浅谈完整的图书流通管理系统的功能

林丽君

摘要：图书流通管理系统功能必须按照图书馆流通工作的实际需要进行设计。设计时，必须对手工流通工作进行优化，不仅完成手工管理上的主要工作，而且应发挥计算机的特点，使传统的图书流通工作更完善。

关键词：图书流通管理系统;功能

中图分类号：G250.71;TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2019）17-0283-01

图书馆的流通管理方式一般有两种工作方式，一种是开架流通，一种是闭架流通。两种流通方式的共同点都是完成图书的借还等工作，不同点是第一种方式中省去了读者查目的手续，让读者直接在书架上找适合的书。后一种方式是以目录为查书的依据，书的有无，只有当图书馆人员在书库里查找以后，才能得到准确的信息等。这些不同的方式都直接涉及流通管理系统功能的选择和确定。

一、读者管理

这里的读者，是指持有图书馆借书证的个人或团体。流通系统必须为每个读者建立借阅档案，使系统能随时掌握每个读者的借阅情况。读者管理功能主要有以下内容：（1）系统能增加新的读者记录，满足读者人数不断增长的需要。（2）系统能删除撤消借阅资格的读者记录，满足读者更新的需要。（3）系统能对丢失借阅证的读者挂失，以保护读者的利益。（4）系统能对无借阅资格者予以判别，审查读者的合法性，以保护馆藏不受损失。（5）系统能随时统计不同类型的读者到馆人数，对读者进行控制。（6）系统能从姓名、性别、职业等途径查询读者的有关情况。

对于不持有借书证而需要借阅的读者的管理，在人数少的情况下，一般不建立读者档案，可用手工作好记录备查。如果这些读者需要较长时间多次使用图书馆的藏书，可考虑将其转成持有借书证的读者，转换时要和图书馆的借阅制度和有关规定结合起来考虑。

二、书目查询

在图书闭架流通中，书的查找必须依靠目录，自动化流通系统中为读者提供了查寻书目的功能。查询的途径一般有书名、分类、主题、作者等。书目查询功能主要有以下内容：（1）系统能增加新的书目记录，将新书尽快地向读者通报。（2）系统能删除不需要的书目记录，保持目录和馆藏一致。（3）系统具有多种书目查找途径，并缩短了读者的查找时间。

在开架流通中，由于读者直接选择图书，查目这一功能可以不设计，以节约计算机内存和输入书目数据的时间。如果需要对全部开架图书进行有效地控制，也可以设计流通书目查询功能，以加强对流通图书的管理。

在开架情况下，系统必须随时注意所有开架书籍的变化。开架中如有被剔除以及丢失的书，应迅速对其书目记录作出处理。例如，对被剔除以及丢失的图书的记录作上记号，标明这些图书目前所处的流通状态，从而较好地管理开架图书。

三、办理借、还书手续

办理借、还书手续是流通系统中主要的功能之一。包括借书、续借书、预约借书、罚款、还书等部分。

1.借书。当读者拿到需要借阅的书时，通过计算机办理借书手续。管理人员输入借书证号，由计算机检查借书人的借书记录，判断可借、不可借、过期未还以及超期罚款等事项，并将这些情况显示或打印，为读者和图书馆工作人员作出是否借阅的决定提供参考。对于可以借阅的读者，系统即办理借书手续，将所借书的书号等有关信息记入借书人的记录中，存入文档，完成借书处理。

2.续借书。所借之书超过了借书时限，还需要使用时，在一定条件允许下，即可办理续借手续、输入借书证号、更新借书人记录、更新借书日期等。续借的前提条件应根据图书馆的借阅制度设计。一般流通系统对于续借应有以下判断功能：对于借书证挂失的读者不续借;所借书中有过期书未还的读者不续借;要求续借的书已被另外的读者预约的不续借等，属于以上情况中的任何一种，系统都应显示不能续借的文字说明，告诉读者不能续借的原因。

3.预约借书。预约借书是在未借到书之后登记下次有书即借的一种借阅方式。手工预约借书，在预约读者量少时还可以满足预约的需要，当预约读者量大时，如超过百种、千种，就很难满足预约者的要求，使预约工作难以开展。流通系统中设计了预约借书功能，可以满足每一位预约者的预约要求。预约借书节约了读者借书的时间，提高了借书的命中率，也可起到急用先借的作用，具有明显的社会效益。当读者预约借书时，即办理预约手续，预约者必须是持有借书证的读者。預约时，输入借书证号，为预约人建立预约借书记录，记录中包括预约人姓名、借书证号、预约书名、预约日期等项目。预约借书时，系统应有以下判断功能：预约人借书证是否已挂失;被预约的书有多少预约人;能对所有预约人查询，帮助图书馆工作人员或读者了解图书的预约情况，并为读者提供更多的借书途径。当预约书到馆后，系统能即刻打印出预约通知单，由图书馆通知预约者。当预约人超过一定数量时，系统能打印出预约人及书目，为图书采访部门提供采访参考数据。此外，在一定条件下，系统能满足读者电话预约及其他预约借书的要求。

4.还书。还书是流通系统的重要功能。系统办理还书手续，迅捷简便。还书时，系统能判断该书是否为该读者所借，所归还的书是不是错还。执行还书功能时，首先输入读者借书证号，在读者借阅文档中删除该书的记录即完成还书手续。

总之，为了加速图书的周转，提高图书的利用率，对所借的书超期不归还的读者予以适当的经济制裁，可以设计违章罚款这一功能。