人力资源管理中人事档案管理的有效运用探讨

代小娟

【摘要】企业的长久发展有赖于员工的共同努力，共同致力于企业的进步与发展。企业发展过程中，势必要对员工进行管理。针对员工的特性，进行相应安排。人力资源管理过程中，人事档案管理是其中重要的一部分，科学有效的人事档案管理，能为整个企业的发展提供很大的帮助。文章对人事档案管理在人力资源管理这个领域的应用展开研究探讨。

【关键词】人力资源管理;人事档案管理;应用与发展

人事档案记载了员工各项信息及其在工作期间的表现，公司对其进行记录，做成各种表格，或者是文字记录，这样就能够给企业的人力资源管理提供一定的便利。科学有效的人事档案管理，有利于优质人才的培养。公司根据相关的信息，选拔出优质的人才，进行相应培训，实现人员调动。这样一来，公司可以根据人事档案，作出相应的决策，进而促进企业的长久发展。

一、人力资源管理中人事档案管理概述

（一）二者之间的关系。所谓人力资源管理，就是以人为活动中心，根据相关的需要进行人力资源的调动。根据公司的需要，使每一个人才都能在需求的岗位进行自己的工作，进而实现自身与企业的双赢，共同发展。这样，不仅能够实现人自身的价值，发挥自己的能力，还能更好地为企业的发展提供助益。而人事档案管理，就是对员工的工作进行详尽记录、记述。人事档案具有真实性、机密性，公司如果想要培养相关的人才，就必须要参考人事档案。企业根据人事档案中记录的人才的相关信息，选拔出自己需要的人才。将人才安排的相关的岗位上，并进行一定的培训，在专业领域推进企业的发展。由此看来，人事档案的管理与企业的发展息息相关，因而做好人事档案的管理是十分必要的。

（二）作用。1.为企业选拔人才提供真实有效的信息。人事档案最重要的一点作用就是能够提供真实有效的信息。企业在招聘之初，可以根据人事档案，来判断它是否符合公司的需要。根据他所处的学校，他的工作经历、人生经历来判断他是否真正适合自己这个岗位。对企业来说，人事档案的作用，就是给企业提供有效的信息，人力资源部门可以根据这个档案，选拔相关的人才。然后可以根据相关的信息，来发掘他的发展潜能，进行相关的培训，促使其在专业领域取得成功，实现人与公司的双赢。2.提高人力资源管理的水平。人事档案的管理与人力资源的管理，二者之间是相辅相成、相互促进的。人事档案中记录的人的活动对于人力资源管理来说是十分重要的，这也说明人力资源管理的相关活动，必须通过人事档案来进行。随着经济以及科技的发展，人事档案的管理也开始逐渐向着信息化的方向发展。录入人事信息是一项十分繁琐的工作，而找寻人事档案的相关信息，也是十分麻烦的，必须通过信息网络来进行，才能减缓相关的负担。人事档案的信息让企业能够清晰地了解员工本身，实现企业管理者对于整个公司的掌控。进而进行相关的操作，选拔人才进行相关的培训。这样一来，也就提升了人力资源管理的水平，实现了共同发展。

二、人力资源管理中人事档案管理的应用与发展

企业要想实现长久发展，除却本身要不断进行更新，不断提高自己的技术，更根本的还在于人才，人才是最宝贵的资源。这里所谓的人才，不仅仅是全方位的人才，更是在专业领域的专業人才。因此，完善的人事档案管理不仅对于企业的人力资源管理有着十分重大的意义，对于企业的长足发展也有所助益。但是现阶段，各公司的人力资源管理状况实在是不容乐观，存在着许多的问题，这些问题很大程度上影响了企业人力资源工作的运行。比如说人事档案录入的信息是不完整的，甚至是混乱的，人事档案的管理不够灵活，这些问题都是客观存在的，只有解决掉这些问题，才能实现企业的长久发展。

（一）完善相关的管理制度。人的个人信息是在不断发展变化的，进行人事档案的管理，及时更新人事信息，为企业的发展提供真实可靠的信息，促进企业的进步与发展。建立健全档案管理制度，不仅是针对人事档案的更新管理，而且对于工作人员本身也有着一种约束作用。这样一来，工作人员就会按照相关的要求进行工作，不会做出逾矩的事情，尽心工作，将进一步促进公司的发展。人事档案具有真实性与保密性，所以人事档案的管理与保密工作一定要做好，为企业选拔人才提供真实有效的信息。

（二）建设信息管理系统。时代不断发展变化，人事档案信息逐渐从纸质转移到网络之上，实现了信息化。对于企业来说，建立信息管理系统和信息网络是十分必要的。拥有一个专属的信息网络，公司可以快捷查询到属于自己员工的相关的信息，同时信息的录入也将会十分便捷。甚至于不用建立一个专属的网络，根据现有的网络系统，将自己公司的信息网络融入其中，查阅相关的信息时，可以在全国范围内搜索，无所遗漏、无所遁形，保障信息的真实性。

三、结束语

人事档案的管理，对于企业的重要性不言而喻。人事档案管理与人力资源管理相结合，实现人员的调动，使其在相关的领域发挥自己的作用，实现自己的发展。企业要重视人力资源管理相关的工作，对员工的职业技能进行了解，进行专业培训，培养专业人才，实现人与公司共同发展。

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