坚守匠心本色 当好企业管家
2019-07-21王凡妮
王凡妮
近年来,公司档案工作始终坚持以“围绕中心、服务大局”为主线,“深化档案开发利用工作,充分发挥档案独特作用”为首要任务,在服务文化传承、防控风险、维护权益等方面取得明显成效,呈现出档案工作发展与公司建设同步的良好态势。
打造优质窗口 抓精准服务
为了更好地开展工作,档案人员一直在寻求更佳的服务形式,立足于面向公司全体职工,采取职工喜闻乐见的方式,努力满足查档者的需要。在大力拓展档案的服务功能方面,我们开展了有益的探索,并一直坚持做优档案工作:一是不断扩大利用服务范围,最大限度地满足查档者多种需求。在对方工作繁忙的情况下,开展送档上门服务。坚守“8小时上岗,24小时服务”的服务承诺,查阅调档,随叫随到。二是及时对同类性质档案资料进行汇编,随时补充最新内容,提供开放式阅览环境,不断充实服务利用内容。三是积极利用档案资源,对档案史料进行加工,把“死档案”变成“活资料”,拓宽档案利用空间。
今年,档案室在优化服务举措方面提出新要求:一是档案人员要着重熟悉和掌握各个全宗、目录和案卷,力争做到对案卷内容了然于胸,以便提供利用时能更准确、迅速的找到所需内容。同时加强专业间互帮互学,促进各专业档案管理齐头并进,提高档案工作整体水平。二是档案人员要认真执行即办制度和办理时限承诺制度,认真履行职责,耐心细致地解答查档人的咨询和疑问。同时,档案室围绕打造优质服务窗口这一目标,切实为查档者提供满意的精准服务。对于一般的查档,在l小时之内完成调档查询服务;对于比较复杂的查档,在2小时之内完成调档查阅服务;对于确实无法查到的,在2小时之内提供明确答复,并转为建议另寻途径、协助联系,提供联系方式等延伸服务,确保每一位查档者满意而归。
以信息化倒逼档案管理创新
近年来,公司领导对档案工作非常重视,将档案室搬迁至科技信息大楼,库房容量大大增加。持续加大档案投入,将破旧的绿皮档案柜全部更换为新型密集架,配备了防磁柜等,为确保档案永久性保存和档案安全做好保障。2008年,公司档案管理软件从单机版升级为网络版档案管理系统,档案管理信息化水平步入了快车道。组建兼职档案人员队伍,进一步规范档案工作流程和工作标准,有力确保了档案工作的顺利开展。同时提出历史档案数字化工作,以档案数字化形成倒逼机制,推进公司档案工作的标准化、规范化、精细化管理水平不断提升。档案信息化带来的显著成效是档案资源得到高效利用。经过努力,通过互联互通的档案管理系统平台,能够实现对公司11万条、数百万字节原文信息的快速访问和查阅,档案信息资产、知识资源的价值属性得到最大化体现。
近两年,在人民银行巡视组、审计署等开展的专项重点检查过程中,档案部门与相关部门通力合作,往往能在较短时间内调阅出所需材料并第一时间送到检查组手中,多次圆满完成迎检配合工作。这些成绩的取得,不仅是对公司近年来下大力气做好档案工作的一次次实战检验,更是档案规范管理的最好证明。档案信息化、规范化与标准化管理给企业带来了实实在在的回报,在管理层乃至每名普通员工的心中,档案意识正悄然落地生根。
慢工细作崇尚精益求精
档案工作无小事。档案工作是非常基础的工作,反映一个企业真实的基础管理水平,绝对马虎不得,这也是公司推行精细化管理理念的现实要求。“精细化文化”渗透在档案工作的方方面面。
“档案工作是一个良心活,管好档案才能干好业务。档案人首先要学会当好企业的大管家,了解家底才能管好家,更要以‘精益求精、止于至善的工匠精神扎实做好档案工作的各项环节。”部门领导的一席话,真切地将企业的精细化文化思路融入了自己对档案工作的认识当中。公司从2013年底开始对人事档案进行全面规范化整理,根据人民银行和总公司要求,公司按照统一的规范标准,对不合规的地方做出重新调整。比如,规范装订方式、明确著录信息、优化装具、统一纸张尺寸和方向等等。档案人员只有把每个细节做到极致,才能经得起时间和历史的检验。
在维护企业利益和提升竞争力的过程中,档案人一次次积极主动发声亮相,学会用档案说话,很好地践行了档案工作对历史负责、为现实服务、替未来着想的价值追求,收获了满满的职业自豪感。
圍绕公司今年的“十项重点工作”,档案人员进行了深入研讨,下一步除了要做好档案整理、提供利用外,还要积极开展管理创新活动,从档案中梳理公司安全、生产案例等事件的脉络,为企业发展总结经验性规律。深挖档案的价值,开发历年干部人事变动信息档案,做好编研工作,主动为领导层决策提供定制化的档案信息推送服务。让档案成为服务企业各类生产经营活动的贴心“帮手”,发挥更大的价值。