浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊

庄静

【摘要】信息化是当前档案管理必须考虑的问题。可以说，电子文档的存储在一定程度上影响和促进了档案管理的实施，那么，电子文档在档案管理中的优势和劣势是什么？本文是根据多年的工作经验与生活经验，谈谈电子文件在档案管理中的利弊。

【关键词】电子文件;信息化;利与弊

信息技术的出现显然对现代档案管理产生了更大的方便，得到了更好的发展。目前，我国可以说是正处于信息大爆炸的时代。各行各业都在不断改革，不断地创新，以适应当今社会的发展。不管是工作还是生活的每一角落都要求这样，同时，档案管理工作更是离不开信息数据的统计。并且，有效的管理手段能使工作效率达到最佳状态，面对不同种类的数据，我们的档案管理员要利用信息时代带来的方便，使用电子文件开展档案管理工作，从而提升工作效率。

一、电子文件是档案资料工作的革命

身处于信息大爆炸的时代，信息化数据的使用显然为档案工作人员带来了许多便利，这与传统的纸质文档是不一样的。电子文档是指通过电子设备等多媒体手段建立的信息。准备保存、处理和修改、存储的这个文件可以在网络或硬件之间传输。光盘和CD光盘作为载体，用来记录、保存和形成一整套电子文件。与此同时，信息网络具有可修改性、可操作性和可删除性等特点。目前，制作和存储企业事业单位使用的电子文档的方法很多，其中经常有Excel表单样式，Word文档样式，PDF文档样式，JPEG图片以不同的方式存储。光盘记录，硬盘（移动硬盘）存储，网络云盘等。这使得电子文件的形式多样化，一些企事业单位视情应用，为今后档案管理工作提供了更好的保障。

二、电子文件的局限性

（一）使用的局限性。首先，虽然机器可读档案馆通过新技术为传统档案馆的利用开辟了一条新途径，但同时也存在许多问题，如使用技术的脆弱性、信息的不稳定性和易变性、易损性和高协同性等。此外，技术发展过快，缺乏证据价值，使用寿命短。随着档案电子化的逐步深入，档案的保存与管理已成为档案保护技术的新课题。脆弱和不稳定已成为致命的弱点。在目前的技术条件下，人们估计设备和软件的寿命将超过10年。其次，我国法律尚未确认机读档案的证据价值。在司法实践中，原始档案文件被认定为具有权威性和可信性的证据，因此必须保留原始档案的形式，档案工作者既要保护和管理原始档案文件，又要注重管理。现代信息载体文献的应用，让档案工作者承担双重负担 。

（二）电子文件对档案管理的弊处。电子文件对档案管理的原始性欠缺。我们在接触一些文件时，似乎都能发现有些文件需要手签，而电子文件很难做到手签，也就失去了文件的原始性，当然现代科学技术的发展，可以通过手机、平板电脑等进行手签，比如说，银行办理业务的手签形式。这些数据的保存时间并不长久。因此电子文件在进行保存和管理的优势基础上，似乎没有纸质文件的原始性更加真实有效。借助计算机媒体的电子文档作为承运人，如果发生计算机病毒或其他特殊情况，它会导致电子文件的丢失，甚至成为无效的文件，因此电子化文件还有不可抗拒的不稳定性，加上电子文件的存储位置也由计算机控制，因此其不稳定系数高。

三、电子文件的益处

（一）改变了档案资料工作的服务方式。信息交流是人类文明和文化发展的催化剂。实现资源共存是促进人类社会快速发展的重要因素。人们在社会生活实践中不断产生新的信息，重复利用原有的信息。传统的信息传播方式已经成为实现资源共享的障碍。它不能适应时代的发展。现代媒体技术的飞速发展正在突破这一障碍。信息互联网的实现大大缩小了宇宙的空间，“地球村”已成为现实。现在，这种信息传播的变化和媒体技术的飞速发展，给档案工作带来了新的问题，提出了新的要求。我校开设了校园网，档案馆打算专门设置一个网页来访问档案的相关信息，以便档案资源得到充分的开发和利用，彻底改革传统。档案查询模式真正实现资源共享。

（二）改变了档案资料工作的服务方式。电子文档的可变性在档案管理中起着更新的作用。随着企业事业单位的不断发展，其内部员工的发展也会发生变化。几年前，一个新雇员可以通过努力工作，获得科长的职位，这就要求随时更新员工的档案，使档案管理适应时代的发展。如果一个学生经常在学校打架，学校就会处罚记录在案。随着教师的逐步引导和自我完善，他逐渐成为一个优秀的学生，因此应该对学生进行管理。从发展的角度看，档案管理更是如此。不断更新信息的能力已成为档案管理中电子文档发展的重要推动力。

四、结语

简言之，电子文档具有多种优势，但在享受电子文档优势的同时，我们应该更加关注其缺点，尤其是档案管理的优缺点，工作人员要对此给予更多的关注。今天，随著信息技术的发展，大多数人更依赖于计算机技术的应用来为他们的工作提供便利。同时，我们应该从另一方面考虑它们给我们带来的损失。电子文件的输入和形成也决定了档案管理的方式和手段，因为电子文件为档案管理提供了便利，档案管理实质上依赖于电子文件的生产，相互制约与影响。

【参考文献】

[1]齐小琳.浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].中国科技信息，2013（05）：84+87.

[2]伦丽卉.浅谈电子文件对档案管理工作的影响[J].才智，2008（23）：293.