建立起档案资源管理体系。

另一方面，企业对密集档案应建立一套独立的借阅审批制度，并对密级档案进行实时借阅跟踪，将所有企业重要的密级档案纳入监控系统中，建立起全方位、全流程的档案利用安全防控体系。除此之外，企业还可以建立起利用档案责任人与提供档案责任人失误追究制度，对不同类型、不同密级的档案设立不同的审批流程，要求必须逐级签字后才能利用档案信息。

3.2 建立健全企业档案管理安全风险防控体系

首先，企业各级档案管理部门及相关人员应树立正确的管理意识，培养风险防范思想，理顺管理职责与权限交叉等问题。同时，针对档案管理过程中存在的问题，不断修正和优化管理相关准则。其次，企业可以加大管理资金投入，丰富管理设施，努力从硬件条件方面降低安全风险；建立风险管控体系，例如通过加强顶层设计，企业管理层要明确档案人员的考核标准，建立考核指标，并详细做好风险识别与评估工作；强化档案库房的整改力度，加强相关场所的安全防控措施建设，同时在建设过程中始终遵循因地制宜、功能合理、安全保密的建筑原则。通常情况下，依据我国相关法律规定，企业应对档案管理和保管建筑进行单独兴建。对于一些规模较小且资金相对缺乏的企业来说，可以依据实际情况将档案库房设置高楼层内，选址要符合防潮、防火、防暴露、防盗等“十防”原则。最后，完善档案安全风险应急处理，企业要从应急处理的实际问题出发，做好档案物资救援准备措施，提升应急方案可行性，确保在发生安全风险时能及时处理档案资料，相关管理人员也要熟练应急流程和措施，做到突发状况下沉着面对、处理高效，最终将风险损失降到最低。

4 总结

综上所述，随着科技技术的不断革新与发展，企业档案管理模式也在不斷更新，现代化企业的可持续发展对档案管理及安全风险防控工作提出了更高的要求。基于以上，作为档案管理主体，档案管理人员更应该要把档案安全风险防控工作放到管理首位，并更新管理意识，勇于变革，不断提升档案安全管理质量，消除安全风险，从而更好的辅助企业未来实现可持续发展。

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作者简介

李洁（1976-），女，汉族，本科，北京市，研究方向：档案管理。