信息化在解决传统公证服务问题中的优势与应用策略

摘 要 目前我国公证行业的服务口碑发展状况并不理想，相应服务质量低且效率差等问题广受群众诟病，导致公证服务成为群众最不愿意选择的方式。随着信息化技术的发展，多数传统行业的服务效率都可以借助这一技术得到显著改善，公证服务也不例外。本文认为信息化技术在解决传统公证服务问题时具有一定优势，因此对传统公证服务问题进行了总结，论证了信息化技术应用的优势，提出应用建议，以期为业内机构提供参考。

关键词 公证服务 信息化 优势 应用

作者简介：贺小梅，山西省吕梁市吕梁公证处。

中图分类号：D926.6                                                        文献标识码：A                       DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.07.188

一、传统公证服务存在的问题

（一）难以满足公证服务审查工作的时代需求

目前我国公证服务最主要的服务对象仍是基层群众，传统的公证服务审查工作受信息不对称等因素的影响，很难保证其高效性。而目前我国各行业在服务质量及效率改革方面的发展趋势较为统一，传统公证服务审查工作的低效化问题日渐凸显，明显无法满足行业时代性改革的基本需求。

从传统公证服务中审查工作的实际条件及运行情况来看，传统公证服务中审查工作一般先由当事人提出公证申请，在申请提出时，公证机构不了解当事人的实际情况和各类证明所需材料，当事人多数也不了解公证机构提供相应公证服务时所需要的材料类型，这种信息不对称导致了大多数公证申请在首次接待过程中无法直接处理或完全处理，最少也需要进行两次服务活动。而就个人了解来看，大多数公证服务中当事人往返公证机构的次数都超过两次，这不仅严重影响了公证服务的基本效率，同时也降低了社会群众对公证服务行业的认可度。

（二）难以应对行业内、日渐加剧的竞争压力

信息化改革几乎存在于当今时代的所有行业当中，公证行业作为服务领域的特殊行业之一也不例外，因此有许多较为前沿的公证机构都已经开始了全面的信息化改革。这一改革趋势对业内机构产生了较大的竞争压力，由于传统公证服务行业在群众中的口碑普遍不高，其中效率低下是群众诟病最为严重的问题之一，而较早利用信息化技术改革来提升公证服务效率的机构往往能够赢得更大规模的市场，对相对保守的机构造成较大的行业内竞争压力。因此各类公证机构在面对新时期行业内的竞争现状时，有必要及时进行信息化改革，迎合时代发展潮流以获得更大的发展空间。

二、信息化技术在解决上述问题中的优势

（一）有效提升公证机构审查工作的效率

在面向社会的公证服务供给过程中，机构所提供的服务信息与公证当事人之间的信息存在不对称和不透明的问题，这使得机构难以在第一时间有效获取当事人所需公证事务的完整信息，也因此导致了当事人在请求和获取服务的过程中需频繁往返来提供完整信息的情况。

从本根上来说，提供高效服务是公证机构的基本责任，因此解决信息不对称、不透明问题也是公证机构的责任。而解决该问题最有效的策略是对信息渠道进行优化，在借助信息技术手段支持的情况下，公证机构可以在当事人现场提出需求时第一时间对其所提供的材料進行筛查，在发现其所提供的材料不完整时可以通过网络信息渠道第一时间从其他相关机构的信息平台中获取有效信息，进而大幅提升工作效率，同时也有效降低当事人往返来完善资料的情况，进而提升群众满意度。

（二）通过信息共享实现区域间公证人才的有效共享

从目前我国公证体系和公证工作的发展现状来看，行业内部的区域壁垒问题较为突出，其中最突出的表现为基层行政区域内公证机构类型丰富和数量较多，但各组织内高水平专业人才的数量相对有限，这在一定程度上限制了公证服务的效率和质量提升。而这一限制在短期内难以得到解决（需要在相关政府工作体系、行政管理和监督体系等的全面改革后执行），换言之，短期内国内公正行业的区域壁垒问题难以从制度层面上彻底解决，因此要解决公证人才资源的发展水平与利用质量，还需要考虑变通的调整方式来改进公证人才资源的保障方式。

信息化时代下，信息资源的共享条件成为有效打破公证行业区域壁垒的一个有效条件，消除当前行业内部非集约化发展所导致的资源限制问题。各机构将通过信息渠道实现人才资源信息的共享，帮助各地区机构快速获取日常工作中需求度较低但特定公证业务中利用质量要求较高的优秀业务精英，通过线上快速借调进行远程在线业务处理等，实现高效的人才借调的同时也能够消除当前的行业内部的执业区域壁垒，大幅提升公众资源的利用率，辅助提升群众满意度。

（三）满足服务对象对于信息化服务的时代性需求

当今时代是建立在互联网和信息化技术基础上的特殊时代，当前时代下社会大众的生活与思维方式都呈现出明显的信息化时代特征，例如人民群众越来越习惯于利用移动互联网和智能终端进行便捷的服务申请、服务获取和服务使用。这种习惯已经渗透到社会的各个层面，也几乎贯穿了大众生活的所有领域。

这使得我国基层群众对于各类社会服务的形式都有较高的信息化需求，其对公证服务的信息化需求自然也不例外。在时代发展的基本趋势下，公证行业无论是从自身发展角度来看，还是从满足服务受众的需求角度来看，都有必要逐步发展并完善信息化服务的基本能力，否则必将被时代所淘汰。

三、信息化技术在公證服务中的应用策略

（一）公证机构全面强化信息化服务理念

要想更好地发展与应用信息化技术，公证机构需要在机构管理层面和服务供给层面分别进行信息化理念的全面改革：

首先，要全面强化在组织内部管理以及组织服务工作中的信息化理念。在信息化时代背景下，信息化改革可以为几乎所有组织的内部管理提供大量支持，全面改进机构的运行效率和管理质量，因此公证机构管理人员应当充分认识到信息化改革对于组织发展的重要意义，同时引领机构所有基层公证人员重新认识信息化发展的时代价值，形成对信息化公证服务价值优势的正确认识。具体到工作实践中，公证机构从上至下的各级领导和基层服务人员都应当建立起完善的信息化服务理念，消除以往公证人员长期工作于行政体制下所产生的官本位思想、一刀切工作理念等等，充分利用信息化技术来提升工作的质量和效率，赢得人民群众的高度认可。

其次，要建立并完善公证机构的信息化服务渠道。要在官方网站（包括网站查询和网页公证预约与申请平台）的服务系统基础上，继续提供包括微博、微信等平台的便民服务手段，通过公证机构内部服务信息资源的整合与共享，使公众能够通过多种终端更快捷地查询所需求的信息，进而提升公证机构首次接待当事人时成功完成准备工作的比例，从而有效避免当事人在公证申请时的频繁往返问题。

（二）建立行业信息共享平台

通过前文分析可知，目前我国公证行业存在一定的执业区域壁垒，根本原因在于区域间以及公证机构间的信息资源及其他资源的共享水平相对较低，因而限制了行业竞争环境的发展，也在一定程度上限制了公证资源的有效利用。我们建议未来公证行业的发展可以逐步加强行业内部的信息互通与共享，以此解决行业资源利用质量较低的问题，同时也强化信息互通增强对行业内部竞争压力的传递。

逐步建立高度统一的公证信息标准。目前我国各地区以及各类公证机构在信息化工作中所采取的数据处理标准化方案不完全相同，这在很大程度上限制了行业内部资源共享的条件，也不利于机构间的信息互通。而大多数政府对于证据类信息的需求较为复杂，不同公证机构所保存的主要信息类型有所差异，在以往信息共享度不足的情况下，公证机构会要求当事人从其他机构处获取相应信息来满足自身工作需求，而在相对统一的数据标准下，公证机构可以跳过对当事人的要求，直接从相关机构中获取所需信息，由此可进一步提升工作效率，并提高公共资源的利用质量。

（三）拓展信息化服务范围、创新服务形式

从目前我国网络和信息化服务行业的整体发展来看，基于信息化技术的现代服务内容与形式都有了十分显著的多样化发展成果，这也说明了信息化技术不仅仅能够在服务效率和质量上提供重要支持，还能够为服务类型与内容的拓展创造基本条件，进而改善公证服务的丰富性。结合个人工作经验与体会来看，公证服务的信息化创新主要可以从如下两个方面进行：

首先，可以利用公证服务资源的数字化条件，开展更多样化的查询服务工作。社会群众对公证服务的需求并非完全局限于法定公证业务，也存在许多十分简单的信息查询需求，而此类需求在以往通常以公证服务的形式向群众提供，这不仅增加了群众服务获取的基本门槛，也在一定程度上浪费了公证服务的人才资源。而借助信息化技术可以面向社会群众提供合规的透明公证信息查询服务，以自助服务替代人工服务而规避上述问题。

其次，可以在现有信息资源的基础上建立大数据分析系统，利用数据分析和挖掘结果来为公证工作提供更高效的数据资源支持。比如目前许多公证服务中需要对公证当事人的申请进行核实，在人工核实时，需要对当事人的多数复杂无用信息进行识别，整体审核效率相对较差。而利用大数据分析可以较为精准地定位关键审核信息，使系统可以自动对网络上提交的公证申请相关当事人信息进行快速核实，第一时间发现无效申请并自动拒绝，进一步避免公证资源的浪费。

参考文献：

[1]孙兵.浅谈我国公证信息化建设的问题及建议[J].法制博览，2018（19）：147.

[2]朱玉笙.基于信息化建设的公证档案管理问题[J].卷宗，2017（31）：33.