提高认识，掌握技术，全面做好档案管理工作

李燕

摘要：本文强调档案管理人员必须树立科学发展观，提高认识，掌握技术，才能做好档案管理工作。

关键词：档案管理;科学发展观;新技术

一、从观念入手，解决好对档案管理工作的认识问题

在改革开放和市场经济环境下，如何使档案管理工作主动为党的中心工作服务，必须对档案管理工作重新加以认识，要进一步解放思想，克服已有的思想定式，大胆树立创新意识，力争在不断发展变化的新形势下努力寻求和确立档案管理工作的路径和办法，坚持与时俱进。当前，我国的改革开放取得四十年伟大成就的基础上，经济突飞猛进，社会和科学进步飞快发展，要使我们的档案管理工作直接为经济建设和社会发展服务，不论是文明城市建设，还是乡村全面实现小康，还有企业发展，这些都需要大量的服务工作，包括我们档案管理工作能够直接为之服务，要求我们要进一步解放思想，从思想观念上树立坚定的科学发展观，敢于破除旧观念，从思想认识来一个飞跃。要结合实践，充分认识经济社会发展对档案管理工作提出的新要求，敢于大胆排除工作中的一切干扰和障碍，在求真务实的过程中，振奋精神，把握规律，增强开拓创新意识，使档案管理工作扎实前进，实现科学发展。

应当看到，档案工作具有社会性和开放性，它可以做为政府、机关和各单位科学决策实现工作高效的辅助工作，在开展政治、经济、思想、文化教育等各项活动中是生动的教材，是推动两个文明建设的手段，做为档案资源也是一种社会生产力，做好档案工作，发挥好档案的服务中心作用，有利于提高执政党的执政能力。因为这项工作不仅可以为领导决策和各项管理工作服务，同时也为各企业单位和公民切身利益服务，为促进生产、科学研究、知识创新提供良好的有效服务。这里包括民生档案，长期积累大量与群众利益密切相关的内容，如能加以科学理解和有效利用，对于保护人民群众的合法利益，化解各种矛盾和纷争、维护社会安定团结都会起到积极的推动作用。

二、掌握新技术，在档案管理工作中发挥好计算机作用

1、努力做好档案文件整理工作。文件整理是在登记编号基础上，按相应顺序把文件号、责任人、标题、文号、形成时间、主题词等及时录入微机，使文件原件与所存文件内容相同，形成对应关系，这样登录完毕文件就会发给各部门阅办，并定期回收阅办完的文件，再按件号顺序装入卷盒，在卷盒脊背打上编号、年度号和盒内文件起止号，在此基础上再用微机软件进行分类，模拟人工分类将类别下面的目录条的内容参照时间顺序打印出来。这样，整理工作在文件登录次年装订、装盒过程中就将完成。

2、利用好微机。由于微机通过检索已经把有关方面内容，如文件号，形成时间及主题词等，包括正文在内等信息输入微机，同时也能将符合需求的文件调出，因此使用者可以利用微机就能达到查阅目的，还可将自己需要的内容打印出来。需要什么文件原件，只要根据编号，就可将所需文件调出，查阅，文件调出不仅速度快，而且相当准确。为了对使用者方便起见，可在综合档案馆建立一个网站，通过信息上网，从信息时代的需求就可以看出其价值如何。这种结合档案馆建立网站可以接收到开放档案，尤其是政策法规等档案信息，利用者只要有一台联网微机接收，其中不受时间、地点的限制，接收的方式简便而且灵活。還可以设立银行账户，根据某些需要有偿服务的内容，按规定标准由利用者汇入该银行后再提供服务。注意在档案移交过程，应将录入微机的东西制成光盘，在本单位留存的基础上，再送一式两式光盘装盒后原件一起移交给档案馆。这种在光盘上进行查阅原件，对单位一般情况下都能满足，如有需要利用原件，只要及时与档案馆联系即可查阅到。

三、针对现代企业电子文件的出现，档案管理必然采取新的模式

现在企业档案管理实行双轨制，即纸制档案与电子档案共同存在，两种档案管理有异、同。其共性是电子档案也具有档案的一般特性和功能，其差异是电子档案在管理上与纸制档案管理是不同的。当然这种不同也不能是马上实现电子档案会一统天下，同时纸质档案也不上很快全部退出历史平台，尽管电子档案属于一种新生事物的出现，且具有强大的生命力，它对档案工作影响也不会完全取缔纸质档案，二者将会长期并存，双轨运行。今后只有随着经济和社会的发展及科学技术的进步，势必会有越来越多的电子档案取代纸质档案，进而逐步实现档案管理现代化。当然这个过程还需要一定时间。具体分析主要有以下几点表现：

1、电子档案有利于远程传递和数据共享。当前国际互联网和辅助管理软件日益成熟，尤其是文件档案的电子光盘化满足了供应商与业主之间文件的远程传递问题，这种传递如同打电话一般。举例说明：一份百页A4标准的纸张文件从北京利用特快到深圳要两天的特快专递，而利用远程网络专线系统运作只需5分钟，如果利用因特网电子邮件系统只需几秒就够了，可见神速之快。

2、档案存放量可以逐渐减少纸质档案。这种存量减少的做法有许多优越性，不仅为企业节省不少行政开支，也节省了存放资料的空间、设备，又可减少档案管理人员的相应配置。省人、省工又省钱。

3、电子档案可以满足用户的不同需要。这种满足表现在科技文件的使用上最为明显。实现科技文件档案电子化以后，企业的技术人员就能根据设计或现实需要，利用微机就可以对原设计图纸更新进行编辑和修改，这就省去了二次绘图的重复劳动，节省了工时，提高了工效，从而真正体现了电子档案一次信息可多次享用的特殊功能。

综上所述，实现档案事业的全面协调和可持续发展，是一个科学的历史过程，不能急于求成，必须坚持科学发展观，坚持统筹兼顾的原则，要将此落实到档案发展的各个环节中去，才能利于档案事业的健康发展，所以，在新的工作中，我们档案管理人员需要抓好部门档案系统内部的各项工作，又要搞好档案系统与外部方面的联系;既要抓好传统的档案基础业务工作，也要搞好档案工作为国家工作大局的各项服务工作;既要充分利用和开发档案信息资源，又要保护好档案管理和利用中的各种秘密和私人隐私。在档案管理工作中，我们要运用现代科技手段保护好传统的档案，要尊重档案的形成规律，保管好原有基础，要保留并发挥传统档案的统治功能，又要运用数字化、网络化等手段对之系统地开发和利用。总之，要从经济发展和科技进步的实际出发，结合本系统本单位档案工作的具体情况开展管理工作，努力实现档案事业的健康、协调和可持续发展。