论档案管理在水利工程建设中的重要性

刘悦

摘 要：水利工程一直是我国重要的工程建设，和人民群众生活息息相关，是人民生活的重要保证.水利工程的主要工作内容包括防洪、除涝、灌溉、发电、供水、围垦、水土保持、移民、水资源保护等，还包括配套和附属工程。工程的主要特点是建设周期长，建设过程中会形成大量的信息和文件资料，形成科技档案。

关键词：档案管理；水利工程；建筑实施

1 必须高度重视水利工程档案管理

1）水利工程档案是水利工程在前期、施工期间、竣工验收等工程建设和管理活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、照片和计算机软件等不同形式的历时记录，是国家的宝贵财富。必须切实加强档案管理工作。

2）水利工程建设项目普遍周期长、涉及面广、内容繁多，因此档案资料数量相对较多，参与项目设计、建设、施工的部门众多，档案移交时间相对过长等客观具体因素的存在都或多或少对档案管理有一定的影响。

3）水利工程项目档案是按照一定的方法把工程在建过程中记录的文字资料、施工设计图纸、原始数据等材料进行分类整理，这些项目档案准确的反映了一项水利工程建设的全过程。对水利工程项目档案管理一定要给予高度重视。

4）施工前所形成项目决策、审批、投标等资料都需要进行储存保存管理；施工中所形成的检查报告，竣工验收所形成一系列的验收文件都是工程项目档案的具体表现。工程项目档案记录了整个项目从始到终的全过程，是最原始准确的记录，是反映该工程项目的重要资料，更为工程项目管理提供了重要数据资料。

5）水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。各参建单位必须将其纳入工程建设的全过程。 按照〝统一领导，分级管理〞的原则，切实加强领导，明确职责，确保档案规范化管理。从水利工程建设开始就进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；严格按照档案管理文件标准执行以下内容：检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档并向档案馆的移交工作。工程建设的专业技术人员和管理人员要切实做好归档工作，将水利工程工作中各个时期形成的各种原始文件材料进行科学的分卷建档，并进一步做好收集、整理、归档水利工程各个时期文件资料档案的工作。

2 档案管理在水利工程中的作用

1）水利工程档案是积累水利建设经验，进行水利建设技术储备的手段，水利工程档案详实的记录了水利建设生产的全部过程，它就如摄影机般还原了一些珍贵的历史镜头：它是储备汇总水利工程技术、对水利工程难题进行专业技术攻关，直至水利工程最后竣工，取得了宝贵的第一手资料。

2）水利工程档案是进行水利规划建设的基础，水利规划就是对水利建设中的各种客观条件、因素和基础等进行全面、综合长远的预测和设想。

3）水利工程档案是水利建设和管理的重要依据，是水利工程建设科学资源储备的宝库，是各种大型工程、在建工程和隐蔽工程前期攻关课题成果资料的总结，是永久保存的水利设施建设的重要科研资料，不论任何时候都必须以档案作为依据，进行合理的、科学的规划、建设和管理。

4）水利工程各种文件材料的收集，归档文件材料要严格执行档案管理标准，确保水利工程档案管理工作的完整、真实、准确、系统和安全。要求归档文件字迹清楚、图表清晰整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。需要对数据进行高效率的文件处理、信息查询及反馈、存储工作的管理。

3 水利工程档案管理需要改进的方面

1）水利工程档案管理长期存在一些错误的观念，只重视工程的建设过程却轻视工程档案的管理，工程档案管理工作质量不高，特别是很多中、长期水利工程档案管理混乱，档案资料乱堆乱放，脏、乱、差；待工程竣工验收时才发现档案收集、整理不合规范要求。这种现象必须及时整改，领导要重视水利工程档案管理队伍的建设，齐抓共管水利工程档案管理工作。

2）单位要根据工作需要配备政治条件好、业务能力强、能胜任工作的档案管理人员。档案工作人员要忠于职守，热爱本职工作，具备专业知识，具有从事档案工作的资格和规定学历。保持档案管理人员的相对稳定。

3）工程建设项目是百年大计，工程建设项目从立项开始，建设、监理及施工等参建单位要指定一名专职档案管理人员或工程技术人员负责文件、图纸、计算数据，还有各个时期产生的照片、胶片、录音、录像等声像记录资料的收集、整理、归档管理工作。归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。做好立卷、归档后永久保存工作。定期召开建设项目档案工作会议。加强和完善有关的制度建设，是做好建设项目档案管理工作的根本保障。

4）重点建设项目档案涉及很多方面，贯穿于工程全过程，在水利工程建设过程中形成了大量的原始资料，参与技术和施工的全部人员对项目最了解，大量项目档案资料都是参与施工的技术人员日夜辛苦记录整理出来的资料，在以后的年代建设下一个工程项目时，他们又将再次利用到这些项目档案资料，他们是档案利用的主体，技术和施工人员参与档案管理是义不容辞的责任，必须发挥全员参与的档案管理的意识，参与档案收集、整理，遵循档案形成规侓，在水利工程工作中及时对工程档案技术资料进行整理归档管理，并编辑成电子文件信息技术存储形式进行永久性的保存。加大对档案开发利用。用这种高科技方式对档案资料进行科学合理的管理。

4 水利工程项目管理中要认真做好设备档案的管理

1）设备档案管理得好，除了能使操作者正确掌握设备的性能，正确使用和维护，延长设备的使用年限外；还节省水利工程项目的投资。外购设备时随机材料应及时归档，众所周知水利工程项目中使用的各种不同类型的设备价值都有上百上千万之巨，設备管理主要责任人要加强责任心，杜绝设备管理不规范的操作和疏忽大意的漏洞，操作者要严格按照设备说明书进行正常操作，设备按规定的时间进行日常的维护、保养和检修，这些上百上千万元的设备有时只因为小毛病没有及时更换零件及时检修而报废，这样势必会给水利工程建设造成巨大的损失。

2）做好设备档案管理工作，严格执行归档制度，设备档案材料的收集、归档工作首先要建立制度、健全机构、形成网络，设备档案材料在管理过程中，有关单位应根据收集、归档制度的规定，指定专人负责，认真抓好设备文件的形成、积累、归档工作；科技人员要对设备的使用、维修、改造，做到有活动就有完整的记录，以便确保设备档案文件材料的完整、系统、准确。

3）档案管理部门必须用一流的服务、一流的管理手段，妥善保管好设备档案，千方百计地为设备使用者提供便利条件。消除设备操作者的后顾之忧，让使用者深感档案文件材料归档的好处。使其更加积极、主动地将设备档案文件材料及时归档。

4）水利工程档案管理（其中包括设备档案管理）都要进入信息化管理。水利工程档案信息化就是指在水利工程档案管理中应用计算机信息技术对水利工程档案中取得的大量原始资料进行整理归档和开发利用，水利工程档案信息化建设是信息技术数字化建设的过程，是信息存储管理的过程。水利工程档案管理工作是水利工作基础的重要组成部分，水利工程档案管理信息化建设是水利工作的重要环节，其内容包括档案管理信息数据库建设、档案管理信息网络建设、信息资源开发利用。

5 完善水利工程建设项目档案管理

1）水利工程项目档案管理工作是一个非常重要的收集工程技术资料过程，能够为工程技术改进、技术参数查询、技术责任认定提供科学的依据，是控制检验水利工程质量的重要依据和环节，是提高水利工程管理有效手段。

2）实行文件形成单位立卷制度，归档的文件材料要遵循其形成的规律和特点，保持文件之间的相互联系，准确反映工程建设与管理活动的真实内容，便于利用和保管。档案工作与工程建设坚持同时建档的原则。

3）水利工程建设项目档案归档后，由单位档案部门统一进行管理。工程建设项目档案要及时验收，分三个方面进行：首先对工程项目档案的基础管理工作进行验收；其次是对工程项目档案的完整、准确进行验收；最后对工程项目档案的安全状况验收。切实保证工程项目档案的完整性和安全性。

4）凡属基建档案资料的收集范围有基建计划、规划、总结和请示报告都应整理归纳入该基建项目内。在水利工程档案管理过程中，要做好水利工程档案的管理工作，必须全面、完整的收集基建档案资料，保证基建档案的完整、真实和有效利用。

5）水利工程项目档案的归档范围：对于工程建设项目有关的重要活动，记载工程建设项目主要过程和现状，具有保存价值的各种文件资料，应收集齐全，整理立卷后归档。水利工程项目归档文件应为原件，水利工程项目文件的内容必须真实，字迹工整、印章清晰、资料完整、干净、幅面整洁。

6）档案部门在竣工验收工作中，要注意每项归档材料必须做到图纸与资料数据相同，签字手续完备，要认真执行高标准、严要求，以保证水利工程项目档案管理的质量。

7）水利工程项目档案验收做到规范、严格把關，这是保证项目档案质量的重要环节，档案验收工作的重点是检查项目前期文件、隐蔽工程材料和竣工图编制；对建设周期长工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠正，以确保资料齐全完整和准确。

6 结束语

档案管理工作是水利工程建设项目的重要部分，同时也是确定竣工验收的一个非常重要的依据。对水利工程建设各个时期的资料进行收集、整理和归档，为水利工程的建设、验收、竣工提供科学准确的数据，档案管理者，必须高度重视这项工作，利用计算机软件等各种现代化设备，进行档案管理信息化网络建设，完成档案管理工作，提高档案管理的利用率，更好的为水利工程建设项目提供服务。

参考文献

[1]熊洁，浅谈水利工程档案的管理[J].山西建筑，2011（09）.

[2]王萍，电子档案安全保护措施的局限性及对策分析[D].籍安学研究，2007（5）.