事业单位文书档案信息化建设分析

唐艳

事业单位基本上都是由国家和政府直接进行管理的，可以说属于一种具有服务性质的社会机构。对于事业单位的文书档案管理工作而言，通过不断记录事业单位的发展过程，在很大程度上可以促进社会经济的迅速发展，除此之外，还可以很好的保持社会的稳定，所以事业单位应该对文书档案管理工作给予更多的重视与关注。现阶段，社会科技的不断发展，信息化数字化的时代已经来临，在信息化时代的背景下，事业单位的文书档案管理工作也应该顺势时代的潮流，不断的进行变革，本文就事业单位文书档案信息化建设作简要分析。

所谓的文书档案信息化建设简单来说就是事业单位利用网络技术把文书档案的相关信息以及数据逐渐变成数字化或者信息化的这种形式储存在网络上，利用网络的优势对文书档案的信息资源进行存储、管理以及 利用。从古代的甲骨文到竹简再到纸张，最后到现有网络，信息储备的方式发生着翻天覆地的变化，对于文书档案的管理工作而言信息化建设是社会发展的必然趋势。文书档案还有非常重要的一项功能就是其的开发和利用价值，传统的管理方式很难将这些资源进行合理的开发和利用，但是通过信息化建设，利用计算机技术就可以很好的挖掘其中的价值，实现科学合理的应用。

一、文书档案信息化建设中存在的问题

近些年来，我国不管是在经济上还是在科技上都有着巨大的进步，社会已经慢慢的步入了数字化的时代，这就在很大程度上促进了文书档案管理工作的变革。但是在信息化建设的过程中，还存在着一些不足之处。首先是部分事业单位的上层领导没意识到文书档案信息化建设的重要性，在意识思想上不重视这项工作，最终造成文书档案工作的信息化水平不是很高。除此之外，各个事业单位其文书档案信息化建设的标准上存在一定的差异，就目前来看，国家所规定的相关标准和实际信息化建设的标准存在一定的差距，这就导致很多的事业单位只是按照国家的相关指标来完成任务，导致文书档案的信息化建设水平不高。还有就是很多的事业单位虽然设有自身的文书档案管理网站，但是这些网站很多都是仅仅做了一些表面的工作，竟没有更深入的研究、分析和利用，网站的内容大多都非常的简单，只是详细的介绍了一下事业单位各个部门的现状，并没有很好的实现相关重要信息的查询、储备以及利用，在很大的程度上形同虚设，没有一点利用的价值。最后就是文书档案信息化建设的过程中无法很好的保障这些数据和信息的安全，最终导致信息化建设的水平不是很高。就目前而言，现在大部分事业单位的文书档案信息化建设工作只是刚刚开始还在起步阶段，还存在很多的不足之处，缺乏一套保障信息安全建设的相关系统 ，数字化的网络中信息和数据都是很容易被篡改的，一旦这些信息出现问题，轻则造成部分数据出现损坏或丢失，问题严重的话会破坏文书档案信息化建设的完整性，甚至会对这些信息数据的保密性造成一定威胁。

二、提升文书方案管理信息化建设的建议和意见

首先在进行文书档案信息化建設的过程中，一定要根据自身的实际发展情况的基础上进行制定，且需要一套相对完善的信息化标准体系。事业单位在具体的文书档案信息化建设的时候，首先要参考目前实际的工作需求情况，并以此为依据，完善相关的标准体系。其中标准体系会涵盖多方面的内容，比如数据采集的相关标准、安全技术保障的相关标准以及著录规则的相关标准等。在文书档案信息化的建设过程中，维护好当前事业单位的文书信息非常重要，这就可以充分的保障文书档案的真实性，如果发现网络中的信息数据不合理还可以通过原始文书档案进行查阅对比并及时修正。与此同时，在信息录入的过程中，要尽可能的保障网络的录入信息和文书档案的原始信息始终可以保持一致。对于事业单位而言，文书档案信息化建设其主要目的就是让企业内部的信息资源在最大程度上实现共享，并满足各项工作的实际需求。在信息化建设的过程中，还要对其中部分图像进行一定的加工和处理，这样的话就会更加方便事业单位工作人员的信息查阅和使用。在对这些图像进行加工和处理的时候，也需要掌握一定的技巧以及方法，设置具体的处理标准。比如说，在信息化建设过程中对图像处理时可以对图片的亮度进行一定的调节，或者对图像中部分不重要的地方进行裁剪等，这些处理图像的技术和方法并不会影响文书档案的真实性，通过对图片的处理和加工还让信息化建设具备一定的美观特性。

其次就是事业单位可以建设自己的文书档案的相关网站，加强对文书档案中有利用价值信息的使用。对于事业单位来说，建设文书档案的相关网站是当前环境下必不可少的一项工作。其中在文书档案网站的建设，在运作的过程中，需要注意的不仅是可以对事业单位的文书档案信息进行记录或者是对需要开展的活动进行相关的宣传，还需要具备一些其他的服务功能，比如说文案的搜索工作、利用工作或者是查询的工作，需要把这些功能也融入到网站的建设中，这样就可以很好的帮助事业单位工作人员的对文书档案的查询和使用，于此同时，相较于传统的查询使用方式，网站不仅可以节省大量的时间，而且非常的快捷。从更为长远的角度来看信息化网站建设工作，需要事业单位的文档网站充分的发挥出宣传的作用，文书档案的管理人员，在网站的建设中应该不断的普及文书档案信息化建设的重要性，并不断的加强宣传的力度，让事业单位其他部门的工作人员认识到信息化建设的重要性，这样的话在很大程度上就会提升事业单位文书档案信息化建设的水平。文书档案网站建设完成之后，需要注意的内容还有很多，比如说，事业单位需要让一些专业的网站建设人员对文书档案网站进行及时的维护和管理，尽可能快的对文书档案的具体内容进行更新，尽可能的发挥书文书档案的自身优势，不断的为是事业单位工作人员提供优质的服务，这样就可以很好的提升档案网站的相关访问数量，于此同时，就可以让舆论宣传进行扩散，不断完善自身的服务形象，通过档案网站所建立的优势，促进事业单位文书档案信息化建设长远发展。

最后就是有效保管档案，保证档案信息安全。事业单位电子化文书档案具备特殊性，即一部分档案信息是公开的，另一部分档案信息需要保密，就要求查看文书档案的电子软件附有权限要求，妥善保管文书档案信息，只允许相关使用者查看，保证信息安全。例如，对于事业单位的保密文书，应做好加密处理，限定加密时间和保密期限之后才能让相关使用者解密查看，确保安全性。

三、结语

通过上文的具体分析我们可以清除的了解事业单位文书档案信息化建设的重要性，可以说文书档案信息化建设是当今社会的发展的必然趋势，但是就目前而言，在具体的建设工作中还存在很多的问题需要解决，因此在具体的文书档案信息化建设中，首先要根据自身发展的实际需求，制定出完善的信息化标准体系，其次就是要建设自身的文书档案管理的网站，这样就可以更加方便文书档案信息的存储和使用，在建设的过程中还需要注意安全系统的建立等，做好这些才能更好的实现文书档案的信息化建设，促进文书档案管理工作的发展，推动事业单位在新时代下实现长远可持续发展。（作者单位：昭通市天麻研究院）