电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用

摘 要：电子信息化管理模式指的就是使用现代的计算机技术，将档案的相关资料存储在硬盘等磁性材料中的一种方法，管理的内容多种多样，包括电子图书、文书和信件等等。对档案进行电子信息化管理，增加管理的方便性，简化操作过程，使得档案管理不同于传统的管理方式，更加便捷。基于此，本文对电子信息化在档案管理中的作用进行论述和分析，并对电子信息化档案管理进行具体的叙述，为电子信息化在檔案管理中的应用提供一定的借鉴。

关键词：电子信息化；管理模式；档案管理；作用

相比于传统的档案管理方式，电子信息化管理更加便捷，因为它主要针对的是信息化的电子文件，这些文件都是以计算机语音进行存储，所以不具备纸质版版档案可读性的特点，对于电子类档案的浏览需要借助相关的计算机设备。虽然电子类文件不具备直接可读性，但是由于计算机技术的发展，所以对于电子类的档案方便进行处理和归档，大大提高了档案管理的效率，同时，电子类档案还打破了空间和地域上的限制，可以实现档案的快速共享。它的存储条件和纸质版的档案不同，对于档案室的面积没有太多的要求，但是对环境的温度等环境因素具有较高的要求。

一、电子信息化管理模式的特点

传统的档案管理主要由各个部门单独负责，对于档案的管理相对来说比较封闭，对事业单位的发展起到了积极的作用。但是随着社会的进步和科技的发展，传统的档案管理模式已经不能适应现代对于档案管理的要求，所哟，事业单位的档案管理需要在传统档案管理模式的基础上，结合现代对于档案管理的要求，对传统的档案管理方式进行创新，电子信息化的模式就是在这样的背景下产生的。电子信息化管理模式是一个更具开放性的管理模式，是对传统档案管理的一种补充，以数字的形式存储在计算机中，使得档案管理的质量和速度都得到大幅提高。

二、电子信息化管理模式在档案管理中的具体作用

将传统记录模式的文字、声像等信息依靠计算机的数字编码处理，能够形成数字记录的电子文件，因而具有快捷、可更改、可共享、便于传递、便于存储等特点，对电子文件的管理依靠计算机网络来实现电子档案管理的自动化、信息化与智能化。因此，电子信息化管理模式在档案管理中具有以下作用：

第一，电子信息化管理模式对于档案的管理可以实现不同区域和空间之间的共享，建立档案管理系统，通过这个系统可以实现电子档案收集到利用的一体化，使得档案的生成和归档更加及时，保证档案的完整性和真实性，提高档案的自身价值。

第二，将档案以电子信息化的方式进行存储之后，对于档案的查阅更加方便，不需要像传统的档案管理，需要手动进行查找，增加工作难度，浪费工作时间，同时档案查找的速度和准确性都无法保证。电子化信息管理避免了传统档案管理中误差大，效率低的弊端，可以通过关键字等条件对于档案进行查找，可以实现对档案的快速检索，而且准确率高，节省大量的时间，增加工作效率。

三、电子信息化档案管理的具体工作

档案管理包括收集、整理、鉴定和保管等环节，具体工作内容如下：

在收集方面，对于电子档案的存储需要借助一定的设备，利用互联网技术建立档案管理系统，对电子档案进行收集，通过电子档案的积累形成相应的数据库。便于对档案的管理。在整理方面，需要根据档案的不同，进行系统的区分，并将不同档案进行分开存储，利用计算机技术对档案进行有序处理，最后形成具有一定逻辑的电子档案集合。在鉴定方面，需要对存储的电子档案信息进行鉴定，并对存储的环境的安全性进行评估，主要包括主要包括软件环境、病毒、可读性、介质状况鉴定等，这是一个需要高技术的环节，必须得到工作人员的重视。在保管方面，需要针对介质的不同确定相应的保管条件标准，做好装具的选择、防磁、防尘、防光、温湿度控制、防有害气体等工作，对于相同介质的电子档案，应制定规范的保管标准。

结论：

现在社会经济的快速发展和技术的不断进步，为档案的管理提供了更好的选择，同时也提出了更高的要求。电子信息化的档案管理模式区别于传统的档案管理方式，它可以保证信息收集的真实性和完整性，跨越空间和地域的影响，实现档案的共享，提高了档案管理人员的工作效率，简化工作环节。现在电子信息化的管理模式在事业单位的档案管理中已经得到了应用，这也必然是今后的发展趋势。同时，档案管理人员应该提高自身的综合素质，与时俱进，学习先进的档案管理经验，提高自身业务水平，不断不断完善电子信息化管理工作，才能真正使档案管理实现信息化，为企事业单位的发展和社会主义和谐社会的建设做出更大的贡献。

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作者简介：

李冬和 1976年12月 28日 汉族 籍贯 黑龙江鸡西

学士学位 副高职称 档案管理专业 鸡西市人才服务局