提高档案管理科学化水平的策略分析

王蕾

摘 要：档案管理是重要的基础性工作之一，随着科学技术的进步和发展，档案管理模式也实现了优化升级。在这样的情况下，应该积极提升档案管理科学化意识，积极利用信息技术的优势，不断完善档案管理工作，促进档案管理逐渐朝着科学化和高效化的方向发展。本文在深入分析档案管理特点的基础上，较为详细的阐述了提升档案管理科学化水平的有效对策。

关键词：档案管理；科学化；有效策略；研究

对于档案管理部门来说，在实际工作过程中，应该不断完善档案管理形式，提高档案管理水平，以便提供更加优质的档案服务。但是随着科学技术的发展和进步，传统档案管理模式逐渐暴露出了较多的问题和缺陷，这些问题在很大程度上影响了档案管理和利用服务水平的提升。因此在实际的档案管理工作过程中，应该积极利用先进的科学技术，提升档案管理质量，促进档案管理实现科学化，不断升级服务形式，切实提升档案管理的整体水平。

1 当前档案管理工作中存在的主要问题

1.1 档案管理形式单一，缺乏多元化特征

档案管理和利用服务形式是随着时代的不断发展而逐渐完善的[1]。在传统的档案管理和利用服务形式下，由于许多人还没有意识到档案在社会经济发展过程中的积极作用，因此档案的利用形式也仅仅局限于查阅之上，所以此时的用户需求非常容易满足，只要在用户需要的时候能够提供查询服务，就可以较好的完成相应的工作，所以传统的档案管理观念之中，对于服务的认识也仅仅停留在查阅之上，档案利用形式十分单一。但是随着经济技术的发展，人们的思想和意识较之前相比也有了大幅度提升，档案的重要性也逐渐凸显了出来，但是在利用档案的过程中，档案管理机构和人员的思想意识仍然停留在查阅服务之上，这就出现了档案利用服务形式滞后于用户实际需要的情况。

1.2 档案管理人员素质有待提升

工作人员是完成档案管理和利用工作的主要载体，因此工作人员的专业素质对于档案利用服务质量有着十分关键的影响。正如前文所述，传统的档案利用服务大多集中在查阅之上，服务工作形式简单，每个人都可以较为轻松的完成[2]。但是在社交媒体环境下，档案利用形式发生了根本性的转变，信息技术的应用逐渐成为档案利用服务的重要组成部分。这样，一些传统的档案管理人员就会出现无从下手的情况，因为这些工作人员对于信息技术不够了解，不知道该如何将其应用到实际的工作之中，这就在很大程度上影响了档案管理和利用服务发展。

1.3 档案管理观念陈旧，缺乏科学化意识

档案管理工作在我国已经有较长时间的发展历史，在长期的档案管理和利用过程中，已进形成了较为完善的管理模式[3]。但是随着社会的不断发展和进步，传统的档案管理模式仍然停留在原来的位置之上，缺乏创新意识，从而导致档案管理和利用服务形式滞后，跟不上时代发展的需要，也无法满足用户对于档案利用的实际需求，长此以往，将大大降低档案利用服务的整体水平，档案在社会经济发展过程中的积极作用也无法得到切实有效的发挥。出现这种现象的主要原因就是档案利用服务观念传统，管理者缺少相应的发展和创新意识，没有意识到社交媒体环境下的发展机遇，从而影响了档案利用服务水平提升。

2 提高档案管理科学化水平的有效策略

2.1 转变传统档案管理模式，提高档案科学化水平

在信息技术充分发展的环境下，要想实现档案利用与管理水平的有效提升，转变传统档案利用服务观念是首先应该关注的问题。在此过程中，档案管理工作首先应该树立以用户为中心的管理观念[4]。将传统的被动式服务逐渐向主动式服务过渡。对于档案管理与利用服务工作来说，应该积极利用现代科学技术，与用户之间建立一种良好的沟通和互动机制，对于用户信息进行有效的加工和整理，从中找到用户的实际需求，进而对档案利用服务模式进行针对性调整，不断提升档案管理与服务水平。除此之外，还应该充分分析用户对于档案利用的偏好，然后将档案馆中能够满足用户需要的档案信息及时公布，从而使用户能够享受到实时的个性化档案利用服务。

2.2 整合行业资源，促进档案管理融合发展

档案管理是一种综合性较强的工作，需要多方面的协同和配合，这样才能起到良好的效果。所以在当前时代环境下的档案管理与利用服务过程中，档案管理部门应该利用信息技术，将档案信息转变成声音、文本以及图片等多种形式，多样化、全方位的向用户提供档案信息，与用户之間形成双向交流的互动沟通形式。也就是说，传统的纸质版档案信息传递模式已经落后于时代发展，对于纸质档案的数字化处理也只是简单的信息化应用，所以在实际的档案利用服务之中，应该积极整合相关资源，融合社交媒体的优势作用，有效发挥社交媒体平台的传播效应，促进档案利用服务和社交媒体实现融合发展[5]。在此过程中，档案服务人员的专业素质也是十分关键的，档案管理部门应该积极采取有效措施，提升工作人员专业素质，使其具备良好的社交媒体应用素质，为档案利用服务工作的有效开展奠定良好基础。

2.3 建立完善的档案管理科学化工作机制

信息技术的主要优势就在于其互动性和社交性，所以在这样的环境下，交流和沟通是非常重要的。所以在现代科学技术环境下的档案管理之中，应该积极强化公众参与，提高开放性，和用户之间建立一种良性的沟通和互动机制，并且将其作为档案管理的日常工作进行强化。由于信息技术的不断发展，公众具有更多的话语权，可以在媒体之上发表自己的看法和声音，对于档案管理与利用来说，这既是机会，同样也是挑战[6]。所以在未来的档案利用服务与管理过程中，相关部门应该牢固树立开放性理念，加大档案管理和利用的信息化建设，积极利用社交媒体功能，与用户之间构建一种双向交流，互动沟通的模式，提高档案管理和利用服务的信息化水平，从而逐渐构建起一种基于社交媒体新技术的档案利用服务格局。

3 结语

综上所述，档案管理形式科学化是未来档案管理工作的主要发展趋势，也是适应社会发展需要的必要条件。所以在未来的档案管理实践中，相关部门应该积极转变传统观念，不断优化档案管理模式，积极利用信息技术，提高档案管理的整体水平，与用户之间建立一种良好的沟通机制，及时了解档案需求情况，有针对性的调整档案管理和利用服务形式，积极整合行业资源，促进档案管理工作逐渐朝着科学化和智能化的方向发展。

参考文献

[1]贾延梅.提升档案管理人员素质推进档案管理科学化[J].科教导刊-电子版（上旬），2019（2）：266.

[2]任忠萍.实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化的思考[J].赤子，2019（10）：176.

[3]张海鹏，刘一辰，庄伟杰.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].法制博览，2019（2）：298.

[4]王艳玲，李建东，李可.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].农家科技（上旬刊），2019（1）：237.

[5]赵秀花.基于医院会计档案管理的科学化及信息化管理方法分析[J].卷宗，2019，9（2）：35.

[6]周斌.基于ERP平台的大型医院基建工程档案科学化管理的探索[J].中国科技投资，2019（4）：236.