从档案管理的角度论述多个办案系统同时使用存在的问题及相关建议

谢静

摘 要：在法院的档案管理工作中，同时使用两个或者多个办案系统导致检查归档和数据统计的难度都增加，统一办案系统成为必然趋势。但统一办案系统也需要方法，除了择优选择和慎重考察之外，还需要制度制约，最终让办案系统真正做好服务保障工作，提升工作效率。

关键词：档案管理；办案系统；工作效率

全国法院当前使用的办案流程管理系统（以下简称办案系统）有北京华宇、南京通达海、四川迈维、青岛东软、广东亚仿及深圳砺剑等。自2016年，全国法院又统一采用南京通达海研发的执行案件流程管理系统（以下简称通达海），故当前全国很多法院都会同时使用通达海及另外一个或者多个办案系统。笔者从档案管理的角度出发，结合实践经验，论述同时使用两个或多个办案系统存在的问题，并为今后统一或者更换办案系统提供一些参考建议。

同时使用两个或者多个办案系统，增加了检查归档的难度。法院当前办案系统的功能非常强大，可以智能地统计核算出一个系统内各类案件的横向及纵向对比数据。比如，同期各类案件之间的对比数据以及各类案件与往年同期的对比数据。但系统发挥强大功能的前提是拥有完整的数据，所以所有的案件信息必须统一到一个系统中，那么对于执行之外的案件没有使用通达海的法院来说，必须要将通达海的案件信息转移至另一系统。因为从成本上来说，通达海仅有执行一类案件，而另一个系统包含其他案件的所有数据；从可行性来说，另一个系统已经磨合成熟，能够满足相关法院的各项需求，而通达海刚启用，各方面还未磨合成熟。所以，从通达海转移数据至其他系统成为必然。由于系统之间的差异大，数据在转移的过程中常常会出错，为了保证数据的准确性，档案员就需要同时登录两个系统检查归档，核对两个系统上的数据，核对无误后再在另一个系统上点击归档。一旦发现错误，必须登录两个系统才能找出错误产生的环节——是书记员扫描环节还是系统数据转移环节，最后再有针对性地改正错误。检查归档的难度由此而提升。

同时使用两个或者多个办案系统提升了档案统计难度。每个月档案部门需要统计结案案件数、归档案件数及其他特殊情况不能归档的案件数，这样除了能详细了解每个月的归档数据之外，还能避免遗漏案件归档，提升诉讼档案工作的质量。由于结案和归档信息并不能完整地在两个系统上传输，所以当前统计数据时，需要先登录一个系统统计，然后再登录通达海核对执行案件数据，一旦两个系统的执行案件数据不一致，档案员必须仔细核对两个系统上的每个执行案件，找出数据差异的原因，然后再向相应的系统维护人员反馈修改。这些工作都在无形中增加了工作难度。

综上，从档案管理来说，两个或多个系统同时使用给工作带来了很多不便；从通达海来说，将通达海的数据升级为各个系统完全能接受的数据，难度也很大，目前很难实现；从案件数据统计的需求来说，数据转换不畅也会给各种统计需要带来困扰。由此可见，统一全国法院办案系统必然成为将来的趋势。笔者从档案管理的角度出发，为统一或更换系统提供以下建议。

一是做好调研，择优选择。利用全国很多法院使用两个办案系统的现状，开展统计调查工作，因为同时使用两个系统，两个系统之间的特点和差异能更客观地感知。调查内容可以包括各个系统有哪些共同的功能和各自独特的功能，系统设置是否便捷合理，是否有能力及时改进，各个法院对当前使用的系统是否满意等等。通过调研初步了解各个系统的基本状况和用户的满意程度，从而择优选择系统。

二是三思而后行，慎重启用新系统。法院的办案系统不宜经常更换，一方面经常更换系统，由于系统之间的差异，数据在传输的过程中可能会错误或者丢失；另一方面，因为没有足够的磨合时间，每个被使用的系统都无法成熟，难以充分发挥作用。因此，选择新系统一定要慎之又慎。

首先要考察使用新系统的必要性。新系统开发得是否更科学周到？旧系统是否真的无法逾越新系统？真的必须更换吗？如果上述问题的答案都为肯定时，再开始考察新系统。

其次要考察新旧系统能否完全挂接，数据能否正常迁移。旧系统的数据能否被新系统接受，这一点一定要通过实践来论证。因为现实中常常发现新系统只能接收一部分数据的情况，所以实验的数据量要大，数据种类也要多样，仔细核查反复尝试，直到準确无误才能正式投入使用，以免数据导入错误，影响案件的归档率和借阅利用，甚至丢失案件信息造成难以弥补的损失。

再次还要认真收集新系统试用的反馈意见。“实践出真知”，反馈信息应当源于使用者，通过收集反馈意见，获取最真实的使用体验，客观仔细地评判新系统的使用价值。

最后还要注意考察系统运行维护能力。系统的运行维护能力与今后的使用体验息息相关，甚至可以决定新系统的质量。再科学完善系统也会有漏洞，还会出故障，漏洞和故障都不可怕，可怕的是故障无法及时解除，漏洞无法及时修补。到那时，工作无法顺利开展，法院工作将陷于“进退两难”的被动状态。所以为了避免此种状况，一定要考察后期维护系统的团队能力，因为强大的系统维护能力来源于能力和责任心都出众的系统维护团队。

三是制定完善的系统考核体系和淘汰退出机制。全国法院办案系统一旦统一，被选定的系统必须兼顾全国法院的各种不同需求。每个法院的实际情况不同，需求差距也很大，甚至会互相矛盾。比如，通达海的一个规则是“案件结案后，案件信息将不再能修改”。这个规则看似科学合理，但不同的法院对此会有不同的意见。对案件质量评查能够覆盖所有案件的法院来说，这个规则能帮助案件质量评查部门准确查出所有错误，及时分析错误原因，从而对症下药提升案件质量。但对于只能抽查案件质量的法院来说，案件质量的初步把关在档案部门，档案员检查归档时发现错误就需要及时修改，比如合议庭成员错误，漏填书记员信息，当事人信息不完整等等。如果此类错误不能修改，后期很难再有专人去检查，那最终难免会影响案件质量。所以，被选定的系统需要根据不同的需求，灵活调整不同法院的系统规则。无论遇见什么样的需求，被选定的系统都应该做好服务保障工作——愿意洗耳恭听意见并能想方设法找出策略，这除了需要系统维护人员具备强大专业技术能力，还必须拥有耐心、细心和责任心。如何保证系统维护人员拥有以上能力？当然不能靠自觉，必须要靠系统开发商竭尽全力去管理系统维护人员，那就要有能真正影响其利益的制度。所以法院需要制定完善的考核办法，明确奖惩机制和淘汰退出机制，从而给被选择的系统施加压力，促使系统开发商选拔优秀人才，积极解决问题，主动完善系统。避免系统因为被选中而放松怠慢，最终让系统充分发挥技术力量，真正提高法院办公办案的效率。