人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革

王巍

摘 要：在信息技术的逐步发展过程中，传统的档案实体管理在人事档案管理中存在的问题逐渐暴露出来。这些问题的存在严重影响了人事档案管理工作的发展。因此，需要采取有效的方法。改革档案实体的传统管理，将档案实体的传统管理转变为信息管理，进一步促进人事档案管理的发展。本文主要对人事档案管理从传统的档案实体管理到信息管理的改革进行了简要的探讨，仅供同行交流和借鉴。

关键词：人事档案管理；传统档案实体管理；信息管理

在人事管理系統中，人事档案管理是人事档案管理的重要组成部分。人事档案管理的内容主要是记录人们的活动和思想，是人们生活轨迹的重要载体。它主要针对人才的信息进行详细记录，是提供人才的主要参考依据。加强人事档案管理，可以大大提高人事工作的效率，使人力资源得到合理的开发和利用，有利于促进社会经济的发展和建设。针对传统人事档案管理中存在的问题，合理的解决办法是将传统的档案实体管理转变为信息管理，实现人事档案管理的可持续发展。

1 信息管理改革的必然性

由于传统的人事档案管理存在着较为严重的问题，传统的档案实体管理已不能满足当前社会发展的具体要求。因此，有必要将传统的文件实体管理转变为信息管理。可以说，人事档案管理从传统的档案实体管理向信息管理的改革有其必然性，但改革的方向值得深思。

所谓信息管理，是对传统的档案管理模式进行有效的转变，将信息技术应用于档案管理模式，发挥信息管理对档案的作用，使档案管理更加规范化和系统化。实施档案信息化管理，可以有效提高档案管理效率，有效降低档案管理成本，方便查阅档案，同时减少人员损失和财产消耗。实施档案信息化管理，就是要合理利用先进的信息技术，对档案管理过程实施有效的控制，保证档案信息化管理的有效发展。使企业或相关单位能够有效地实现数字化和信息化。由于传统的人事档案管理存在着较为严重的问题，传统的档案实体管理已不能满足当前社会发展的具体要求。因此，有必要将传统的文件实体管理转变为信息管理。可以说，人事档案管理从传统的档案实体管理向信息管理的改革有其必然性，但改革的方向值得深思。

所谓信息管理，是对传统的档案管理模式进行有效的转变，将信息技术应用于档案管理模式，发挥信息管理对档案的作用，使档案管理更加规范化和系统化。实施档案信息化管理，可以有效提高档案管理效率，有效降低档案管理成本，方便查阅档案，同时减少人员损失和财产消耗。实施档案信息化管理，就是要合理利用先进的信息技术，对档案管理过程实施有效的控制，保证档案信息化管理的有效发展。使企业或相关单位能够有效地实现数字化和信息化。

2 信息管理中可能存在的问题

2.1 对信息化认识不足

在信息管理的过程中，如果相关管理者对信息化缺乏深刻的认识，对信息化的认识不够，就不能充分认识到发展信息管理的重要性。在这种情况下，即使进行信息管理改革，在改革过程中也会遇到各种障碍。因此，人事档案管理不能发挥有效的推动作用。

2.2 信息安全系统不够健全

人事记录是个人发展，涉及个人隐私。因此，人事档案一直是一种保密状态。由于人事档案涉及重要的个人资料，特别需要加以保护。一旦人事档案资料被泄漏，就会使人事档案的安全性消失，从而无法保证人事档案中的个人隐私的安全性，并会暴露个人隐私。但我国目前的信息安全体系建设还不完善，存在很多问题，使得信息管理存在很大的问题。

2.3 资源建设与人才建设不协调

在实施信息化管理的过程中，如果相关组织单位没有在组织建设中发挥应有的作用，就没有合理的资源建设和人才建设的优化配置。这将加大人力资源建设和人才建设投资的难度。如果人力资源得不到有效保障，人力资源的开发就会失去动力，在实施信息化管理的过程中，资源建设与人才建设之间就会出现不协调的问题。

3 改革的具体措施

3.1 加强对人事档案管理的理解

要有效培养管理人员和工作人员的意识，使人们充分认识人事档案管理的重要性，进行思想上的转变，使人们重视人事档案管理工作。这不仅有利于推动人事档案管理工作的改革。使人事档案管理工作更符合当今社会发展的要求，使人事档案管理工作能够正常进行。此外，为了提高对档案管理的认识，还可以有效提高相关档案管理人员的综合素质，使管理人员的管理能力得到合理提高，相关管理人员将逐步加强对人事档案管理服务的重视，以开展高质量的人事档案管理服务，实现勤奋工作、爱心奉献，使人事档案管理从传统的档案实体管理向有效的信息管理改革转变。

3.2 建立信息网络管理

信息管理是将计算机和网络技术应用于人事档案的管理。计算机技术的应用标志着人事档案对信息管理的改革，也是改革的必要条件。这需要管理模型的先进性。将先进的计算机技术应用于档案信息管理，提高人事档案的管理水平和管理效率。

3.3 建立健全的记录管理系统

完善的管理制度是工作顺利进行的保证，人事档案管理也是保证。在借鉴以往传统档案管理体制的基础上，综合考虑诸多因素，不断完善档案管理体制，使档案管理工作的顺利进行有了很好的保证。

4 结语

总之，人事档案是人们活动的详细记录，是数据和信息的载体。人事档案的有效管理，可以使人事档案的相关工作顺利开展。虽然我国现行人事档案管理制度和规章制度还不够完善，还需要进一步完善，但只要合理实现人事档案管理由传统的档案实体管理向信息管理的改革，加强档案信息管理，就能使人事档案管理工作顺利开展，实现人事档案管理的可持续发展。

参考文献

[1]张同芹.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].科技致富向导，2013（30）.

[2]王晓梅.人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革[J].才智，2012（13）.

[3]韩淑华，王建猛，刘丽梅，岳丽君.高校人事档案管理存在的问题与对策[J].河北科技师范学院学报（社会科学版），2011（03）.