医学会信息化建设初探和设想

[摘要] 随着计算机科学技术的水平日益成熟，信息化技术在各个行业的应用已经非常普遍。习近平总书记在党的十九大报告中指出，要增强改革创新本领，善于结合实际创造性推动工作，善于运用互联网技术和信息化手段开展工作。医学会是党和政府联系广大医学科技工作者的桥梁和纽带，主要任务是组织团结广大医学科技工作者，积极参加学术交流活动，不断提高自身专业技术水平，更好地为人民群众的健康服务。信息化技术的运用不仅能够提高医学会信息管理的水平，也能为各项工作的开展带来便利。该文在宏观上从医学会的组织管理、业务开展以及内部管理方面论述了信息化技术的应用为医学会工作开展带来的便利和好处。

[关键词] 医学会;信息化建设;专家库

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）05（c）-0178-03

[Abstract] With the maturity of computer science and technology， the application of information technology in various industries has become very common. In the report of the 19th National Congress of the Communist Party of China， General Secretary Xi Jinping pointed out that it is necessary to enhance the ability of reform and innovation， be good at promoting work with practical creativity， and be good at using Internet technology and information technology to carry out work. The Medical Association is the bridge and link between the Party and the government to contact the medical science and technology workers. The main task is to organize and unite the majority of medical science and technology workers， actively participate in academic exchange activities， continuously improve their professional and technical level， and better serve the health of the people. The use of information technology can not only improve the level of information management in medical associations， but also facilitate the development of various tasks. This paper discusses the convenience and benefits brought by the application of information technology to the work of the medical association from the aspects of organization management， business development and internal management of the medical association.

[Key words] Medical Association; Informatization construction; Expert database

医学会是广大医学科技工作者汇集的学术性社会团体，它承担着组织医学学术交流、继续医学教育、科普宣传、医疗事故鉴定，编辑出版刊物、承接政府转移职能等多项工作，它为提高广大医学科技工作者的业务水平，促进医学科学技术的普及和推广，促进医学科学技术的繁荣和发展提供优质服务，因此医学会在各地区的医疗卫生事业中占有举足轻重的地位。近年来，随着社会信息化程度的不断推进和信息网络的不断发展，一个网络化的信息环境正在迅速形成，因此，研究和探討如何利用信息化技术促进医学会各项工作的开展具有重要的意义。

做好医学会的各项工作，要抓好两支队伍建设：一支是以理事会—专科分会—会员队伍为主线的组织建设，这是强化学会自身建设的核心力量;另一支是学会专职工作人员队伍建设，这是强化学会自身建设的基础力量。两支队伍建设齐头并进，才能为学会的发展夯实基础[1]。从信息化建设助力学会发展的角度来看，医学会信息化建设工作要从组织管理、业务开展、内部建设3个方面来开展。

1  组织管理方面

1.1  建立会员管理系统

会员是医学会开展工作的主要依靠对象，更是学会工作的服务对象，抓好会员的管理和服务，是搞好学会其他工作的重要前提。医学会是广大科技工作者之家，根据学会章程规定，只要承认学会章程、符合会员条件、按时缴纳会费的人员，都可以成为学会会员。学会要大力发展会员，做好会员的入会、登记和管理工作。通过建立会员管理系统，会员入会申请和变更信息将可以直接通过在线申请的形式进行，替代以往信函纸质材料的审批手续，大大简化了会员入会和变更个人资料信息的手续和步骤。医学会应设立专人管理会员管理系统，根据入会条件以及会员应履行的义务审核会员能否入会。个人会员申请入会，可以在线注册个人信息，提交入会申请，入会后可以在线更新个人信息;团体会员单位，可以授权该团体会员一名管理员，统一管理该团体会员单位所有会员的信息。学会管理员可以通过该系统进行会员信息管理和分析，实时了解全部会员的情况，掌握会员的最新动态，会员的信息是动态的，便于各类数据统计表填报的准确度，有利于科学管理会员信息。

1.2  建立专科分会信息管理系统

为适应学科分化细化和交叉融合并存的现代医学发展大趋势，医学会应加强对专科分会的建设和管理。专科分会作为医学会的重要组成部分，是学会的重要工作载体，是学会开展学术交流工作的组织保障。可以说专科分会是学会的组织基础，是学会各项工作的主要依靠力量，专科分会建设的好与差将直接影响学会的行业认可程度乃至社会地位，是学会持续发展的关键[2]。传统上对专科分会信息管理的做法是学术秘书对自己分管的专科的信息各自进行管理，信息管理较分散、滞后，不能准确及时的反映各专科分会的最新发展情况。为了更好地对专科分会进行组织管理，医学会应建立专科分会信息管理系统，该系统通过为各位学术秘书进行授权，从而管理和维护好自己分管的专科分会的信息，及时将专科分会的最新动态录入信息管理系统，确保信息的准确度，使医学会所有专科分会的组织管理信息在该系统中得以体现，要将专科分会换届改选情况，如产生的新一届主任委员、副主任委员、委员、秘书的信息录入系统。

能够在各个专科分会任职的专家往往是各个专科领域在该地区的学术带头人，通常分布于各医院和医疗机构，通过按照不同专科的分类对这些医学专家的管理，实际上建立了该地区该领域的智库，学会在承接政府转移职能的时候，可以依托于这个智库，从各专科分会抽调相应领域的专家，承接政府委托职能或完成政府委托的任务。

2  业务开展方面

2.1  建立学术会议信息管理系统

学术交流信息化就是在学术交流领域应用信息技术、开发信息资源、建立信息化环境，促进学术交流的便利化、成果的最大化和效益的最大化，推动学术发展与繁荣[3]。学术交流是学会工作的重中之重，每年开展的学术活动形式多样，包括学术年会、学术会议、学术论坛、学术讲座、读片会、专题研讨会等，这些会议召开的情况，参会人数，受益人数，交流论文数量等内容，都需要有所记录。学术秘书对于自己分管的专科召开的各类会议往往都是按照自己的习惯自行管理，没有一个统一的模板来总结各类会议召开的情况，通过建立学术会议信息管理系统，能够清晰地记录学会各类学术活动开展的情况，为各位学术秘书管理自己的专科分会提供便利，也为学会的历史档案的留存保存准确的资料。通过该信息管理系统的汇总功能，能够方便统计出全年开展各类学术交流活动多少场，多少人次参加会议的准确数字，为编辑出版年度学术年鉴和地方科协年度统计报表工作提供准确数据来源，为也学会全年工作总结提供可靠依据。

2.2  建立期刊网上投审稿系统

医学会一般都承担了编辑出版专业期刊的任务，而当今信息技术的飞速发展使得在线投稿与审稿系统被更多的期刊编辑部所采用。为适应信息化时代期刊发展的需要，缩短审稿流程，加快稿件处理速度，方便作者投稿和专家审稿，医学会的期刊编辑部应建立网上投审稿系统。该系统一般主要包括在线投稿系统和在线审稿系统，分为作者模块、编辑模块、外审专家模块和管理员模块。作者模块的功能主要为投稿作者提供服务，包括个人信息修改、在线投稿、查询审稿进度。所有第一次投稿的作者，必须先注册成为会员，将自己的完整信息填写完成，便于编辑部的管理。注册成功后，作者即可进行在线投稿，并可以通过查询审稿进度功能关注投稿的进度。编辑模块主要是服务编辑部工作人员对稿件进行编号，防止重复投稿，并将初审通过的稿件报送外审专家进行审核。外审专家模块中要建立该期刊的外审专家详细的信息库，编辑部编辑将稿件通过系统送审信息库中的专家进行外审，外审专家将通过自己的专业知识，对送审稿件提出总体评价和是否可以刊用的总体意见，并反馈给编辑部。管理员模块是服务于编辑部工作人员通过后台进行信息管理的，可以实现设置审稿权限，分配稿件，修改密码等功能。

2.3  建立网站、微信公众号、微博

作为信息化建设的一部分，学会的网站、微信、微博的建设自然必不可少，网站建设的内容主要应包括医学会简介、章程、组织架构、信息发布、学会活动报道、各种业务活动在线服务窗口等。信息发布功能主要建设有通知公告栏目、活动报道栏目等，学会开展的各类学术活动的通知、日程等信息，通过信息发布功能，方便会员查询。活动报道栏目中要发布各部门信息员上报的开展业务的情况，展示学会风采和业务开展情况。此外，应留有业务活动的在线服务窗口，便于为广大会员提供在线服务。此外，要建立学会的官方微信公众号、官方微博等，并做到专人维护和管理。有条件的专科分会要建立自己的网站、微信、微博。

信息管理方面，在网站、微信公众号、微博建好并运营后，学会要建立“信息联络员制度”和“信息审核制度”，各部门指定一名信息联络员，负责本采集本部门开展业务的信息工作，及时将信息稿件和图片等首先报送各部门负责人审核，部门负责人审核通过后，将信息报送信息管理部门审核，最终刊发在学会网站、微信、微博上，重点工作报送上级主管单位。学会要不定期对各科室信息联络员进行培训，提高信息联络员的文稿采编能力和写作能力。通过落实信息联络员制度，提高了信息联络员的信息报道水平，加快了学会工作宣传报道的速度，进而丰富了学会网站、微信公众号、微博的内容[4]。

3  内部建设方面

建设OA系统。办公自动化系统（office automation，简称OA），采用互联网技术，将计算机网络功能和现代化办公有机结合起来，是一种全新的办公方式，也是社会经济发展和信息化的产物，相对传统的办公方式具有极大的优势，大大节省了人力物力等各种资源成本[5]。OA系统通过工作流程、信息传递等功能，优化现有的组织结构，提高办公效率，是当今信息化建设的一项重要内容。医学会OA系统主要服务于内部科室，主要功能应包括内部通知公告，规章制度查询、文件共享和传输、公共邮件系统、问卷调查系统、以及预约会议室和考勤管理系统等，通过OA系统，可以实现无纸化办公，节省管理工作成本，提高工作效率。

综上所述，通过信息化技术的运用，建立学会会员管理系统、学术会议管理系统、专科分会专家库信息系统等，能够准确的反映出学会开展工作的内容和成效，便于信息的存储和利用，便于专家资源的利用，便于为各种统计提供准确的基础数据。通过信息化建设，为学会开展各项工作提供支持，促进医学科技工作者开展学术活动，促进医学科学技术繁荣与发展。

[参考文献]

[1]  上海市医学会.发挥学会作用，推动医学事业发展[J].《学会》，2013，10（总第299期）44.

[2]  方莹.加强专科分会建设提高学术交流质量[J].《學会》，2013，10（总第299期）53.

[3]  华世勃.浅议学术交流信息化[J].《学会》，2009，7（总第248期）39.

[4]  赵辰光，陈小洁.中华预防医学会信息化建设[J].中国预防医学杂志，2013，6，第14卷第6期，475.

[5]  黄青菁，徐虹，秦赛君.浅谈OA办公系统在医院信息化管理中的应用[J].信息工作，2018，4（上）（总第288期）56.

（收稿日期：2019-00-00）

[作者简介] 许海锋（1984-），男，北京人，本科，研究方向：卫生信息管理。