关于加强机关事业单位档案管理工作的思考

谭凤眉

摘 要：随着社会经济不断发展，各单位、企业都需要适应社会的发展。机关事业单位的管理是建立在良好的档案管理之上的，完善档案管理标准是机关事业单位的基本职能之一，优良的档案管理模式能节约社会资源，能保证档案信息准确地传递、收集和整理，能够提高档案管理的效率，减轻机关工作人员的工作压力，能多方面地提升机关事业单位的综合行政能力。

关键词：事业单位；档案管理；思考

档案管理工作就是对单位的各项工作资料进行收集、整理和保存，并通过档案记录来反映事物发展的具体过程。档案管理工作是办公室工作的一项重要内容，档案管理工作开展的如何，关系到办公室工作水平，也关系到单位整体工作水平。本文从事业单位办公室工作实践出发，就如何加强单位档案管理工作进行思考。

1 机关事业单位档案优化管理的重要性

机关事业单位是处理国家基本事务、直接与老百姓打交道的职能部门，是国家形象的窗口。同时档案管理部门是政府挖掘优秀人才的部门，大量的政府信息储存在这个部门。在机关档案管理部门，档案管理的质量直接反映了员工的工作态度和素质，这些信息对将来员工的晋升是一项重要的指标。社会的快速发展，国家的基本职能单位也越来越多，档案管理的工作也越来越繁杂。每年报考公务员的人越来越多，新时代对于档案管理的要求越来越高，机关事业单位档案管理工作也越来越多地应用到了科学技术，所以需要在保留传统方法的基础上对管理技术进行完善，档案管理工作才能更加规范。

2 现阶段机关档案规范化管理中存在的问题

2.1 工作人员的综合管理能力有待提高

当前，随着信息技术的不断发展和进步，在档案管理工作开展时，虽然信息技术的使用频率越来越高了，许多工作都可以借助信息技术完成，但是在进行档案管理时，其对于工作人员的综合素质依然要求比较高。首先从思想上来说，负责档案管理的工作人员必须要积极的与时俱进，认识到技术和工作方法上的变化对于自身所提出的新要求，要积极的转变自己传统落后的思想。其次，从工作方法上来说，技术在不断的发展进步，机关事业单位档案管理已经实现了人工管理到计算机技术管理的转变，那么工作人员的管理技术和方法也需要与时俱进，这样才能更好的适应时代发展的需要，发挥信息技术在档案管理中的优势。

2.2 现有管理制度落后

目前，许多落后地方的档案管理系统仍然延续着传统的管理体制，档案管理趋于纸质管理，档案管理人员受时间、地点等的影响比较大，无法有效开展服务。当有人要查看某个或固定文件时，文件管理员需要逐个排除，从请求到提交文件的过程需要短则几个小时多则几天，对工作效率造成严重影响，违背了当前事业单位的工作要求。与此同时，传统的档案管理措施需要大面积地开放空间来保留档案，而有些档案因为一些需要永久保存，造成社会资源的严重浪费，违背了当前社会经济发展的原则。

2.3 单位重视程度低，软硬件配置落后

《档案管理办法》和《档案法》的出台为事业单位的档案管理工作提供了规范及运作标准。但是在实践中，部分事业单位在经济效益最大化的认知下，并没有真正认识到档案管理的重要性，导致档案管理工作并没有被真正列入到事业单位的重要议事日程中。年中和年底考核期间档案管理工作质量与考核也缺乏关联性，进而使档案管理工作人员工作积极性不高，管理措施执行效果不明显。由于资金投入不足及重视力度低，部分事业单位的档案管理办公条件差。比如集接待室、档案室和办公室与一体，缺乏档案现代化保护措施，档案柜及档案管理并不整齐统一，日常档案的摆放与管理的规范性和标准性缺乏。

3 推进机关事业单位档案管理工作的策略

3.1 加强档案管理的能力建设

为确保专业档案的完整性，建议专门出台规范档案管理工作的文件，要求每个业务部门指定专人兼任档案管理员，负责本部门文件材料的收集整理，办公室进行业务指导。同时通过定期开展档案知识培训、指派上述人员参加档案专业人员岗位培训等，提高他们档案管理专业化水平。在档案收集过程中实行动态管理，强调材料的完整性、工作的延续性，保证档案管理工作贯穿始终。比如：修缮工程档案，从项目申请立项开始，即开展材料收集、整理工作，工程设计、预算编制、工程招标、现场施工、验收竣工、结算审核等各个环节的材料都记录收集起来，形成一条完整的信息链，以一项工程一档的形式，定期移交办公室保管。这样，当修缮工程项目在未来使用过程中出现问题或需要维护时，都可以依据原始档案进行快速和有效的解决，取得提高工程质量的效果。

3.2 推行精细化管理、建立长效机制

传统档案管理工作之所以存在种种问题，一个根本性问题在于粗放式管理思想和形式长期存在，不仅缺乏规范化标准化，而且造成管理工作低质低效。因此，推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化就需要坚决转变粗放式管理的弊端，推行精细化管理、建立长效机制。即，要从机关事业单位档案管理工作实际出发，从档案规格、形式、内容、使用材质、交接形式、时限、保管方法等各环节着手，最大限度实现管理制度的细化，使档案管理不仅满足流程清晰、步骤详尽的要求，也能实现考察、评价、审核的可量化操作。而为了确保档案管理工作规范化标准化的有序推进，机关事业单位还要建立健全具有足够针对性的定期审查、考核、评价制度。比如，在每年年终业绩评价时，审核各办公室、机构等档案交接登记表，检查交接时间、人员签章、填写内容等的完整性、准确性。再结合登记表抽查或全面审查与之对应的档案资料实物。一旦发现存在错误或疏漏，则不仅涉事者本人需要承担相应责任，其所在办公室、机构等也要负连带责任。

3.3 丰富档案管理模式，强化信息技术应用成效

新时期的档案管理可按照全面管理的操作要求，丰富数十种登记方式，登记方式的选择以操作便捷性、可实时更新信息、能全面及时掌控工作进程并快速准确找出工作中的问题为目标，在管理模式的选择中，征求相关部门的建议和意见，可尝试在信息技术的辅助下选择不同途径进行信息的分类处理和归档、保存。强化信息技术融入力度实际是为了确保所有档案的整理和汇总均能明了清晰，且与各部门的具体工作均一一对应。因此，在引入信息技术时，可结合事業单位的档案管理要求构建现代化高效的网络链，并运用计算机准确无误的掌控和编排档案，使用计算机语言为档案分类编号、入库。特殊类别的答案可按照年代、从事专业、单位机构名称或者领域差异等编号。

4 结语

新时期机关事业单位档案管理工作规范化标准化的推进需要从过去粗放式管理转向精细化、信息化、量化管理的新模式，要从基层设计到具体实践各环节落实管理责任制。同时，也不能放松对于专业人才队伍的建设，特别要剔除不适应时代客观要求的从业者。只有从客观的机制建设到主观的队伍打造全方位着力，才能推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化，同时实现社会事务管理工作全局与时俱进、转型升级。

参考文献

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[2]陈姬.信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018，No.297（16）：98.

[3]陈凤.机关事业单位档案管理的重要性分析[J].管理观察，2018（02）：79-80.