完善高校成人教育学籍档案管理的建议

侯敏

摘 要：学籍档案管理是教学管理中的一个重要环节，学籍档案记录了学生在校期间的生活、学习等方面的表现。高校成人教育不同于全日制大学教育，它有自身的特殊性，因此相关的学籍档案管理也有所不同。本文就完善高校成人教育学籍档案管理的方法进行分析研究。

关键词：高校；成人教育；学籍档案管理

1 成人教育学籍档案管理存在的问题

1.1 重视程度不够

在高校的学籍档案管理中，成教常常被教育工作者忽略掉，不少高校认为成教的学生可管可不管，因此并没有设置专门的学籍档案管理部门并配备专职人员。学籍档案的管理大部分由教务处直接管理，但是在实际的管理中他们重视对全日制学生学籍档案的管理，忽视对成教学生档案的管理。工作上的不重视常常导致成教学生的学籍档案漏洞百出，一些人为填错及漏填的情况较为严重。

1.2 学籍档案完整性不高

成教学籍档案通常包括入学通知书、学籍卡以及毕业登记表等，当学生修完全部课程达到毕业条件时，他们可以将档案领走然后转移到当地的人才交流中心，或者是参加工作后，让单位开具介绍信进行领取。然而很多成教学籍档案的资料不齐，主要表现在以下几个方面：第一，缺少入学通知书。入学通知书是学生是否具有入学资格的唯一凭证，新生在报到时必须持入学通知书。然而在学生报到完之后，部分高校并没有集中收缴管理入学通知书，有的自行保管，有的入学后不久就将其丢弃。第二，缺少照片。学生的照片是在他们高考报名时，报名系统根据考生填报的信息自动生成考生信息表。但是由于管理上的不规范严谨，导致部分学生的档案中没有照片，这就大大降低了学籍档案的权威性，同时也直接影响到他们毕业后找工作。

1.3 学籍档案保管条件差，管理模式落后

部分高校的学籍档案管理受制于地理环境不佳、经费不足以及领导重视程度不够等，造成纸质学籍档案存放较为混乱和无序，部分高校并没有自己的专业库房，并且存放档案的地方经常换地方，这样极容易造成档案的丢失及不利于档案的检索和查找。较差的存放环境还容易造成档案的受潮损坏等。随着互联网技术的快速发展，尤其是互联网+的大力运用，大部分的高效学籍档案管理都在逐渐信息化，但是成教档案管理的信息化程度较低，存在着严重的滞后性。尤其是部分高校的管理还是以传统的人工管理为主，工作量大，工作效率低下等现象普遍存在。

2 完善高校成人教育学籍档案管理的建议

2.1 高度重视，建立有效的管理机制

要完善高校成教学籍档案的管理，就要引起学校自上而下的高度重视，重点从以下几个方面入手：首先，一方面加大对现有从事档案管理的人员进行技术培训，重点培养他们利用计算机进行现代化管理的能力。另一方面，从社会上引进具有高素质的专业人士。与此同时，要加大对管理人员的考核力度，鼓励和引导他们掌握更多的理论知识和娴熟的技能。其次，加大学生参与管理的力度。学籍档案管理开始于新生入学的学籍注册，结束于他们毕业，在整个在校学习期间，他们的学习成绩和学业表现都会被记录在籍。学生们在学籍填写阶段，并未意识到自己所填内容对今后产生何种影响，他们在填写阶段不认真对待，存在应付现象。因此，学籍中信息漏填、错填等现象尤为突出。为了避免出现这种低级错误，在学籍表格填写之前管理人员要对他们进行专门讲解，规范他们的填写行为，引起他们思想上的重视。只有这样学生才会主动配合管理人员，为档案建立开好头。最后，班级主任要做好档案内容的审核，尤其是要逐项核对学生们的填写是否存在错填、漏填现象。

2.2 補充信息，完善材料

学生学籍档案的完善要从学生入学那一刻开始，尤其是学生入学后要第一时间回收入学通知书，由班级主任整理后交给学校学籍管理部门统一保存。另外在新生填写学籍材料时，要求学生们提供统一规格的彩色免冠照片，杜绝学籍档案没有学生照片的现象。除了学籍档案中必须要有的材料外，学生在学习期间产生的违纪、转专业及留级等行为都要及时记录在籍，同时要将相关的证明材料附上，以便有据可查。

2.3 完善硬件设施和管理模式

硬件设施的完善要加大资金投入力度，完善办公条件及纸质档案存放环境。尤其是在互联网+背景下，学校学籍档案管理也要实现电子化，提高管理效率。一方面要开发出学籍档案管理的软件系统，建立学籍档案管理的信息库，提高检索的自动化；另外一方面要配备一些必要的现代化办公设备，比如，计算机、打印机、路由器以及网络服务器等，同时做好防磁防电、防震动等方面的工作。纸质档案的存放对环境要求较高，因此学校要结合自身实际建造专门存放档案资料的库房或者是加大对现有存放档案资料房间的完善力度，做好防潮、防虫防霉等方面的工作，避免档案的受潮损坏等现象。

3 结束语

成教学籍档案管理是一项系统性的工作，涉及的人力、物力及财力较大。尤其是随着全民学习意识的增强，越来越多的没有接受过高等教育的人选择成人教育来提升和完善自身，由此增加了高校学籍档案工作的压力。为了进一步完善学籍档案管理，确保学籍档案管理能够满足当前高校教学活动的需要，就需要学校管理部门及管理人员加大各个方面的投入，完善管理的制度，方法及模式等。

参考文献

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