国有企业人力资源管理中人事档案管理透视及优化策略

陈震

摘 要 科技的进步推动我国档案事业的快速发展，新的管理形式和管理手段不仅提高了档案管理的质量和效率，而且推动着企业人力资源管理工作水平的提升。本文围绕这一相关议题进行研究和探讨，供相关人士参考。

关键词 人事档案 档案管理 人力资源

一、引言

新时期，国有企业对于人力资源管理工作加大了投入力度，希望通过人力资源管理工作的开展让人才队伍能够越来越完善，为国有企业短中长期发展战略目标的实现提供重要的人才基础。在人力资源管理工作中，人事档案成为重要的工作内容，从人力资源管理工作目标入手，尽快推动人事档案信息化建设是当前国有企业人事档案管理工作的关键。

二、人事档案管理工作现状

近年来，随着国有企业的发展壮大，业务不断扩展，部门和员工人数也在逐渐增多，这一形势对企业的人力资源管理工作提出了更高的要求。过去很长的一段时间，企业人力资源管理中有关人事档案管理重视程度不高，工作较为粗放，未能充分发挥企业员工人事档案管理的效能。如今，时代在变革，信息技术、网络技术以及数据技术正在引领行业变革。对于国有企业而言，尤其是人力资源管理工作来说，人事档案必须以新的管理理念，更高的管理效率为国有企业人力资源管理工作贡献更多的积极效能。新时期，人事档案管理工作要从两方面进行提升：一是从信息化建设方面入手，加快推动人事档案管理效率的提升，实现粗放式管理向精细化管理的转变;二是构建国有企业的人员档案数据库，用新技术、新软件协助做好企业员工的潜能分析和挖掘工作，提升企业人才资源活力，实现企业的生产经营目标，同时也实现员工的个人成长和发展目标。

三、当前人事档案管理突出的三点问题

人事档案管理必须与时俱进。如今，阻碍人力资源管理建设工作的三点突出问题如下。

问题一：经济的发展和市场化机制的日益完善，国有企业内部人员流动性增大，流动频率提高，这种趋势导致人员和档案分离的问题。很多人员频频就职、离职，档案资料出现不完整的情况。还有部分人员放弃档案，对人事档案不管不问的情况有所加重。职工对人事档案的重视度不高，思想意识上的淡漠更是加剧了人檔分离或者舍弃档案的现象。历史档案资料的缺失造成国有企业人力资源管理部门不能了解员工的以往学习和就职信息，也很难对人员作出客观的评价，人事档案管理工作难度增大。

问题二：人事档案管理需要继续深入创新。目前，国有企业人事档案管理工作无论在管理手段上还是在管理模式上都存在陈旧滞后的表现。社会运作效率已经今非昔比，互联网技术正在更新换代，而企业的人事档案管理工作却未能及时跟进时代和社会大环境的步伐，工作效率低下，工作效果难以达到理想的目标。

问题三：未能建立完善的管理机制和管理体系，存在制度上的局部漏洞。当前，越来越多的国有企业构建了员工的电子档案管理系统，但是在信息化的人事档案管理体系运作过程中，比传统管理方式更多的隐患也潜藏其中，如典型的网络运维安全性问题、人事档案管理的保密性问题等。

四、优化管理举措，提升人事档案管理的工作效能

人事档案管理工作能否与国有企业的人力资源管理工作紧密融合起来，是能否推动国有企业新时期发展战略目标的实现的关键所在，也是国有企业当下及未来人事档案管理工作的重要内容。

其一，从国有企业的全体人员入手，扫除人事档案管理工作道路上的思想意识障碍。针对传统的一些片面或错误认知，要纠正思想意识，在广大员工中树立良好正确的人事档案管理认知。通过人事档案管理，员工能够与企业的发展方向尽可能统一，在付出个人劳动，发挥个人专长的同时推动企业发展经营目标的实现，在更高的层面上实现自我价值。为此，企业人力资源管理部门应从全体员工的思想意识方面入手，从日常培训、专门培训两条主要脉络来强化提升员工对人事档案管理的意识和认知，使企业全体员工都能意识到其重要性，消除过去的错误或片面认知，继而转变自身的行为态度。

其二，以制度和流程的规范性和严谨性推动人事档案管理工作效率提升。采用业内人事档案管理的新理念、新思路，以精细化的管理工作机制代替粗放式的管理模式，提高其科学性和有序性。一方面，统一人事档案管理工作的流程和标准，减少工作重复率和人为失误率;另一方面，人力资源管理部门始终把人事档案管理与国家法律法规、档案市场发展形势、人力资源的管理需求等内容兼顾融合起来，使人事档案各项管理制度和流程能够满足国家、行业和企业发展的新要求。

其三，以信息化技术、数据技术为新动能，带动企业人事档案管理工作迈入新的发展通道。积极引入新技术、新软件，利用数据分析软件对企业员工的个人素质进行评价，为员工的潜能发挥创建有力的场景和机会。另外，加快构建安全管理体系，提高信息化管理的安全性。在涉密环节或内容管理上制订严格的保密制度，采用制度防护和设备监控双管齐下的办法减少人事档案重要信息的丢失，保护好各利益方的合法权益。

其四，加快磨炼一支精锐的人员队伍。人事档案管理人员必须具有较强的学习能力，能够对自己的工作展开批评和自省，不断在岗位业务中磨炼实践能力。

五、结语

国有企业人事档案管理是联系企业和每个员工的桥梁纽带，是企业提升人力资源水平的有效途径。在档案管理事业高速发展的今天，国有企业也应及时跟进工作步伐，发挥人事档案管理工作更多积极的力量。

（作者单位为国电广东电力有限公司）

参考文献

[1] 徐源.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].办公室业务，2018（05）.

[2] 常晓蕾.新时期人事档案管理工作探析[J].信息记录材料，2018（01）.