推进数字档案馆建设 打造一体化服务平台

杨杰

党的十九大报告指出，我国进入中国特色社会主义新时代。“新时代要有新气象，更要有新作为”。山东省委书记刘家义同志在全省第十一届党代会上也提出了“推进档案事业创新发展”的新要求。以数字档案馆建设为抓手，以数字档案资源建设为核心，强化对县级馆数字化项目的跟踪指导，以数字化项目倒推基础业务的规范，“推进数字档案馆建设，打造一体化服务平台”是深入开展档案工作，提供一体化信息服务平台的支撑。

一、推进民生档案接收及数字化建设

近年来，大部分地区都在加强对婚姻档案、土地确权等民生档案的接收和利用工作，充分发挥民生档案的服务作用。以婚姻档案为例，苏州市吴中区实现了1958年以来婚姻档案的接收和全部数字化工作，寿光市等档案馆已将婚姻档案、土地确权档案、社保档案、水利档案、财政档案等涉及民生的档案全部接收进馆，并实现全馆数字化。

二、广泛应用“互联网+”新技术

按照数字档案馆建设要求，依托局域网、政务网和互联网“三网”，建设了档案综合管理平台（实现内部检索利用等功能）、数字档案馆一体化系统服务平台（实现在线查询利用档案）和档案信息网络平台（在线发布档案信息）。“三网”均采用物理技术隔离，保证了档案信息的安全。数字化档案馆一体化管理平台通过档案管理、接收管理、数据管理、利用管理等主要功能模块，实现了数字档案的移交、接收、编目、管理、保存、编研、利用和统计功能，基本实现了数字档案的全流程管理。通过引入档案库房RFID智能盘点系统，档案清点、借阅、出入库全部实现智能化管理。

在“互联网+”技术的应用上，利用移动终端全流程在线服务新模式，开通微信公众号、APP等移动终端查档申请受理平台，实现了婚姻登记档案、独生子女档案、知青档案、农民造房档案、军人入退伍档案6类常用民生档案数字化在线加密传输，使档案利用突破时空限制，提速增效，为市民办理婚姻、房产、户籍、信贷等事项带来了极大的便利，实现了查阅档案“足不出户”，进一步节省了办事时间。要通过各类网络渠道可查阅的档案都与服务中心等公共领域、可查阅的档案门类和数量保持同步，并随着档案信息化建设的进程而不断扩大容量。

三、推进数字档案馆与新馆一体化

数字档案馆是智慧档案馆的雏形，是档案事业发展的方向和趋势。按照鲁档发〔2015〕23号文件《关于全面加强数字档案馆建设的意见》要求，到2020年县级档案馆通过数字档案馆测试率达到90%以上，同时档案数据必须全部实现异地备份。省委办公厅、省政府办公厅《关于加快推进县级国家综合档案馆建设的意见》要求，到2020年县级国家综合档案馆应全部通过数字档案馆测试，其中四分之一要达到国家级“示范单位”的标准。

正在建设中的档案馆，建议在新馆建设时，把数字档案馆建设纳入一体规划，统筹推进，避免重复设计、重复投入。同时，着力推进基层数字档案室建设和全市档案一体化数字平台建设，构建“档案馆+基层档案室”的“1+X”数字化平台，通过馆室衔接，实现馆室一体化目标。

为服务民生，方便群众的查阅利用，可将婚姻档案等民生档案同步数字化，打造民生档案数字化一体化利用平台。数字化档案馆可通过权限管理、远程服务、自主查询等功能。更好地服务于全市中心工作，更好地为广大人民群众提供便捷的服务精准服务。

随着社会的快速发展，档案和档案工作价值逐渐凸显，社会各界人士查阅利用档案的需求持续增长。档案信息服务不管是在服务质量、效率广度深度上，都存在较大需要改进的空间。对于广大群众而言，档案信息利用应该关注档案利用的内容，档案利用的方式，互联网时代，用户更倾向于通过微信公众号、APP、社区互联网等远程服务率高的民生档案。逐渐缩短档案利用的距离感，提高档案查阅的便捷性，使档案信息成为一种可以随时利用网络资源获取的信息。查档用户可以提供以数据查询形式、定制处理形式、直接交换形式，“三形式”，这三种形式需要档案资源必须是数据化的利用条件。从而反映出档案部门在实施档案大数据战略的必要性，档案部门必须通过大数据、云计算等技术，与民众密切相关的档案数据进行整合，以此提高档案信息资源建设、解决数据重点问题，真正实现群众“一站式”服务，满足人民群众对美好生活日益增长的信息需求。

四、强化经费保障，引进社会力量参与

（一）要强化经费保障。数字档案馆建设必须有充足的经费保障。从我们调研的情况看，凡是数字化建设开展较好的地区，经费保障都相当到位。没有经费做保障，数字档案馆建设只能空谈。

（二）要引导社会力量广泛参与档案事务。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出，应推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买。从我们的调研情况看，各地档案馆数字化工作全部是引入有资质的外包服务公司，通过购买服务方式完成档案数字化工作。

五、建立完善的档案安全机制

安全责任重于泰山，建设数字档案馆，开展数字档案利用，打造一体化服务平台，档案实体和数据安全是前提和基础。针对各市正在推进档案馆新馆建设，我们要提前谋划、科学设计、稳妥实施，把安全思维和理念融入新馆建设和数字档案馆建设过程中，应重点做好以下几个方面工作：

（一）严格按照国家档案局《档案馆建设标准》（建标103—2008）要求做好新馆的规划设计。重视建立人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。要提高檔案库房的安全防灾标准，档案库房和特藏室等要符合“九防”要求，配备报警、消防、库房温湿度控制设备及监控系统，采用先进的安全防范技术手段，确保档案实体和档案信息的安全。在消防设施的选择上，应重点考虑国家最新标准推荐的高压细水雾系统，应根据库容大小逐层建设单独的恒温恒湿空调设备。为保障数字化档案的存储要求及绝对安全，要加大标准化机房建设力度，配备专业的服务器、存储器、交换机、防火墙等设备。成立数字化项目工作领导小组，全面负责项目实施的组织领导和沟通协调，明确各部门的配合保障机制，配备专门场地和设备，保证各项工作落实到位，顺利开展，起积累经验、示范引领、辐射带动的作用。同时要严格遵守《中华人民共和国网络安全法》法律法规，通过运营网络提供服务，要依照法律、行政法规的规定和国家标准的强制性要求，采取有效技术和其他必要措施，确保网络安全、稳定运行，有效应对网络安全事件，重点防范网络违法犯罪活动，重点维护网络数据的完整性、保密性和可用性。

（二）对电子档案数据要实现离线备份、在线备份等多种方式。对重要电子档案数据要开展异地异质备份工作，要建立重要电子档案数据异地备份工作常态化机制并抓好落实，通过定期备份确保档案数据安全。

（三）在机构改革中，数字档案室建设要必备。要全面深化“一站式”服务，深入推进数字化转变，加快实现政府治理体系和治理能力现代化。数字化转变是当前变革转型的必经之路，机构改革后必需要加大推进数字化进程的力度。作为机关基础工作的档案工作管理部门，是困难，也是机遇，只有加快档案工作变革，加快自身数字化转型，才能跟上政府转型，有效发挥在政府机关中的基础性工作支撑。相对于档案工作来说，档案部门要积极融入和服务政府数字化转型，是需要实行存储一定数量的数字化、不断增强政务便民数据归档，要不断推动数字档案室标准化建设。数字档案室标准化建设是各部门要在今后的机构改革中继续加大力度，我们通过借助机构改革和政府数字转型的东风，进一步推进数字档案室建设与评价工作，努力成为高质量机关智慧档案的标准。

六、加强队伍建设提供人才支撑

整合档案资源，推进档案数字化建设，打造一体化服务平台，需要一支高素质的档案专业队伍。建议落实鲁办发〔2014〕40号文件要求，建立国家综合档案馆人员编制动态调整机制。要根据馆藏情况和工作需要对国家综合档案馆工作人员编制进行调整，合理确定档案馆人员编制，注重调整档案干部队伍年龄梯次结构，为档案干部队伍补充高素质人才，为档案事业发展提供必要支撑。

加强对档案人员的教育培训和专业人才的引进，培养和打造一支具有现代化档案管理意识和专业能力的团队。通过教育和培训，转观念，提素质，让档案现代化管理理念深入人心。要突破档案馆建设传统理念，体现“大档案、大数据、大整合”的时代特点。组织的实操培训通过对现场观摩检查、现场纠错整改、现场探讨交流等形式培训，以直接、直观的方式提高管理水平。针对项目的现场管理、安全保障、数据规格、数据质量、工作文档管理等内容，以“现场检查及时纠错”的方式，“抓环节 扣细节”切實提升关键岗位人员正规作业能力。随后，组织经验交流座谈会，由业务骨干针对实操过程中的普遍问题、关键环节、薄弱区位进行统一讲解，并现场解答问题，切实提升档案管理人员的业务能力，有效助力数字档案资源的质量控制。组织专业人员学习考察，数字档案馆建设，扩大视野，吸取经验教训，争取少走弯路，避免坐井观天，有力地提升工作能力和水平。要顺应未来档案事业数字化发展趋势，紧紧抓住人才队伍建设这个关键，努力为数字档案馆、智慧档案馆建设打造长远的发展平台。

“千年纸张会说话”，档案工作存史留凭，具有非常重要的“基础性”地位。记录历史、传承文明、服务社会是档案工作者的使命和责任，我们要适应档案事业数字化发展趋势，结合创新型城市建设、智慧城市建设大局，逐步打造全市档案数字化一体化服务平台。