城市轨道交通工程档案管理信息系统研究

2019-08-05胡翔

山西建筑 2019年11期

胡翔

(常州市轨道交通发展有限公司，江苏常州 213022)

0 引言

随着城市轨道交通工程的高速发展，传统的工程档案管理模式与轨道交通建设工程大规模、大体量之间的矛盾日益突出。一方面，迫切需要构建城市轨道交通工程档案管理组织和制度体系。另一方面，随着信息技术的变革，信息化的发展为城市轨道交通工程档案管理模式的转变以及工程建档工作的提质增效带来了新的机遇与契机。

城市轨道交通工程档案管理工作具有类目繁杂、数量庞大、载体多样、工作滞后、容易形成孤岛，建档及管理难度比较大等特点，传统的纸质档案管理手段难以满足城市轨道交通工程大体量发展需求，迫切需要利用信息化手段提高档案管理水平。

1 工程档案工作管理现状

城市轨道交通工程档案管理工作具有类目繁杂、数量庞大、载体多样等特点，因而其建档及管理难度比较大。传统的工程档案管理模式存在着诸多弊端，具体表现在:

1)档案管理缺乏统一规划。

因前期规划工作不到位，各部门各员工各自为战，档案管理杂乱无章，引发出的历史遗留问题，有些甚至永远也无法弥补。

2)档案管理工作者工作无序、零碎，被动建档。

有些人员对工程文件、档案的价值以及档案收集、保管工作的重要性的认识不足，对工程文件、资料没有做到妥善的收集管理，导致建档不系统、文件难以查寻或不齐全或丢失。

3)档案管理人员的可变性和可调性较大，影响了工程资料归档的连续性。

新聘用的档案管理人员掌握城市轨道交通工程归档整套要求需要一定的时间，这样就难免造成工作中的效率低下，配合不当，沟通不及时，影响档案管理工作的总体效率。

4)传统档案资料以纸质媒介为主，查阅调用困难，不能充分发挥档案的价值。

2 档案管理信息系统建设意义

与过去传统工程档案管理相比，城市轨道交通工程档案管理信息系统建设具有重要意义：

1)提高了城市轨道交通工程档案管理的效率。

档案管理主要工作内容包括：档案的归档、存档、查阅、调用。基于城市轨道交通工程档案管理档案类目繁杂、数量庞大、载体多样等特点，传统的档案管理工作耗时耗力、工作量巨大，效率低下。信息系统的应用，能够发挥信息系统数据传输、工作流的提质增效优势，能够极大地提高工程档案管理的效率。通过信息系统能够进行各种文件的查阅、信息传输、资料下载，节约了沟通成本。

2)促进城市轨道交通工程档案管理的规范化、流程化、全过程管理。

系统内置城市轨道交通工程档案管理组织架构与岗位职责、流程、表单和制度体系，同时系统基于工程项目档案生命周期全过程管理的设计，实现从项目前期到设计、招投标、施工、变更、竣工等各个阶段的资料、档案管理，真正实现了档案管理的规范化、流程化、全过程管理。

3)实现资源共享，进一步促进城市轨道交通工程档案管理工作的发展。

信息系统的建设实现了工程资源共享，消除“信息孤岛”，有利于参建各方信息获取，能够促进轨道交通工程行业的技术水平和技术经验。