分析办公室档案管理方式的改进

梁慧敏

摘 要：办公室档案管理工作关系着企事业单位的发展，然而因传统思想影响使得部分单位对此认识不足，以致于档案管理工作落实不到位。尤其在当前信息化时代背景下，各企事业单位应当加强思想重视，不断优化和改进办公室档案管理模式，以此来提高档案管理工作水平。本文先对现阶段办公室档案管理过程中的主要问题进行分析，并在此基础上就如何加强改进和创新，谈一下个人的观点与认识，以供参考。

关键词：办公室；档案管理；问题；改进策略

长期以来，办公室档案管理工作都非常重要，关系着各岗位工作的开展以及企事业单位的发展。在从目前国内各单位以及企业办公室档案管理现状来看，管理方面的问题依然屡见不鲜，以往的管理模式和理念已经无法有效适应新形势要求，以致于各方面工作难以有效开展，加强管理方式的创新与改进势在必行。

1 办公室档案管理问题分析

无论企业还是事业单位，档案管理都非常重要，而且是不可或缺的。在当前社会经济快速发展的时代背景下，传统的办公室档案管理模式已经无法有效适应新形势要求，主要问题表现如下：

1.1 思想上的认识以及重视度不够

对于办公室档案管理人员而言，由于受教育程度、年龄以及实践经验和个人能力等存在一定的差异，因此难以根据企事业单位的实际情况以及时代发展变化等及时转变思想观念，管理手段和方法创新力差。同时，管理人员缺乏系统的知识和技能，管理乏力，难见成效，尤其在档案材料的搜集以及整理和保存过程中出现问题。实践证明，在办公室档案管理工作实践中，如果管理人员的个人职业责任感以及思想道德等达不到客观需求的高度，则很可能会对企事业单位的正常运转产生不利影响。

1.2 管理方式与发展进程脱节

随着社会经济的快速发展，各行各业岗位分工也逐渐的精细化，同时对档案管理过程中的精密性提出了更高的要求，工作量也不断加大，不同类型的档案管理工作方法以及内容和形式等都呈現出多元化态势。新时代背景下，为了适应社会发展趋势，办公室档案管理工作新任务以及新要求更高；然而，实践中可以看到部分部门档案管理方式难以真正贴合企事业单位的实际情况和发展需求。在档案管理工作不能利用软硬件等对档案归类以及云端储存，依然沿袭传统的档案管理方法，以致于档案管理效率难以有效提升，甚至其中一些重要的文件资料经常丢失；办公室档案编辑以及分类和存储过程中，还可能会因人为原因造成操作失误。究其原因，主要是因为采用的档案管理方式和方法与实际情况相脱节，以往的管理模式依然无法有效发挥作用。

2 加强办公室档案管理的有效策略

基于以上对现阶段办公室档案管理工作中存在的问题分析，笔者认为要想加强档案管理以及提高管理水平，应当从以下几个方面着力。

2.1 健全和完善办公室档案管理体系，加强思想重视

办公室档案管理工作中主要是对相关文件资料进行管理，工作人员应当将二者有机结合起来，提高档案管理效率。档案资料管理过程中，工作人员应当对相关文件有所了解，并且简化工作繁杂度，根据现有的条件提前熟悉管理工作，防范上述问题的发生。为此，应当建立统一管理体系，创新思路和方式方法，从思想层面上真正地重视起来，不断创新和改进理念。实践中为了能够增强企事业单位的档案资料管理意识，不断更新办公室档案管理机制势在必行。办公室档案管理过程中应当提高规范化以及标准化水平，根据办公室档案管理工作现状以及发展趋势，设定合理目标，坚持人本理念，并在此基础上建立切实可行的档案管理工作体系。同时，还要不断改进档案管理工作模式，提高从业者素质和业务技能。第一，领导应当重视，将本单位的档案管理工作置于重要位置。加强档案管理，应当从源头上重视，根据本单位实际情况综合考虑各方面的因素，创新和改进档案管理工作方式与方法。第二，健全和完善考核以及奖惩机制。重视档案管理工作，提高管理质量和效率；加强企事业单位档案管理工作管控，激发人员积极性和主动性。第三，对档案管理人员加强教育培训，提高人员的综合素养是档案管理工作水平得以提升的基础和保障。人是办公室档案管理工作中的最核心要素，人员之间的相互配合是档案管理工作的重点。

2.2 创新管理方式和方法

1）加强办公室档案数字化管理。近年来办公室案管理工作量不断增大，而且行业分工更加的细致，实践中为了能够有效降低档案资料编制以及分类和存储等工作流程，降低管理工作出错率，采用先进的数字化技术手段是必不可少的。在此过程中应当根据实际情况，积极引入和应用数字化计算机硬件设施以及相关软件技术手段，比如网络信息技术等，并根据实际需要创建形式不同的办公室档案管理机制，通过制度和机制的落实来有效提高档案管理水平。在数字化办公室档案管理机制建设以及方式创新应用过程中，将以往的纸质档案归入数字化管理系统中，并且采用图纸以及影像等形式增强档案资料的管理。企事业单位各管理部门之间也应当尽可能打破时空限制，使档案文件和资料能够实现云端共享，便于文件材料的调用以及储存，这对提高办公室档案管理实用价值具有显著的作用。在当前的发展形势下，办公室档案管理工作应当提高数字化水平，企事业单位应当将其作为工作的重点来抓，迎合时代需求才能发挥其应用的作用。

2）加大档案管理工作的信息化建设力度。新形势下的办公室档案管理工作中，应当加大档案管理工作信息化建设，提高档案管理工作的科学化以及制度化和规范化水平，这对提高企事业单位办公室档案管理工作质量具有积极意义。基于此，笔者建议将以往档案管理方式与当前先进的信息化技术手段有机结合起来，以此来提高办公室档案管理工作的信息化水平，加强其安全化以及完整化建设。在当前新时期，电子档案已经逐渐取代传统的纸质档案形式，信息时代背景下电子档案成为主流。然而，部分企事业单位办公室档案管理工作信息化水平有待提升，因此应当逐渐将以往的纸质档案模式与现代电子档案模式相结合，采用多种方式来确保办公室档案管理工作实效性。

3）采用智能化管理手段加强办公室档案管理，对传统的管理方式以及服务模式进行改进。在档案管理过程中，归口部门人员可以直接在终端上对文书资料加强管理以及提供优质的服务。企事业单位借助现代互联网技术以及智能终端和软件工具等，建立新型的智能化档案管理与服务方式。一是，从提升办公室档案资料的有效利用率方面着手。企事业单位应当加强与行政机关以及其他社会组织之联系，优选交叉性职能或服务单位合作，构建办公室档案资料共建共享机制。实践中各单位应当根据实际情况以及档案材料的特性等，积极探索上级与下级单位或者跨区域单位之间的相互协作，这有利于提高档案管理工作效率以及节约成本。二是，基于提升服务效能层面，企事业单位建立智能化资料查询和利用终端。各企事业单位可根据实际情况，采用微信公众号、官方APP等现代技术手段，基于互联网平台将微信公众号、APP等与档案管理工作有机连接在一起，为需求者提供优质的服务。三是，企事业单位应当积极搭建智能化平台，以管理系统为基础，将各项档案材料管理工作放在线上终端进行操作；对档案资料管理流程进行优化和重构，从而实现档案管理工作的科技化以及现代化建设。

3 结束语

总而言之，办公室档案管理工作至关重要，企业事业单位应当立足实际，不断创新和改进档案管理理念与方式，这样才能保持与时俱进，才能提高管理效率。

参考文献

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