关于卫生计生综合监督执法局档案管理现代化的探讨

李岩

摘 要：卫生监督档案是卫生监督整体发展的重要组成部分，是一项多层次、多领域的工作，卫生监督档案管理应适应形势的新变化，以高度的责任感和开拓创新的精神，为卫生监督事业的发展服务。在本文中，通过分析卫生监督档案管理工作的现状，提出了科学的指导思想卫生监督档案管理，档案管理工作效率增加的应用信息技术手段，建立科学的卫生监督档案人才培养机制，优化档案的管理机制，档案工作的全面发展服务，大力提升档案工作的影响力和贡献力，为新时期卫生监督事业的发展做出新的贡献。

关键词：卫生计生；监督；档案管理；现代化

持续、有效的卫生监督档案管理活动一直是一个重要的提高卫生监督工作的标准化和现代化的保证，卫生监督企业的档案管理基于整个流程管理的基本前提是卫生监督活动的发展。然而，由于我国卫生监督档案管理工作由于社会因素的影响，仍存在复杂的卫生监督档案管理内容，涉及广泛的管理领域，管理过程复杂，参与管理流程太长，主体和管理本身具有较强的专业性、不确定性和创新。因此，为了促进我国卫生事业的发展，有必要加强卫生监督档案管理。

1 國家标准档案管理内容

根据国家标准的管理系统，工程建设、档案制药、食品卫生、兽药和环境保护应由相应的主管部门、卫生主管部门、农业主管部门和国务院环境保护主管部门来管理。国家质检总局只负责上述国家标准以外的所有国家标准的管理，本文所提到的国家标准和标准档案管理也指的是这一范围。《办法》文件中规定的方法涉及的文件材料多达18种，国家标准在内容上主要是对10种文件的永久保存材料进行文件管理的方法，具体的文件类型有：上级下达的文件、标准草案的审批、标准手册及其附件、意见评审会议纪要或汇总表、标准审核结论函、批准文件、声明、标准公告及其附件、标准修订撤销通知。此外，一般还存放试验验证报告和一些属于长期保管的特殊说明文件。

2 卫生监督档案管理中存在的问题

2.1 卫生与计生中心档案管理设备不足

由于我国经济发展不平衡，各地经济条件不同，档案管理工作还存在许多不发达的地方，许多档案管理工作所需的硬件设施不到位，给档案管理工作带来了很大的困难。现今对我国的地方性卫生机构的调查显示，不少地方还存在着重视科研轻视记录的现象，对于经费的分配也大都将多数的经费分配到科研上，而对于档案的保存以及记录，还停留在纸质的阶段，不少地方没有现代化计算机的辅助，只能将纸质的档案保存在文件柜中，纸质文件的保存也需要合适的环境，温度，以及保护措施。因此各单位应当加强对于硬件设备的建设，加强对于数字化的理解，加强对于信息存储的建设进程。

2.2 卫生监督档案管理的配套机制未充分建立

经历了十年的发展，卫生监督企业体制改革在卫生监督业务的发展上取得了辉煌的成就，创造一个科学、有效的监管模式，专业指导执法的队伍，培养卫生监督的精神，富有特色的档案管理工作背景和基本业务，但是基本的档案业务仍然躺在文件组织系统的次要位置，需要进一步完善文件管理制度创新、文件信息资源开发，拓宽服务渠道和手段对卫生监督的支持。如今的文件管理仍在收集物理文件阶段，电子档案和档案材料的“双轨”集中管理机制上举步维艰，特色专业的档案、文件、重大事件，如文字、语音、图像文件收集等工作还不够。

2.3 卫生监督档案管理的科技含量不高

在许多基层的监督档案管理，仍然使用手工归档操作方式，文件的收集、整理、档案基本上是通过手动操作，一方面，工作量很大，影响工作效率，另一方面在查阅、借用档案非常不方便，在很大程度上影响档案的准确查询和准确的应用，难以充分发挥档案的价值。随着社会的进步和发展的卫生监督企业，包含更广泛的卫生监督文件，所服务的文件对象越来越复杂，越来越多的新档案，仅仅依靠体力劳动不能跟上时代的步伐，而仍未能电脑，扫描仪，和光盘存储技术用于文件管理，将严重限制管理效率和利用效率，手动的文件管理信息过程是缓慢的，不能适应社会发展的要求和当今国家的发展形势。

3 卫生监督档案现代化管理的实施策略

3.1 加大信息化档案管理人才的培养力度

人才在档案管理中起着举足轻重的作用。在档案信息管理的过程中，人们一方面负责管理和运营所需基础设施的建设和维护，另一方面负责软件系统的开发和维护，以及各种档案信息的处理、整理和保存。然而，目前许多计划生育和卫生机构的档案工作人员并不具备这些素质。他们大多缺乏基本的专业知识、计算机和网络知识、档案管理知识和图书馆信息资源管理知识。培养适应当今社会的信息档案管理人才是一项紧迫的任务。首先，要加强一线档案人员的培训，提高一线档案人员的工作能力和知识水平。另一方面，要引进与档案管理相关的管理人才，给他们良好的条件，让他们坚守岗位，发挥特长，加强档案管理人员队伍。

3.2 卫生监督档案管理的规范化建设是档案管理单位的一项

基础的业务工作是档案工作现代化的必由之路。档案管理的标准化不仅要求设备配置的现代化，而且要求管理标准、管理技术和管理思想的标准化，以适应形势的发展和要求。卫生监督领导高度重视档案管理工作。近年来，他们加大了对档案基础设施建设的投入，增加了档案办公用房，配备了电脑、打印机等设备，并要求按照上级规划对档案用房进行改造和布局。利用计算机完成了文件管理、计算机辅助归档、文件各内容的信息存储与检索、文件软件管理、文件仓库管理的集成，从而提高了文件管理的效率和质量。单位使用多媒体技术来存储各种航空公司的文件，如静态图像、手稿、短信、照片、录音和视频。利用计算机的数字形式进行综合处理的文件，这样用户可以查询档案，利用各种形式的信息，如文字、图片、声音和视频在任何时间进行了查阅。改变了传统档案文本、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储，难以有机结合，提高了档案管理和处理的效率。

3.3 做好卫生监督档案的事后监控

事后监视是一种重要的管理活动，指的是对文件管理过程结束后产生的结果进行评估和应用。要做好两个方面的工作：一是设计科学合理的卫生监督档案管理验收指标体系和考核体系。综合考虑卫生监督档案的科学性、完整性、准确性和有效性。二是做好卫生监督档案的后期管理和总结工作。归档文档的形式包括音像、各种数据报告以及材料等，文件的内容涉及到大量的技术信息和数据，有一定的保密性，因此需要具备人事档案管理知识背景的人进行整理。

4 结束语

卫生监督档案管理的主要目的是为卫生监督工作服务。随着公共卫生体制改革的深入，卫生监督机构档案管理工作遇到了前所未有的机遇和挑战，进入了一个新的发展时期。如何充分发挥档案的作用，最终为社会服务，是各级卫生监督机构共同研究和解决的重点和难点。档案管理现代化是推动卫生体制改革不断健康发展的重要力量。各级卫生监督部门要做好档案管理现代化工作，推进公共卫生体制改革。公共卫生监督档案应适应新时代的要求，逐步满足日益增长的业务需求，努力拓展服务领域，彻底摆脱单纯业务的观点，为工作人员和公众服务。

参考文献

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