浅谈办公自动化系统在医院信息化管理的应用

胡可韶

摘 要：办公自动化系统让医院人员通过网络互联方式进行协同办公，使信息的传递更为快速，极大的提高办公效率。本文主要阐述了医院应用办公自动化系统的必要性，系统的主要功能模块及其在医院信息化管理的应用及效果。

关键词：医院；信息化；办公自动化

随着信息技术的不断发展，医院的信息化建设也在不断加强。所以建立一个高质量、高效率的办公自动化系统，实现医院办公管理的规范化、网络化和自动化，对于完善医院信息化建设和提高医院的整体管理水平起着非常重要的作用。

一、医院应用办公自动化系统的必要性

随着医院业务和规模不断发展扩大，传统手工的办公模式存在手工流程审核程序繁琐，效率低下，难以掌控进度，知识共享不便，浪费纸张，纸张表单难以查询等等的问题，已经无法满足日益发展的办公管理需求，为提高工作效率，节省资源，实现无纸化办公，引入办公自动化系统势在必行。

二、办公自动化系统主要功能模块

1.门户中心

门户中心是一个可自定义门户的模块，门户是登录系统后的首页，可显示信息、提醒、办公等内容。不同的部门或人员关心的内容都不同，每个部门可根据自己所需要的、所关注的内容定制自己的门户，比如医务部可定制一个跟医务方面相关的内容的门户，护理部可定制一个跟护理方面相关的内容的门户。一个用户可以有多个门户，门户间可以自由切换，设置一个默认门户，当用户登录系统后可直接显示自己关注的内容，这样对提高工作效率有很大的帮助。

2.信息管理

信息管理是医院各类信息发布的平台，通过平台工作人员可发布通知公告、院内动态、规章制度等内容，并且可根据不同内容设定不同的专栏，方便阅览者浏览。信息管理还能提供通知下达、知识共享，使员工及时了解医院的发展动态，从中扩充知识。

3.流程管理

流程管理是办公自动化系统核心功能之一，使用系统流程管理中利用可自定义的表单、可自定义的流转方式，根据实际的业务流程灵活地制定工作流程。通过流程管理中的电子表单填写，审批办理，传阅，催办，转交等电子化的流转，规范了流程，提高部门、职工之间协同办公的效率。

4.公文管理

公文管理是办公自动化系统中的重要功能，包括收文管理、发文管理两大模块，其中收文管理可自定义收文流程和表单，通过设定的流程对收文进行签发、分发传阅和下达任务，同时可以对下达的任务进行督办；而发文管理通过可自定义的发文流程方式实现拟稿、核稿、批示、会签、签发、编号、用印、分发等操作，其中正文可以在线按公文标准格式编辑。

5.会议室管理：

会议室管理功能统筹管理院内会议室资源和管理所有会议室信息，包括会议室位置、容纳人员、会议室里的设备等信息，详细显示会议室的使用情况。使用人根据会议室信息和使用情况，可以更好的选择会议室和会议时间，申请会议室后，与会人员及时收到会议通知。

6.沟通交流模块

沟通交流可通过邮件和论坛等方式进行。电子邮箱对很多人来说比较熟悉，OA里的邮件功能与一般邮件系统的功能和操作类似，因此OA邮件是一个常用的一对一、一对多的沟通交流、文件共享功能；论坛是一个供公开讨论的地方，可以发表文章，分享经验观点，讨论互动，交流学习。

7.个人办公

个人办公模块将个人的日常办公实现电子化管理。职工可以管理自己的人际关系信息，管理自己的个人工作，进行日常工作日程安排和工作汇报，管理自己及下属的任务安排和工作汇报，还有上传共享文档、笔记本等常用功能。

8.手机移动办公

随着技术的发展、智能手机的普及，办公自动化系统手机版也应运而生。手机版集成了多个常用功能，包括工作流程、信息、邮件、会议助手、公文等。通过手机OA，实现了随时随地、不受限制的办公，只要有手机有网络就可办公，而手机端的提醒功能，使邮件接收、会议通知、文件办理等处理得更加及时，缩短了大量等待的时间，极大的提高了办公效率。

三、办公自动化系统的应用效果及分析

（1）从医院使用人的角度来看

1、医院领导能协调各种医院资源，分析医院运营状况，进行相关流程审批，随时查阅资料，使用日程管理规划日程，快速准确的规划自己的工作安排，查看下属的工作计划和工作汇报，通过多种方式与员工一起讨论和交流，通过问卷调查、网上调查等了解员工的意见和建议。

2、科室主管能快速准确的规划自己的工作安排，能给下属安排任务，查看下属员工的工作计划和工作汇报，并监控任务进度，能审批相关事务流程。

3、普通员工能通过多种搜索方式快捷得查找信息资料，能收到领导给自己下达的任务或工作安排，填写自己的工作日志和向领导汇报工作，能通过论坛交流学习，增长自己知识面，能实时监控到自己的申请的文件流程情况和状态，能存储文档并共享给他人，能进行常见的日常办公，如会议申请、问卷调查等。

4、新员工都可以通过系统了解医院的概况，能查阅医院规章制度、科室规章制度和自己的岗位职责，通过系统快速认识医院和科室的领导跟同事，让新员工能够快速适应融入医院的工作环境。

（2）从管理作用的角度来看

1、规范医院管理

办公自动化系统的推行，规范了办公流程，对表单的填写进行权限控制，减少填写表单时人为的错误，规范的电子表单及工作流程，使流程走得快捷顺畅和清晰；对医院资源，如会议室，车辆等资源的分配管理进行了规范，让资源分配者和资源使用者对资源的情况都充分了解，在申请资源时避免了资源使用的冲突，更加合理的安排资源和资源使用时间。

2、节约成本，实现“无纸化办公”

在办公自动化系统上线之前，医院职工在进行请假、申领办公用品等时都需要走纸质流程，耗费了大量的纸张，增加了医院的运营成本，如今通过办公自动化系统，实现了办公文档电子化，摒弃了传统纸质走流程方式，减少大量纸张的消耗，而通过实时快捷安全的信息传递方式，也减少其他通讯方式所带来的费用，节约了办公成本。

3、提高工作效率

通过办公自动化系统的工作流引擎，发起人填报表单内容后自动递交给下一个办理人，审批人实时接收到办公系统推送过来需要办理的文件的消息，快速办理审批这些文件，系统还支持对流程走向和进度情况进行实时的监控和跟踪，进而可以对职工工作办理进度进行有效的监督。办公自动化系统很好的避免了申请人寻找相关人员审批的繁琐步骤，优化了审批流程，同时工作流引擎还支持多人并行的文件办理，更节省了时间，极大的提高了协同办公的效率。

4、加快信息流通，提高沟通实时性。

在办公自动化系统中，有多种信息传递和沟通交流的功能，如常用的邮件、信息发布等，通过办公自动化系统下达的文件、通知、任务可以及时接收和处理，可以有效协调多部门之间的协同工作问题，使信息流通速度的大大提高，实现高效协作办公。

5、知识共享

办公自动化系统中的信息管理、文库管理、个人办公、邮件、论坛等功能都提供了对文档和信息的管理和分享功能，通过对信息的發布，对文档进行上传、下载以及转发共享，实现知识的共享，提升了医院职工的相关知识水平。

结语

在应用办公自动化系统后，提高了工作效率，提高了沟通和信息共享的便捷实时性，整合了医院资源，加强了医院内部事务的安排和管理，使医院管理更规范，便利，合理，同时降低医院的运营成本，实现无纸化办公。办公自动化系统切实的保障了医院的高效便捷的办公，提高医院的整体管理水平。

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