医院兼职档案员素质提升的研究

顾晓军

[摘要] 所谓医院档案，是指医院在从事科研、诊疗、教学及基础建设等工作时形成的具有一定保存价值的各类材料，主要包括文字、音像、图表等不同形式的材料。作为医院的基础工作之一，医院档案不仅是医院科研、诊疗等工作的依据和条件，而且是衡量医院管理水平和医疗质量的重要标志，对于医疗卫生事业的发展起着十分重要的作用。然而在目前，我国大部分医院从事档案管理工作的人员是由不同行业的人员进行兼职，人员素质各异，影响着医院的发展，因此，提升医院兼职档案员素质是目前各个医院急需解决的问题。

[关键词] 医院;兼职档案员;素质提升

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）04（b）-0025-02

随着新医改的深入，医院档案的工作领域已经拓宽到医疗、科研、病案、人事、会计、基建、设备等诸多领域，由此形成了许多对医院有价值的文字、音像、图表等各种形式的材料，由于范围十分广泛，依赖于有限的专职档案员对这些资料进行管理显然是不现实的，因此，有许多兼职档案员因为对本部门的工作比较熟悉，对各项资料比较清楚而成为一名兼职档案员。而兼职档案员发挥作用的好坏、素质的强弱对医院档案的工作质量有着直接的影响。因此，该文将对目前医院中兼职档案员主要存在的问题进行分析，并据此提出相应的解决办法。

1  医院兼职档案员主要存在的问题

目前，医院兼职档案员主要分布在医院的各个职能科室，这部分人员大多数是不同部门的医护和行政部门的管理人员，由于这部分人员主要学习的是如何辅助医生工作、如何护理病人等内容，对于文件的处理、录入、备份和删除工作并不熟悉，尤其是有的医护管理人员是跨部门调动，不同部门间的知识体系存在差异，这些人员虽然对自己部门的医疗知识比较熟悉，但是对于档案管理方面的内容却是一窍不通的，所以并不能较好地完成档案管理工作[1]。还有一种情况是，部分兼职档案员并非医学专业毕业，他们虽然精通文字录入等档案管理工作，但是没有掌握专业的医学知识和医院运行规律，导致工作无法有机结合起来，从而影响档案工作的顺利开展。因此，从事医院档案管理的工作人员不仅需要熟悉医院各项工作的运行规律，对于档案管理方面的专业知识也要进一步的了解，并掌握基本的技能。所以，医院需要通过不同手段提升兼职档案员的素质。

2  提高医院兼职档案员素质的方法

2.1  提高双方的重视程度

在医院档案管理工作中，不仅需要针对音像、文字与图片资料进行收集与整理，同样也要关注文化建设以及品牌形象塑造等作用。为此，作为医院领导层、科室与相关部门领导，都应不断强化自身的档案意识，在档案工作中给予高度重视。只有对兼职档案员给予必要的关爱，并为其提供理想的工作与学习条件，才能够使其工作积极性得以调动。

医院需对档案管理这项工作引起足够的重视，加强对兼职档案员能力与素质的培养，并对兼职档案员开展定期培训，聘请专业人员向兼职档案员传授工作内容及经验，提高其业务水平。此外，医院档案管理对医院的正常运转有着直接影响，兼职档案员自身应当做到自我重视，无论时兼职还是全职，都应该热爱档案管理工作，保护和整理好医院档案。与此同时，还应引导兼职档案员认识到自己工作的重要性，将档案管理工作视为自己的本职工作，因为档案管理工作的好坏决定着整个医院能否正常运行。在此基础上，需强调档案工作宣传的重要作用，以保证医务工作人员自身档案知识丰富，对档案留存的重要性形成正确认知，主动地留存相关资料，并与兼职档案员相互配合开展档案的收集工作[2]。针对部分科室价值较高的资料亦或是文件，应由科室主任、护士长亦或是科室负责人保管，然而他们当中的大多数并非兼职档案员。所以，保管重要档案与文件的医务工作人员也一定要掌握而更多基本档案知识，以免档案资料的丢失。只有醫院和兼职档案员双方都对这项工作保持高度重视，才能够提升医院档案管理的水平，为医院的正常运转提供有力的支持与保障。

2.2  档案意识和责任意识的培养

档案意识是兼职档案员进行档案工作的根本，档案意识决定着医院档案质量的好坏，因此，档案员应将此作为自己的首要工作内容。档案是医院发展和运行的保证，是医院正常运转的有力证据，在意识到档案的重要性后，兼职档案员应尽最大努力对部门的资料进行收集、整理、归纳及分类，最后将所有资料移交上级档案管理部门，确保档案管理在每一个环节的正常运行，保障医院的正常运行[3]。

2.3  加强兼职档案员之间的协调互助

兼职档案员不仅要承担档案管理工作的责任和义务，更需要加强与档案部门和其他兼职档案员之间协调互助的能力，这样可以有效避免在档案整理、归纳及分类过程中出现失误。①兼职档案员应与档案部门的专业人员保持密切联系，发现问题及时请教和沟通，使问题能够及时解决和处理，保证档案工作能够顺利进行。②兼职档案员之间互相协调，保证档案工作的有机结合和顺利开展。如某个兼职档案员在工作过程中出现了失误，通过档案员之间的协调互助，兼职档案员能在工作审查时及时发现错误并加以改正。这是因为档案的建立与积累是互相影响、环环相扣的，如果在建立档案的某个环节出现了一个数据或者一个时间的失误，这个失误将会延续到档案库的录入中，医院在后续的工作过程中对这一时期的档案内容进行检查时就会发生错误，进而影响到整个医院档案系统的运行。所以，加强各个兼职档案员间的协调互助是十分有必要的。

2.4  不断完善人员管理体系

所谓的兼职档案员就是说，其工作重点并非档案工作，而是兼职。为此，很多兼职档案员的责任意识并不强，而且专业素质水平偏低，具有较高的流动性，工作积极性不明显[4]。针对这种情况，要求不断完善考核体系与制度，针对兼职档案员实施必要的考核与评价，在制度层面加以倾斜与激励，构建良性循环，为档案工作的创新性发展提供有价值的参考依据。

①兼职档案员的配备与招聘。医院聘用人员的数量应结合其工作需求，要求覆盖面完善。在聘用兼职档案员的时候，要尽量选拔素质水平高，事业心强且乐于奉献的人员。

②制定兼职档案员的岗位资格培训管理条例。在医院工作开展过程中，应将兼职档案员岗位资格的培训纳入到临床科室与行政部门档案工作的管理考核主要内容，同样也要融入到医院的管理体系与工作计划当中，为兼职档案工作人员的岗位资格培训提供必要保障，积极贯彻并落实兼职档案工作人员的持证上岗机制。通过准入制度的有效规范，能够使兼职档案员的档案意识水平不断增强，培养其档案业务能力，尽量规避人员的流失问题发生。

③兼职档案员的队伍发展与管理。医院应认可兼职档案员参与档案专业技术职务评聘当中，这样一来，能够使档案员感受专业发展的良好前景，进而在档案管理理论与实践中投入更多的精力。与此同时，应构架完善的兼职档案员流动机制，在其轮转科室的过程中，要向档案室通知，进而结合具体的人员流动状况实施必要的分配，确定相应科室的兼职档案员，以免发生空缺问题，亦或是没有安排档案员管理档案资料的问题[5]。

④兼职档案员队伍的考核与评价。医院应积极构建工作绩效评价机制，结合档案工作具体内容与任务，创建兼职档案员队伍的目标科学考核方式，结合最终的考核结果实施必要的奖励与惩罚。而在晋升与晋职方面，则要优先考虑表现优异的兼职档案员，确保其工作热情不断增强。特别是档案管理评价体系方面，应实现奖惩评价和发展性评价体系的有效融合，进而在制度层面确保兼职档案员队伍的工作热情。

2.5  兼职档案员业务素质培养

在业务素质培养方面，应组织兼职档案员参与继续教育，使其业务知识素质水平不但提高。作為兼职档案员，其专业素质水平十分关键，在文件材料收集方面发挥着重要作用，能够保证档案材料准确程度。所以，兼职档案员需通过培训与交流等诸多继续教育方式，对档案理论知识加以学习，进一步增强个人专业知识。与此同时，要对兼职档案员的法律意识加以培养。医院档案工作的开展要遵循国家相关法律规定实施管理，所以兼职档案员也应具备一定的法律意识，在日常工作中将《档案法》作为参考依据，并积极学习有关档案管理的法律法规，明确医院档案规章制度，为档案事业的进步提供必要保障。除此之外，要对兼职档案员计算机应用能力以及外语水平加以培养。同时要能够操作扫描仪，并且通过无线网络，在信息交换的过程中确保数据信息的安全性。

3  结语

在医院运行发展过程中，兼职档案员是医院在档案管理方面的必要选择，只有兼职档案员在主观意识上认识到档案管理工作的重要性，并积极参加工作培训，努力学习档案管理知识，做好档案整理工作的同时加强与同事间的协调互助，才能保证档案管理工作能够顺利开展，整个医院才能保持稳定向前发展。

[参考文献]

[1]  潘晓辉.医院科研兼职档案员队伍存在的问题及解决对策[J].医学信息，2018，31（6）：25-27.

[2]  孙莉萍.关于医院兼职档案员素质提升的思考[J].兰台世界，2015（S2）：99-100.

[3]  张立军.全面提升兼职档案员队伍素质迫在眉睫[J].黑龙江史志，2012（8）：59-60.

[4]  陈梅芳.关于医院兼职档案员素质提升的研究[J].办公室业务，2018（6）：182.

[5]  龚襄珊.浅谈如何提高档案员的素质[J].商情，2017（4）：103.