新形势下人事档案信息化管理的举措

赵丹

【摘 要】在新形势下人事档案信息化建设十分重要，做好人事档案的信息化管理，有利于人事档案的快速查阅和保管利用。文章就新形势下人事档案信息化管理的重要意义、问题剖析和管理举措等方面展开了阐述，对单位做好人事档案管理有一定的指导作用。

【关键词】人事档案；信息化建设；管理举措

一、引言

人事档案的管理工作是各单位运营管理中重要的组成部分，人事档案管理工作的质量直接影响着单位的发展。人事档案是用来记录员工身份信息、家庭情况、工作经歷、社会关系和业绩考核等内容，是了解员工的一个手段，也是岗位调整的重要依据。随着国家的发展和科技的进步，人事档案已经全面进入信息化管理阶段。在新形势下人事档案管理信息化的建设，对于人事专员以及档案管理人员的要求也不断提升，这类工作人员需要不断提升档案信息管理能力，熟练操作计算机相关软件。新形势下人事档案管理的全面优化，提高了工作效率，落实了国家提倡的科学发展观，使各单位的发展紧跟时代的潮流。

二、新形势下人事档案信息化管理的重要意义

（一）简化了对人事档案信息的查阅过程

传统的人事档案管理方式大多采用纸质的形式，信息的积累量很大，所以查阅传统的人事档案信息需要花费很长时间，降低了工作效率。纸质档案文件占用的空间也较大，而且在保存过程中存在着丢失和损坏的潜在危险，在信息化的时代，这种方式的确已经跟不上社会的发展。现在只需要运用计算机，对人事档案信息进行统一录入，就可以达到事半功倍的效果。随着科技的发展，计算机处理能力也越来越强，即使针对一些复杂的数据信息，也可以在很短的时间内，利用检索软件做出准确的查询和处理，有效地提升了人事专员的工作效率。总的来说，人事档案信息化建设，不仅简化了工作人员的查阅过程，同时也增加了人事档案的实际利用价值。

（二）增强了人事档案信息的共享性

在这个科技化的时代，任何信息资源都具有很重要的价值。所以在现代社会中，资源信息的共享不仅是一个时尚的概念，而且是简化工作内容的一个重要手段。共享人事档案信息，对单位以及员工个人都有重要意义，可以有效实现人才的利用价值，为单位全面平稳发展提供可靠保障。

（三）提升了单位管理员工的技术水平

新形势下人事档案信息化建设给单位管理员工带来了一种新的模式，领导者可以随时查阅人力资源情况，有利于领导对员工的全面了解，因此可以根据员工的不同特点进行合理化的工作分配。在日常工作中，人力资源部门可以通过人事信息化管理提高效率和质量。如在办理员工的劳动备案、签订劳动合同、缴纳社会保险、核算工资、计算工龄等方面，都可以及时准确地提供员工的资料信息。

三、新形势下人事档案信息化建设问题剖析

（一）人事档案管理人员的专业化程度较低

虽然档案信息化管理已经开始进入正规化，但还有很多单位人事管理人员年龄偏大，已习惯了传统档案记录程序，没有充分接受档案信息化管理的理念，缺乏档案信息化管理的专业培训，导致档案信息化管理推广活动停滞不前。而有些年轻人却正好相反，虽然懂得计算机技术，但是对于档案管理的知识了解不多。由此看来，社会上很多单位的人事专员趋于两极化，复合型工作人员数量很少，导致人事档案信息化管理制度很难大范围推广。

（二）配套设备无法实现人事档案全面信息化

很多单位忽视对人事部设备的更新，想要建立一个健全的人事档案信息化管理制度，一定要配备计算机与相关软件，这样才能实现人事档案信息的录入和查询。人事部门计算机性能的落后，无法跟上科技发展的脚步，又没有安装相关档案信息化管理软件，导致档案信息化管理工作没法正常开展。

（三）信息化管理标准不一致

与人事档案信息化建设同步进行的，应该是规范信息化管理标准，这样才能保证人事档案信息化建设稳步进行。有些单位在实施过程中，因为事先没有统一标准，档案信息整理之后编码不一致，导致使用过程中难以准确及时地检索到信息。

（四）信息化档案建设过程中缺乏保密措施

信息化档案建设过程中，需要将员工的很多个人信息录入到数据库中，这就需要我们对数据库进行严格的安保措施。先进的现代化科技可以帮助我们实现信息化档案建设，但是同样也给不法分子带来了方便，一旦单位档案信息数据库受到病毒和黑客的攻击，那么员工的个人信息就会被窃取盗用，带来严重影响。所以必要的保密手段可以防止员工的个人信息泄漏，造成不必要的损失。

四、新形势下人事档案信息化管理的举措

（一）提高对人事档案信息化管理的重视程度

想要全面开展人事档案信息化的管理工作，一定要确保从上到下所有员工都认识到人事档案信息化管理的重要性。目前很多单位忽视了对人事档案信息化的管理工作，认为这部分工作并不会给单位带来实际效益；其实不然，人事档案信息化管理，可以使单位人事工作更加规范，对于单位的全面发展有重要的战略意义，所以单位的员工一定要从传统档案管理的观念中走出来，紧跟时代步伐，学会利用信息化技术，对人事档案信息化管理的工作进行新一轮的提升。

（二）全方位支持人事档案信息化管理建设

想要建立一个健全的人事档案信息化管理体制，首先要有先进的设备支持，必须投入资金，对信息化管理设备进行更新换代，另外还要对信息化管理组织专业培训学习，逐步熟悉管理软件，争取培养出一支人事档案信息化管理的高素质团队。培训后，就可以展开人事档案信息化管理工作，充分应用专业知识与网络技术，建立完整的人事档案信息数据库，这样的管理优化可以提高档案管理工作效率，又可以提升单位整体科技化水平。

（三）健全管理制度，加强人事档案信息的保密性

人事档案管理信息化既为管理人员带来了方便，同时也带来了一定的安全隐患。科技越来越先进，网络安全问题也成为关注的焦点。所以在人事档案建立和使用过程中，一定要注重保密性。利用计算机建立档案信息数据库时，建议设置加密程序，同时及时对数据进行备份，另外拥有打开数据库权限的人员，一定要进行甄别和筛选，每次调用数据库信息时，一定要注重安全保密工作。上述是内部的保密行为，同时还需要做好对外的防范工作。根据单位规模大小，人事档案信息数据库可以选用内部网络，拒绝与外界互联网相连接，同时一定要做好防止黑客入侵的工作，另外要及时对计算机进行性能检测与维护，防止计算机故障导致信息丢失。在档案信息数据库建立和使用的过程中，一定要注重人事档案信息化管理的安全性，保证人事档案信息化管理制度安全、规范、科学地进行。

五、结语

随着现代化社会的发展，新形势下人事档案信息化管理制度已经趋于普遍，各单位都在落实这种人事管理制度。人事档案的信息化建设，提高了人事部门的工作效率，增加了人事档案的利用价值，提升了社会与人才的契合度。建立人事档案信息化制度已经成为各单位的必然趋势，这一制度能更好地进行人才资源管理，同时也获得现代化社会的认可。

【参考文献】

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