信息时代大学生档案资源的管理与利用

龚富琼

【摘 要】大学生档案是学生在校教育与参与工作的重要资料，信息时代发展下档案管理工作也发生很大转变。如何利用信息技术推动大学生档案资源管理与利用是当前亟待思考的一个问题。下面文章就结合学生档案特点与信息化建设策略展开探讨。

【关键词】信息时代；大学生；学生档案；档案管理

人才培养是高校的一项基本职能，大学毕业生作为高校人才培养的直接目标承载了丰富的信息资源，大学生档案真实记录了这些信息资源，是高校的宝贵资源。然而在现实工作中，因大学生档案种类多、数量大、流动性强、占用时间多，大学生档案管理被看作苦差事，重视程度普遍不高，大学生档案的管理和利用水平都有待提高。

一、高校学生档案特点分析

第一，具有独立性。高校中，学生档案的管理是以个体为单位进行的，具有明显的独立性。学生档案的独立性表现在形式、内容与结果三个方面。形式独立，虽然学生的档案是以学校的名义整体进行保管，但是仍然是以个体的形式出现，具有较强的人身依附属性；内容独立，主要表现为学生档案内容是记录在校期间学生的政治表现、成绩情况、身体健康状态、心理素质及社会实践等内容；结果独立，学生档案中的材料本身、推断的结果都具有一定的独立性[1]。第二，具有延续性。学生档案是学生在校期间慢慢形成的，即便学生工作后仍然会持续形成。学生档案的延续性表现在时间、内容与影响三个方面：首先，时间的延续性。我国学制为小學、初中、高中、大学及后期深造的阶段，这些阶段的档案管理工作因时间、阶段的不同而有所差异。其次，内容的延续性。小学、初中、高中三个阶段，学生的档案内容相对比较基础，主要记录学生在校期间的成绩、品行，学生大学、后期深造的档案内容是在前三个阶段的基础上形成的。最后，影响的延续性。学生档案中记录的诸多内容会给学生带来终身影响。

二、高校档案管理工作现状

（一）信息安全意识不足

学校的信息化档案管理体制内容不健全，在档案使用和传递中，经常出现信息泄露的问题。大多数学校把安全建设的重点集中在开发管理系统、建设数字化档案以及建设共享数据平台上，忽略了安全方面的建设，易给档案的管理工作带来风险。档案相关借阅平台数据访问方式过于简便，信息化档案保密程度不高，工作人员没有针对性设立合理的用户使用权限，导致信息泄露严重，阻碍了现代化管理工作的开展。因此，未来的发展重点是建设更加完善的安全管理体系，不断提升档案信息管理工作的安全性。

（二）档案管理技术存在的问题

在大数据时代，高校的学生档案管理工作需要将“大”这个概念充分展现出来，换句话来说，需要在过去的管理工作上，坚持大档案以及大服务的方向不断发展。学生档案管理当中，需要对管理的方法展开创新，从而让学生档案管理变得更加多元、可视化，为用户提供优质的学生档案信息服务，满足用户的各种个性需要。部分管理部门通过学生电子档案展开管理，不过这种方法在信息更新以及服务方面还存在着非常严重的滞后性。在信息的收集整理方面，其所消耗的时间都比较长。这种学生档案的管理方式和大数据时代的需要有很大冲突[2]。

（三）没有建立起行之有效的档案管理、监督制度

从档案管理的制度方面出发，部分高校还没有建立起行之有效的档案资料管理与监督制度，使得档案管理没有坚实的制度基础。管理制度的问题主要表现在两个方面：首先是硬件设施不完善。由于档案管理硬件设施的投入普遍不高，一些高校不仅没有设置专门的档案管理库房、办公室，现代办公设施陈旧，还存在纸质档案室管理不善的问题，降低了档案工作质量，出现了资料错、漏、乱、假的问题；其次是档案管理流程不规范，管理人员在处理档案时没有依照相关的规定，在档案分类、整理、归档以及装订等过程中，出现了档案胡乱堆放、随意涂改与标记、没有分门别类进行整理等问题。同时，对档案借阅工作管理不严，也在一定程度上增加了档案丢失、损毁的可能。

三、信息时代高校大学生档案管理的信息化对策

（一）建立起统一的档案管理信息系统

想要全面实现学校档案管理的信息化，首先就必须建立起一个标准、统一的信息化档案管理系统，进一步推进信息化档案管理工作的实施。高校应充分利用现有的计算机设备、软件、技术等优势，对档案管理系统进行进一步的开发和完善，使数据采集和信息维护等工作能够拥有统一的标准，为信息化的档案管理工作提供基础保障。其次，还应将档案管理系统与信息化的教学系统、网络进行对接，将分散的学生信息整合起来，提高档案信息的完整性以及信息收集的快速性，解决传统档案管理工作中容易出现的缺失、出错等问题。当然，为了对学生的档案信息进行保护，还必须加强安全防护，以免信息被盗取和外泄。

（二）积极开发适合学生档案管理的大数据分析工具

在当前大数据时代背景下，就学生档案管理来说，需要结合实际情况来具体的分析，从而为学生档案管理针对性的制作一套符合学生实际情况以及发展要求的大数据分析工具。具体要求高校不仅仅需要重视自身人才优势充分的发挥，同时还得加强和社会相关企业的合作，进而将资金优势和人才优势有效的融合，通过大型科技企业的力量来更好的挖掘和利用学生数字档案资源的作用。就当前情况来看，很多高校都开始着手于挖掘和应用大数据的价值和优势，并且也开始加强和社会企业的合作，例如在学生专业选修以及学费缴纳等各个方面都创建了相应的信息管理系统，并且取得了显著的效果。由此可见，积极的开发适合学生档案管理的大数据分析工具非常的有必要，这样能够很好的促使高校学生档案管理工作更好的符合大数据时代的要求。

（三）建立高素质信息化档案管理团队

日常档案管理工作体系中，高校的档案管理工作一直不被重视，不少领导都认为高校的档案管理工作缺乏技术含量，只需简单保管现有资料即可，不用为其专门耗费资金和人力。因此，大多数高校在档案管理上很少关注档案管理人才的建设，大部分从业人员从入职开始就没有进行过相关工作的专业培训，甚至有部门高校的档案管理人员为兼职人员。由于高校没有重视档案管理工作，导致档案管理工作无法实现信息共享[3]。

（四）建立以身份证为账号体系的档案云

档案工作是我国特色社会主义的传统内容，对我党的发展起到了重要的推动作用，在发现、培养人才的道路上彪炳史册。学生档案作为一个人一生档案的起点，对学生人生发展的各个重要节点起到了记录、证实、推进的作用。随着科学技术的进步，很大程度上推动了档案的内涵、外延及形态发展，各种大数据、人工智能的发展对新档案概念的形成起到了促进作用。就现阶段信用体系建设，今后都会纳入个人档案云的系统，今后个人档案云将会记录一个人从出生起的全部数据，企业、社会都会依托人工智能、档案云来作为一个人评价的参考，对此高校学生档案管理工作应积极建立以学生身份证号码为账号的学生档案云，促进学生档案管理的信息化。

四、结语

总之，信息化的高校学生档案管理是信息时代发展的必然。每一名一线的工作者都应走在时代的前沿，借助信息技术不断更新的优势，促进档案信息管理工作的不断完善，为学校教育教学工作的开展提供基础保障，有助于学生档案管理工作的顺利发展。

【参考文献】

[1]林坚.高校校友档案服务平台的设计与应用研究[J].浙江档案，2018（9）：55-56.

[2]郝晨辉.档案信息化标准的发展与展望[J].档案学研究，2017（4）：61-66.

[3]刘永.档案信息资源共享云体系建设的思考[J].档案管理，2017（6）：25-29.