浅析信息化时代档案管理人员的素质建设

战培红

【摘 要】档案管理水平如何以及档案服务质量优劣，直接取决于档案管理人员。因此提高档案管理人员的整体素质，是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。特别是信息化时代，给档案管理工作提出了更高的要求，这就对档案管理人员在素质上提出了新的要求、新的标准。

【关键词】信息化时代；档案管理人员；素质

当今世界已经进入信息化时代，全球范围的信息化建设成为科技发展、经济活跃和社会进步的象征。在信息化社会中，能否及时、有效地开发、利用信息，直接关系到决策的成败。在众多的信息源中，档案已成为一个巨大的软科学信息资源宝库，它以其原始凭证性、不可再生性及可重复利用性日益受到人们的关注。档案信息化是社会信息化的重要组成部份，随着网络化的不斷发展，使得档案的丰富资源、信息价值将能得到充分发挥，这也势必对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案管理人员三个基本因素构成的，显而易见，人是档案管理中最为重要、最为活跃的决定性因素，因此面对信息时代的机遇和挑战做好我们的档案工作，档案管理人员的素质直接决定着档案管理质量的高低，而管理质量的高低又决定着档案的利用率，所以档案管理人员的素质至关重要。

在传统档案管理中，档案管理人员踏实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息难题留给用户自己去解决。在利用信息，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，每天面对的只是冷清的文件办公室或者静寂的档案架。而信息化时代要求档案人员要停止扮演“保管员”的角色”，而成为概念、知识的提供者。因此在信息社会档案事业的发展，关键在于培养和造就优秀的档案人才队伍，档案管理人员除继承传统档案人员的基本素质，还必须全面提升档案人员的综合素质，加强人才的培训，优化知识结构，特别是加强复合型人才的培养。

一、提高档案管理人员的信息道德

档案工作虽然在各项工作中属“配角”地位，但其工作性质决定了档案管理人员处在了解掌握馆藏的全面情况。档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此档案管理人员要认识到保密工作的重要性。

档案人员的信息道德，就是指档案工作者在档案信息的管理、开发、传递和利用服务等活动中，其思想与行为所应遵循的信息规则和伦理准则。由于在网络环境下，往往缺乏社会有关机构的监督和管理，而且数字档案馆本身也要进行档案信息的数字化工作，所以这个问题在信息时代就显得重要、复杂和敏感。档案管理人员要自觉遵守《保密法》和《保密守则》，做到依法治档，严格执法，保证档案的安全，防止档案泄密事件发生。

二、创新意识、创新能力

创新是工作向前发展的直接推动力，良好的创新意识在信息化时代的档案管理中是很必要的，无论在理论还是方法上与传统的档案工作都是不同的，随时可能出现的情况比以前要多，如果不能及时发现出现的新问题和新情况将影响和制约档案事业的发展，信息化时代档案工作要在为企业建设服务中取得更大的生存空间，得到最大的发展，对档案工作人员的要求更高，有了良好的创新的意识就能更好的协调和应变即将地发生的问题，作为档案管理人员要善于发现新事物，研究新问题、新办法，及时把握机遇，解放思想，开拓创新，克服看门守摊、墨守陈规的旧思想，树立信息创造价值的新观念，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

三、掌握现代信息技术，能将档案专业基础理论与现代信息技术相结合

现代档案信息管理与传统档案管理有很大的不同，需要既懂档案学又掌握了先进信息技术的“复合型”人才方可胜任。信息数字化和网络化给档案工作带来了极大的方便，为用户提供了在更大范围内查阅信息的机会，但同时也把用户带入了一个陌生的数字信息海洋，这就要求档案人员能尽快地适应信息环境，能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息，成为用户信赖的咨询员。档案人员的素质决定着信息资源的开发和利用水平。这就要求档案管理人员要有较宽的知识面，合理的知识结构，熟悉掌握档案管理的各种理论知识、业务环节和基本技能的同时要不断的补充自己的业务知识，具备熟练使用现代化办公设备和熟悉掌握信息网络技术的技能。

笔者所在的单位，为适应新时期档案工作的发展，制定出适应自身发展的管理制度，在积极组织人员参加上级部门统一的业务培训外，还认真开展内部培训工作，定期对档案管理人员进行现代科学档案管理技术的传授，结合实际工作需要，先后进行了档案工作新标准、档案信息化建设、微机组装与维护、网页制作、《中油档案信息管理系统》、《集团公司档案管理系统》等相关知识的培训，及时更新了档案工作知识，不断更新档案管理人员的知识结构，提高了其专业素质。掌握档案专业知识，保证了档案管理的科学化、规范化，以适应信息时代档案人员的发展要求。

四、增强自身道德修养培养自学能力，提高综合素质

信息化时代面对的机遇和挑战并存，各种诱惑也随之增多，要做好档案工作，就要有高度的工作责任感和工作热情，有一种兢兢业业、任劳任怨的工作态度，忠于职守、，抛弃名利、甘为人梯的职业操守。

档案管理人员，除具备档案专业基本知识外，还要不断拓宽自己的业务面，拓展自己的知识水平。笔者所在单位是一个知识密集型企业，随着科学技术的发展，生产单位的各项测井技术也不断更新，很多进口设备应用在油田开发建设中，勘探档案资料很多已是全英文资料，固放磁档案是若干类档案中非常重要之一，它是测井小队所测的原始资料，该档案在油田生产开发中起着极为重要的作用，非常宝贵，科学有效地保管好这部分井，对提高档案资源的应用非常重要。原来的固放磁曲线都是应用国产变密度仪器，而现在很多由5700系列仪器测得，在工作中如果档案员不懂得英语，就会在工作中造成失误，后果将不堪设想。掌握外语已成为信息时代档案人员具备的工作能力。只有这样才能更好地为用户服务。

信息时代，知识增长和更新速度大大加快，档案人员要有忧患的意识，要不断努力，具有自我学习、终身学习的素养。通过自学扩大知识面，并注重学习过程中的积累与探索，借此把理论与实际工作有机地结合起来，从而提高自身的综合素质。

五、转变思想观念，强化优质服务意识

档案信息管理是一项实践性很强的工作，信息服务功能是档案工作的出发点和归宿，管好企业档案最终目的是为了利用，如何用好、用活所保管的档案更是做好档案工作的重中之重。档案人员要和各个部门有着一定的联系，变被动服务为主动服务，热情接待每一位利用者；开展网络档案信息服务，为利用者提供更快捷、更优质的服务，发挥档案信息资源的作用，提高档案的利用价值和针对性，，是信息时代档案工作者义不容辞的责任。

档案管理人员只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，使其充分地为社会主义和谐建设服务。

【参考文献】

[1] 汪明艳等：强化档案管理 服务科研生产. 兰台世界.2009增刊2

[2] 学珍.谈新形势下档案管理人员职业素养的培养.辽宁行政学院学报.2002年第4期