大数据时代的企业档案信息化建设

王瑶

【摘 要】随着我国整体经济的发展，我国快速进入科学技术现代化发展阶段，大数据时代已然来临。在互联网技术持续完善、多媒体设备日益普及以及数据信息处理平台不断升级等因素的共同作用下，企业档案从纸质资料转化为电子资料的速度也在逐渐加快。使得企业传统档案信息化建设工作中存在的弊端不断凸显，很难满足大数据时代企业生存和发展的需要。

【关键词】大数据时代；企业档案信息化建设

引言

我国经济建设快速发展离不开各行业的大力支持。当前，我国社会主义市场经济有条不紊地发展，在这样的大环境下，企業的信息开发和信息利用就显得尤为重要。企业档案包含了企业在整个发展过程中产生的重要信息资源，这些信息能对企业的进一步发展提供指导和参考作用。因此，档案管理在现代企业的管理中占有重要地位。要进一步提升企业在档案管理方面的水平，就必须完善和创新现有的管理模式，用大数据来指导管理理念，从而助力于企业档案信息化建设，提升档案信息的利用率，促进企业又好又快地发展。

1企业档案信息化

20世纪60年代末，信息化由日本最先提出。信息化的概念，即利用计算机、互联网、通信等技术不断提高企业管理水平与运营效率的过程；这个过程是“以信息技术的广泛应用为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规、政策、标准为保障的综合体系。”伴随着现代信息技术的迅猛发展与广泛普及，整个社会面临着大数据（bigdata）时代的到来，档案信息化也已成为大势所趋，并日益渗透到企业活动的各个方面。企业档案信息化，是指企业档案管理模式由档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息为主要形式，为企业、社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设的具体任务，主要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设及档案信息安全保障体系建设。将每项建设任务具体细化落实到工作中，是每一个档案管理工作者义不容辞的责任。

2当前企业档案管理存在的主要问题分析

通过对于目前企业档案管理信息化建设之前存在的问题进行分析，能够有效的针对企业档案管理存在的主要矛盾进行判断，并且针对性的提出解决对策，从而促进企业档案信息化的顺利开展。（1）企业档案管理模式过于陈旧。尽管当前很多的企业实现了现代化的档案管理方式，但是在大数据时代下企业档案管理工作依然存在信息化不足的问题。主要的表现在很多企业档案管理信息化水平比较低，并且在档案管理过程中依然采取传统的管理方式，不仅管理效率低下，而且消耗了大量的人工成本导致企业档案管理无法满足信息化的要求。同时在档案管理信息化建设的过程中，由于缺乏整体工作意识导致信息化程度偏低，对于企业档案管理产生了非常大的影响。（2）档案管理工作信息化重视程度不足。信息技术的快速发展、网络技术和计算机技术的应用水平不断提高，尤其是在大数据时代，信息化水平直接决定了企业的发展竞争水平。尽管如此，许多企业档案管理人员没有深刻的认识到信息化的重要性，所以在档案管理过程中存在工作，态度散漫，不认真的问题，另外相关的负责人也没有针对企业档案管理信息化建设进行中试导致档案管理工作信息化的资金投人较少，缺乏专业的档案管理人员，所以会造成企业档案管理专业水平不到位，甚至存在很多的缺陷。

3在大数据时代企业档案信息建设策略

3.1增强企业电子档案信息的安全性

在参考相关研究资料之后，将增强企业电子档案信息安全性的方法总结为以下几个方面：首先，通过宣传教育的方式，不断向电子邮件收发部门传递确保电子文件安全的重要性，使工作人员能够积极主动的参与到电子文件的保密工作中。其次，将文件收发密码设置为动态密码。例如，我们可以将所需电子文件上传至企业共有的文件储存平台，并设置专人管理该平台，当其他部门需要查阅和使用资料时，必须向管理员申请动态密码后，直接登录文件储存平台即可。这样一来不仅有效的减少了文件传输过程中的风险，同时还可以防止密码外泄。再次，凡是涉及企业机密的电子文件，都必须备份，且设置专门的打开密码，密码由发件部门与收件部门各保管其中一部分，使用者必须同时经发件部门与收件部门负责人批准后，才能正确的打开电子邮件，从而降低机密文件丢失或泄露的风险。

3.2改变落后的档案管理理念和方法

现阶段，管理档案还停留在档案和信息的收集、保存层面，从事档案信息管理的人和企业并没有真正意识到如何能有效地对档案信息进行分析及处理才能极大地促进企业大力发展。在当前大数据时代背景下，上到企业的最高管理层，下到基层的档案管理人员，都需要对现有的管理理念进行转换，企业中有权利的职能部门需要出台一系列的关于档案管理的规章、制度，如此方可使档案信息尽可能地被合理使用，通过采取高效的大数据处理技术，帮助企业从设备、项目等各个角度进行有效地数据分析，进而为企业指明正确的发展道路，这样才能让企业的经济效益得到最大的提升。

3.3档案信息化保障体系的建设

所谓的档案信息化保障体系，就是针对档案信息化的管理提供拨一层的服务，在档案信息化保障体系建设的过程中，包括档案信息。规划建设，人才队伍建设以及服务体系建设，在企业档案信息化建设的过程中，要充分的针对档案信息进行科学管理，加强档案信息的科学性，保证企业档案既符合实际的工作需求，又能够符合未来的企业发展趋势同时要提高企业档案的管理标准，加强人才的培训工作，保证人才资源，为企业档案管理提供充足保障，要针对人才资源进行合理的分配，保证人尽其才、人尽其用，促进人才培养的整体性不断提高。另外要严格加强对于档案管理人员的道德素质和专业素质的约束，提高档案管理的整体水平。

3.4构建更为完善的安全防护体系，做好企业信息化建设保密措施

在大数据时代下，档案信息化建设能够为企业发展带来诸多好处，也存在不容忽视的安全隐患。因此必须构建完善的安全防护体系，把系统安全管理纳入到档案信息化建设整体规划中，建立必要的资金、技术与管理保障机制。信息化建设的过程，离不开人的参与，档案实体和档案信息在人、设备之间流转，必须加强企业档案保密与安全风险控制，保证数字化加工设备在局域网环境下开展作业；加强对人员的监督管理，加工设备与责任人一对一绑定，严格控制知悉范围；档案信息管理系统投入使用前，通过数据库备份、密级设定、用户权限控制等措施管控利用范围，采用信息加密技术、数字签名技术、防火墙技术、入侵检测技术等应对内部网络漏洞，以防病毒甚至黑客攻击，为档案安全树起坚固的屏障。

结语

综上所述，在整个市场经济大环境下，对企业档案进行信息化建设，是大数据时代不容置疑的需求，也很契合时代发展的规律。档案管理人员应转变思想观念。与此同时，企业自身也必须完善现有的档案信息管理系统，或重新建立一个新的更为完善的档案信息管理系统，如此方可促进企业的发展，从而体现出档案管理在企业发展中的价值，从根本上提升企业效益。

参考文献：

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（作者单位：陕西省榆林市公路管理局邮）