设备管理系统实施方法适应性改进探讨

特邀撰稿人：北京承泽星汉信息技术有限公司 仝文革

◎本栏目由北京承泽星汉信息技术有限公司协办

在笔者主导参与的某炼化公司设备管理系统实施过程中，由于实施方法的适应性改进，确保了项目当前实施任务的顺利进行，笔者希望就此改进进行探讨和分析，为同行者提供借鉴经验。

炼化公司设备管理系统升级项目总体情况

该炼化公司在10 年前就已经实施过一套EAM 系统，后由于系统功能设计存在业务不闭环、数据不关联、信息共享较差等原因而停止使用。

在本次炼化公司设备管理系统重新实施的过程中，既要考虑炼化公司原有EAM 系统做得比较好的方面，又要针对新的需求提供新的解决方案，同时还要针对原有EAM 系统的不足，从设备全生命周期管理的四个业务阶段出发，设计炼化公司设备管理业务流程、系统功能。此外，针对炼化公司分厂数量比以前多的情况，还要进行数据、流程、功能的标准化设计。

项目实施周期为7+3 共10 个月，要求完成基础数据、档案管理、维修计划、维护保养、运行、状态监控、安全检查、固定资产、两票管理、设备转资、备件、调拨、报废、外围系统接口等功能模块的实施工作。

要在10 个月内完成上述实施任务，尤其是在7个月内完成系统设计与开发任务，如果不采取一些特殊的实施方法，是没有办法完成实施工作的。

正常设备全生命周期管理系统的实施方法

正常的设备管理系统通常采用SAP 系统实施ASAP 方法论，采用该方法论可以满足包括PM 模块在内的SAP 系统各模块的实施工作。

ASAP 方法论将SAP 系统的实施分成五个阶段，每个阶段又分别对其实施任务进行细化、实施目标和要求进行明确的管理方法，来确保整个实施任务的有续、保质、按期完成，从而确保项目实施总目标的最终实现。

炼化公司项目组从一开始就采用了上述ASAP的工作方法论，坚持把每一个阶段的实施任务按周进行细化，再把每周的工作明确到每一天，以期望达到保质、按期完成项目实施目标。

项目实施情况介绍

项目调研与业务蓝图设计情况

在项目调研阶段，项目按照制定调研计划、编写调研问卷、在分厂集中介绍、在各车间分别调研的方式开展工作，然后按照各分厂、车间调研的结果，在研究炼化公司、分厂业务流程、管理制度的基础上进行业务蓝图设计，看似顺利开始了项目的调研与业务蓝图设计工作。

项目调研和业务蓝图设计陷入困境

在项目组对炼油分厂进行了几天的调研工作和需求总结工作之后，就发现炼油厂机动部的要求、分厂各车间的业务需求，以及日常使用的业务流程、业务单据各不相同，每个车间都按分厂机动部的要求，各自编制了一套业务单据格式，采用看似相同的业务流程、分别向分厂机动部上报统计数据，分厂机动部再在各车间提交报表的基础之上，按自己的格式进行报表数据的合计和统计。

同时，项目组很快就发现，各车间、分厂机动部对设备管理系统建设的业务需求内容都差不多，而业务、流程、表单、信息的统一管理和规范成为了业务用户的最大痛点和工作难点。

因此，项目组及时改变调研策略，先将炼油厂调研过的需求进行合并、分类整理，然后，在第二天的需求调研过程中，向调研单位介绍项目实施情况、之前整理过的业务需求，请被调研用户针对他们的理解，补充提出新的业务需求，同时，现场收集被调研用户正在使用的业务表单。项目组在调研当天晚上加班整理和补充新的调研问题，在下一天再次采用上述方式对下一个单位进行调研。

正是由于项目组及时变更了项目调研方式，才及时完成了炼化公司所属六个分厂的调整工作。

然而，在进行业务蓝图设计、流程分析、单据整合的过程中，又出现了新的问题，这些问题在炼化公司层面普遍存在，和项目组在各分厂调研的情况是一样的，即炼化公司机动部向各分厂提出了报表数据的提报要求，各分厂机动部在整理了各车间的业务数据、合并成分厂业务报表之后，又都按各自的格式提交炼化公司机动部，炼化公司机动部再次从各分厂不同格式的报表中提取所需的数据，合并、整理成炼化的报表数据给炼化公司领导和集团公司管理部门使用。

在这一过程中，炼化公司设备管理项目组对炼化公司、各分厂的115 个管理制度、418 个业务流程和331 个表单文件（至少1600 个业务单据、报表格式）进行初步分析、合并整理后，发现从基层，即从分厂调研单位进行业务流程、系统功能、报表格式和数据标准的统一，从工作量、时间，以及业务认可度等方面来讲都不具可行性，项目组必需及时调整业务蓝图设计方法，才能顺利完成项目的实施工作。

而同时，在调研中，又了解到各分厂机动部、车间设备管理单位具有强烈的愿望，要求从炼化公司层次进行业务流程、业务单据和报表数据统计等的统一，从而减轻基层设备管理用户的工作量，以便基层用户可以集中精力完成设备管理中的核心业务，真正提高设备管理水平。

项目实施方案改进说明

经过项目组仔细分析并向炼化公司、各分厂机动部领导讨论、汇报，得到炼化公司机动部设备管理领导的认可后，决定从以下几个方面进行调整，开展后续业务蓝图设计工作：

方案改进一：流程与表单设计从炼化公司层统一

从设备全生命周期管理的角度，选择规划管理、采购建设、运行维护、退役管理四个阶段中的后三个阶段，尤其是运行维护阶段中的设备管理业务，从炼化公司层次进行业务流程及其与之对应的业务单据、统计报表进行统一化和标准化设计，在交由各分厂、车间进行讨论后，形成炼化公司的统一规范，要求炼化公司各分厂参照执行。

其中，业务流程标准化要求从炼化公司层次和分厂层次进行设计，分厂层次要遵循炼化公司的设计原则；而业务单据和统计报表要求按统一规范进行填写和使用，这样，在炼化公司内部各分厂间就可以形成统一的运作模式，为以后业务的大数据分析提供依据。

方案改进二：标准化设计和系统功能开发从炼化公司层规范，并为集团公司统一预留空间

在炼化层次对设备管理工作所涉及的各项数据标准，例如设备分类、故障代码、计划类型、工单类型等进行统一和规范，同时，对企业组织架构和生产装置代码进行规范和统一，这些都确保炼化公司可以站在相同的唯度、标准对所属分厂、车间、装置的业务数据进行统计分析，开展对标评比。

同时，考虑到集团公司正在实施SAP 系统、后续会实施PM 模块的实际情况，项目组在设计数据标准、编号分配，以及系统功能使用方面，都从集团公司层次进行了功能和接口预留。

方案改进三：简化系统功能设计、满足基层用户简便操作需求

业务操作的简便化是项目组在调研过程中用户提的最多的需求、也是项目组感受最深刻的需求，业务操作的简便化要从跨系统操作和系统功能设计简便化两个方面做出改进。

举个例子，在维修开始前，设备管理用户需要使用O A 系统进行维修计划的提报、物料管理系统进行维修物料采购计划的提报、线下进行招投标管理、法务系统进行外委采购合同的审批管理，设备维修又要在S A P M M 模块领用材料、在线下管理维修过程，设备台账又分别在各车间在电脑中进行管理，设备运行和状态信息又多在M E S、D C S、S I S 等系统中分别进行管理。这些都决定了炼化公司设备管理用户要在多个系统间完成数据的查询、录入，才能实现设备管理的最基本管理需求。

同时，各个设备管理系统的操作界面又都存在许多看似有用、但实际不知何用、又难于填写的字段和界面，严重影响用户的操作效率和使用热情。

上面这些不便都促使项目组在进行系统界面设计时，要和用户进行充分交流，确认各项业务真正需要的信息和字段，按用户方便习惯的界面，对各个业务表单进行简化设计；同时，对原来需要跨系统操作的业务进行整合，将炼化公司设备管理系统作为设备管理平台，将设备日常操作业务都放在设备管理系统中进行系统化管理。例如，在设备管理系统中开发计划管理功能，在计划申请和提报中一次性将计划工作内容、所需材料、外委服务、计划成本等信息填写完整，将计划的审批过程简化和统一后，保证用户在一个系统中一次提报、一次性审批就可以完成以前需要在多个系统中提报和审批才可以完成的计划提报工作；同时，在计划通过审批，可以自动转变成工单，其所涉及的物料领用需求自动传输到SAP 系统的MM 模块，外委采购申请也可以直接进行招投标操作，在简化用户操作的同时，还为后续维修成本的归集、成本单机核算提供准确数据。

方案改进四：程序开发与测试走在设计前面

项目实施公司原有一套开发好的设备管理系统，在本次设备管理系统业务蓝图设计过程中，项目组也充分发挥了这套系统的作用，在给用户讲解业务流程设计的过程中，讲解原有系统的设计界面、功能、业务关联关系，以及这些功能在其他同类型企业中的成熟、成功使用方式，引导用户参考和借鉴同行业成功实施经验，加快业务蓝图设计进度。

在项目业务蓝图计过程中，项目组充分借用了原有系统设计思路、业务架构和成熟程序，在调研和业务蓝图设计过程中，一边了解用户需求，一边演示现有系统功能，一边参考设计未来系统的业务流程和方案，极大促进和确保了项目业务蓝图设计进度和质量。

项目实施前景展望

目前，炼化公司的设备管理系统项目在一个半月的规定时间内，完成了项目现状调研和业务蓝图设计工作，提前进入系统实现阶段。

在项目进入实施阶段的半个月内，借助改进后的实施方法，已经完成大约35%的程序迁移和功能开发工作，按此程序实施进度预计，在此后两个月内、即2019 年7 月底，就可以顺利完成主要功能程序的开发和测试工作，并在9 月底完成项目所有的表单打印与报表开发工作，从而确保用户可以在10 月中旬开始项目试运行工作。

就炼化公司设备管理系统项目这一阶段实施方法的改进效果来讲，笔者对S A P 系统的实施有了更新的感受，那就是一切工作不能拘泥于固有的思维模式，项目实施工作要充分结合实施企业的管理特点、业务模式、配合程度，对原有的工作模式做出适当调整；其次，要充分参考同类企业的成功模式，尤其要借助已经进行了系统化设计的成熟系统和程序，才能更有效地满足用户的需求、引导用户按照正确的方式成功实施设备管理系统。