加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考

王建英　齐永真

摘要：在任何单位，档案都是维护单位权益、保护单位和客户利益、解决争端、处理问题等极其重要的历史文献资料，安全与否直接关乎企事业单位的生存发展、涉及社会的稳定，也直接关系到相关岗位人员的法律责任。企事业单位对此要有清醒认识，并从加强保密的角度出发，切实做好档案管理的规范化提升，同时也要着眼当下发展趋势，探索构建信息化档案管理模式。本文主要据此展开论述。

关键词：档案管理安全保密;信息化档案管理;思考

中图分类号：TP393        文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）15-0056-02

Abstract： In any unit， archives are extremely important historical documents such as safeguarding the rights and interests of units， protecting the interests of units and customers， resolving disputes， dealing with problems and so on. Safety or not is directly related to the survival and development of enterprises， social stability， and the legal responsibility of personnel in relevant positions. Enterprises should have a clear understanding of this， and from the perspective of strengthening confidentiality， do a good job of standardization of archives management， but also focus on the current development trend， explore the construction of information-based archives management mode. Based on this， this paper mainly discusses.

Key words： archives management security and confidentiality; information-based archives management; thinking

檔案是单位重要的有形记载，一般任何一家单位从成立之初就会产生相应的档案，档案能够在企业或者行政事业单位发展过程中发挥良好的作用，包括追根溯源、决策参考、解决争端等等，因此，档案管理工作也应当是任何一家单位综合管理工作中的重要内容。但是在档案管理过程中，首要目标就是档案的安全性，这里的安全性，不仅是指档案物理载体本身的安全性，还包括档案信息的安全性，及我们通常所说的档案的安全保密性。如果安全保密性发生问题，那么不仅会对单位发展带来一定的不利影响，同时还有可能会影响到相关当事人的正当利益。因此，本文重点从如何加强档案管理安全保密性的角度进行论述，与此同时，对于当下正快速兴起的信息化档案管理，也一并提出相关思考，从而为相关单位不断促进档案管理规范化、现代化提供一些有价值的参考和借鉴。

1 如何加强档案管理安全保密性

目前，很多企业之所以在安全保密管理方面出现一系列问题，其原因基本可以归纳为四点，即专业化管理不足、相关检查工作不力、制度刚性执行程度不高以及日常宣传教育不够。因此，要能够加强档案管理的安全保密，就应当针对这四个方面有的放矢采取措施，具体而言，可以从以下四个方面入手：

1.1 加强档案专业化管理

一般来说，在绝大多数单位，综合管理部门（又或者叫办公室）都是档案管理的责任部门，所以综合管理部在日常档案管理过程中，应当加强档案的专业化管理，切实履职，确保档案的完整与安全。一是凡调阅档案必须按规定流程办理申请审批手续，申请审批表应序时专夹保管，年终装订成册。二是要设立专职档案管理人员，档案室大门钥匙保管由综合管理部门专职档案管理员任A岗，办公室主任任B岗，其他人员一律不得触碰该钥匙，使用完毕须入保险柜保管。三是因工作需要进入档案室，必须办理登记手续。离开档案室管理员应切断电源、关锁门窗。四是档案室应勤打扫、晴天勤通风换气，室内不得存放与档案无关的的杂物，禁止增添非标配用电设备。

1.2 做好档案管理日常检查工作

为了加强档案管理的安全保密性，应当要注意对档案管理进行有针对性的日常检查工作，在日常检查过程中，一是要注意查阅档案日常调阅登记台账，查看是否有要素残缺、经办人签名不实、字迹明显存在后补痕迹以及档案调阅授权书缺少等现象，对于发现存在问题的，应当要追根溯源，查看所涉及的档案是否在档，同时对于相关的经办人或者是主要责任人应当要进行询问交流，弄清事实。二是要注意查看档案日常监控录像，一方面，查看档案专职管理人员是否在岗，以及是否有不明人员随意进出档案室;另一方面，要深入查看在档案调阅过程中，相关管理人员是否按照规定履行登记手续，以及手续是否存在后补现象等等，如果发现有相关问题，应当要及时开展查究工作。

1.3 不断推动档案管理制度刚性执行

俗话说“事业发展，制度先行”，在档案管理过程中也是如此，要能够确保档案的安全保密性不出问题，必须要不断推动相关制度的刚性执行。为此，首先，当前，在档案管理方面，已经由比较具体的制定规定可供参考，如《档案库房技术管理暂行规定》，《中华人民共和国档案法》等，此外很多单位基本上也都结合内部实际情况制定了相关的档案管理制度，企事业单位综合管理部门应积极组织专职档案管理员或其他相关人员不断进行学习，切实掌握制度确立的基本规则，并严格贯彻落实。其次应当针对制度执行情况定期进行检查，在检查过程中，可以采取现场、非现场相结合的方式，并借助监控系统监测本通知的执行情况。现场检查时做到仔细、彻底，严禁走马观花。对应当发现而未发现的隐患或者干部员工违规操作，甚至明知故犯的，无论是否造成影响和损失，一律严厉追责。

1.4 加强培训教育和宣传

作为企事业单位档案管理主管部门，应该要发挥主要功能，在教育方面，一方面要定期开展培训，就当前业内形成的关于档案管理，尤其是档案信息安全管理方面的新思想、新方法，整合成具体的培训内容，来对档案管理人员加以传导，让档案管理人员的工作理念和水平能够及时跟上发展步伐。另一方面，单位也要定期开展一些职业素养考核，内容可以是档案管理学、信息保密学、信息查证学、现代档案管理实务等方面，以此来促进档案管理人员不断进行自我充电、自我提升。此外，档案管理人员也要根据自身存在的薄弱环节，积极进行自我强化和自我提升，不断更新教育理念和教育方式，使自己能够真正在岗位上发挥应有的作用。在宣传方面，一方面，要通过内部刊物、微信公众号、微博等现代化企业BBS，经常性发布关于档案安全保密管理的重要性介绍、相关常识、专业知识等内容，促进相关人员不断提高认识、提升意识;另一方面，综合管理部门要制作关于安全保密管理的相关标志，张贴于档案管理库房所在的各楼层的办公室、楼道及疏散楼梯，凡是在档案管理库房所在大楼办公的相关部门，其负责人应召开专题会议，做好关于档案安全保密管理的动员、说服、教育及解释工作，明确凡是发现存在执行问题的一律处以一定经济处罚;情节严重将给予纪律处分，直至追究法律责任，并做好日常监督检查工作。

2 关于企事业单位信息化档案管理的思考

2.1 信息化档案管理的必要性

在推动档案管理规范化的过程中，除了做好安全保密管理以外，信息化管理也是重要方面，有几点原因，首先是纸质档案调阅效率不高，往往需要在层层叠叠的档案盒、档案箱中来回搬挪、翻找，同时为了调阅档案往往需要经过多个环节的报批，也需要一定时间，直接影响到了工作效率。其次，如果以纸质形式来进行存放档案，在企业不断发展的过程中，会产生越来越多的档案，空间会越来越紧张，无疑增加了档案存放成本。第三，由于纸张本身的物理属性，如易燃、易潮等特点，在档案以紙质形式存放的过程中，如果遇到明火将很容易发生燃烧，不仅会对档案本身造成严重损失，还可能给企业其他方面带来不可估量的损失。同时，纸质档案也容易发霉、潮湿。综合这些原因，目前运用电子化档案管理对于企业来说是明智之举。尤其是当前随着互联网技术和信息技术的不断发展，信息化档案管理技术已经十分成熟，成本相较过去已经大大降低，也免去了很多单位进行信息化档案管理的后顾之忧。

2.2 信息化档案管理实施框架

所谓档案信息化管理，首先需要通过对企业传统纸质档案进行扫描，转化成电子图像，然后收集到相应的平台，如果需要调阅档案，可以直接通过平台提供的用户界面进行包括检索、调阅、下载等行为，界面还能为用户提供包括档案图片的缩小、放大、共享等功能。在该项工作中，主要可以以三个阶段有序推进，在具体实施过程中，第一阶段是要建立起针对档案管理信息化项目的方案、序时推进计划和成本预算，以及在档案管理信息化成功上线后能够适用的管理组织架构和管理制度体系，为档案管理信息化项目的上马提供良好的基础。第二阶段是因为目前很多单位并不具备独立开发信息化档案管理系统的能力，因此，应当要积极和外协公司进行合作，将相关工作包括档案信息化转换、平台开发、平台维护等工作都向外协公司进行打包，由其提供专业的技术服务，并持续做好需求提交和平台优化升级的相关对接工作。第三阶段是在平台上线后，要培训相关人员，使得单位中的专职档案管理员或者其他相关岗位人员能够掌握运用信息化管理平台的方法，并且鼓励其在使用中不断发现问题、提出问题，促进系统的优化完善。

2.3 提升档案管理人员的职业素质

人才永远是最重要的资源。没有专业的人才，任何事业都无从谈起，档案信息化的管理工作更是如此。如果档案管理人员能力不足，素质不高，就会影响到档案管理质量。所以在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。人才兴则万事兴，有了人力资源的保证，档案信息化建设就不再会举步维艰了。根据档案管理工作的需要，选聘专业的人员负责档案管理工作。加强职业素质教育，提高档案管理人员的职业素养，为档案管理工作培养一支高素质的档案管理队伍。企业单位也应该大力引进新兴人才，对于刚从学校走出来的人才，要加强实践培训，将学到的知识转化为能力。为档案管理工作提供新鲜血液。

2.4 提高档案资料安全保密技术水平

要有效提高企业档案资料管理和安全保密水平，除了做好各种主观工作外，还需要提高档案资料安全保密技术等级。要档案资料的安全保密工作，可以采取单密钥加密技术或双密钥加密技术，应避免电磁辐射泄漏。

综上所述，做好档案管理对于企业经营发展有着重要意义，不仅有助于推动企事业单位基础管理水平的进步，也能够有助于事业单位解决很多实际问题，而档案管理工作水平与否，和规范化程度有很大关系，上述是笔者对于如何提升档案管理规范性的一些思考，主要从提升安全保密性和信息化管理角度进行论述，而这也是提升档案管理水平的重要抓手，希望可以提供一些有价值的参考和借鉴。

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【通联编辑：唐一东】