建设县级数字档案馆实践和存在问题

娄红

信息技术的发展引领全球进入了数字化时代，这对各行各业都带来了巨大的影响。在信息技术的影响下，档案界开启了档案数字化工作，并提出了数字档案馆的概念。在中国知网检索篇名含“数字档案馆”的文献，共有2408个结果，最早的是2000年，之后稳步上涨，从2003年开始，文献数量始终保持在60篇以上，最多的是156篇（2013年），可见进入21世纪以来，数字档案馆始终是研究的热点。在相关研究中，县级数字档案馆的研究仍然比较薄弱，且多是原则性分析，缺少实践支撑。山东省诸城市档案馆于2011年开始档案数字化工作，2017年12月通过“国家级数字档案馆测试”。本文以诸城市档案馆为例分析县级数字档案馆的实践和存在的问题。

一、数字档案馆实践：从档案数字化到数字档案馆

（一）档案数字化是数字档案馆的基础

数字档案馆的基础是馆藏档案的数字化。档案数字化是将信息技术引入档案工作的有效手段，对于保护档案原件，提升档案查借阅服务效率，具有非常重要的作用。我国开始探索档案数字化，时间上晚于西方国家，但发展十分迅速。尤其是进入二十一世纪后，各地档案馆纷纷推出了档案数字化计划，许多有条件的县级档案馆也相继行动起来。

2010年，国家档案局出台《数字档案馆建设指南》，对数字档案馆建设进行了规范。依据《数字档案馆建设指南》，诸城市档案馆于2011年4月正式启动档案数字化工作。数字化工程分两期进行，先后投资560万元。第一期工程首先建设了标准化机房，并配备了相应软硬件平台。建立起了标准化档案数字化加工室和数字档案利用服务大厅，配备了数字档案馆管理软件，建立了数字档案馆安全保障体系和信息服务体系。到2012年9月，完成了馆藏主要全宗、4.5万卷文书档案的数字化加工，数字档案馆基本建成并正式对社会开放利用。第二期工程于2015年1月至2017年10月进行，对剩余馆藏档案全部（短期除外）进行了数字化加工，并根据工作实际，对全市各单位2007-2014年度的室藏档案进行了数字化。两期工程共加工档案96779卷，建成了159万条目录数据库、1085万页全文数据库、36027张照片数据库、11160分钟的多媒体数据库，12809条图书资料目录数据库，实现了馆藏档案的现代化管理和便捷利用，极大地提升了档案的服务效能。

数字化档案投入使用之后，极大地提升了查档工作效率，也经过了实践的检验。2013年6月至8月，随着山东省教育厅《关于对全省民办教师进行调查摸底的通知》和省人社厅《关于为农村党支部书记办理养老保险的实施意见》的相继出台，数以万计的民办教师和农村干部涌进了档案馆，为自己的任教、任职经历取证。面对百年不遇的查档“大潮”，数字档案馆充分发挥了其直观、准确、完整、方便、快捷的查档实力。仅从6月8日至15日8天时间，接待5300多人次，调阅档案21200卷次，平均每天接待700人次，高峰时达到1000人次，这是诸城历史上查档人数最多、查档人员平均年龄最大、查档时间跨度最长、查档人员地域最广的一次档案利用高峰。事实充分证明，档案数字化之举是非常正确和科学的。

（二）现代化、多元化服务是数字档案馆的目标

《数字档案馆建设指南》规定：“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”因而，数字档案馆不应止步于完成馆藏档案数字化，而应该在此基础上探索更为高效的档案管理和服务。在完成馆藏档案的数字化之后，诸城市档案馆积极探索档案管理、服务的新模式。

1.档案数据库服务模式。诸城市档案馆业务局域网安装了综合档案管理系统，该系统具有档案收集、管理、检索、虚拟库房管理、用户管理、系统管理、日志管理、数据备份和恢复等功能模块，对159万条的目录数据库和1085万页的全文数据库可以实现科学管理和高效检索。广大档案利用者可以在利用中心统一由系统管理员提供查档服务，也可以在自助查档区通过普通用户账号自助查阅，档案数据库既能为其提供足够丰富的信息资源，又能为其实现足够灵活的检索条件，是一种既安全又高效的常用服务模式。

2.互动式档案信息服务模式。早在2004年，诸城市档案馆就建成了“诸城档案信息网”门户网站，后于2012年进行改版，2017年再次改版，成为“中国诸城”二级网站。网站设有预约查档、开放档案目录检索，网上展厅等互动式服务功能，可以实时为利用者提供档案服务。另外，诸城市档案馆还开通了微信公众号和官方微博，充分利用现代化的互动服务平台，向社会公开档案信息，及时答疑解惑。

3.个性化定制服务模式。档案个性化服务是一种为用户“量身定做”的信息服务。针对利用档案信息资源进行编研的利用者，系统管理员根据其研究内容，在全部数据库中检索出相关的档案信息，进行整理和分类，最后形成专题数据库提供给利用者，不仅实现了档案信息资源的深度开发，还大大提高了利用者的利用效率。这种服务模式，可谓是创新档案服务的新亮点。

此外，诸城市档案馆还开展了特色档案利用服务，包括函电查询、绿色通道查询、发布数字编研信息等，充分利用数据库这个大平台，通过档案信息网络传递，为特殊查档人群，尤其是异地查档者提供档案服务，特事特办，为他们解决燃眉之急。基于扎实的档案数字化基础和多元化的服务模式，诸城市档案馆还于2014年荣获山东省档案利用工作“最佳服务窗口”称号。

二、存在的问题

（一）“存量数字化”易，“增量电子化”难

档案数字化是数字档案馆的基础，“存量数字化、增量电子化”，前者是对档案馆已有档案的要求，后者是对将来新接收档案的要求。在“存量数字化”方面，各级档案馆都取得了很大的进展。只要有足够的资金，县级档案馆的“存量数字化”就可以顺利完成，尤其对于经济发展水平较高的县市而言，档案馆获得数字化项目资金方面是相对容易的;相比“存量数字化”，“增量电子化”则存在很大的难度。在这方面，县级档案馆的难度要远大于省和设区市档案馆。一是县级档案馆的档案接收对象主要为乡镇政府和县直机关事业单位，这些基层部门档案工作参差不齐，档案员业务水平和电子文件管理技术非常有限，而且更换频繁。虽然无纸化办公已经普及，但在日常工作中，纸质文件仍占很大比例，电子文件管理存在很大的随意性，应存不存的现象比较常见。二是在每年的档案立卷工作中，县级档案行政部门由于传统观念和技术条件等原因，对纸质文件的重视程度远高于电子文件，对后者只有原则性意见而没有强制性要求，这就导致很多基层单位实际上没有开展电子文件归档工作。档案馆在接收档案进馆时，面临着接收单位无电子档案的現状。诸城市档案馆虽然已经通过“国家级数字档案馆”测试，但作为一家基层县级档案馆，也面临上述两种困扰。

（二）档案馆人才匮乏，技术上过度依赖外包公司

数字档案馆建设，从档案数字化到后期的管理、维护、运行，都是非常专业性的工作，与两类人才关系密切，一是信息技术人才，一是档案专业人才，前者提供技术支持，后者提供专业保障。然而，这方面是县级档案馆的一大短板。由于经济、文化、级别等原因，县级档案馆很难吸引到高端信息技术人才，档案专业毕业生也极少到县级档案馆工作。这导致，县级档案馆在建设数字档案馆过程中，缺乏长远规划，在技术上过度依赖外包公司，为数字档案馆的长期发展留下了隐患。

（三）数字档案馆总体效能偏低

数字档案馆建设，投入是非常高的，然而其效能现在仍然处在偏低的水平。如果只是单纯地完成馆藏档案的数字化，利用计算机查档，只是建成了最低级的数字档案馆。只有让数字档案馆真正成为档案馆与公众之间的信息交互平台，数字档案馆才能发挥出其应有的作用。诸城市档案馆虽然建立了档案网站，开通了微信公众号和官方微博，但用户数量还处于比较低的水平。数字档案馆在很大程度上还是一座信息孤岛，这在很多县级档案館都不同程度的存在。

三、思考

（一）数字档案馆建设应该循序渐进

不可否认，数字档案馆已经成为档案馆未来的发展方向，其在现实中也发挥出了非常积极的作用。然而，从整体来看，我国的数字档案馆建设仍然处在不断探索之中，其中仍然存在很多不确定因素和实际的困难，“大跃进”式的建设数字档案馆是不可取的。尤其是对县级档案馆而言，面临的环境更为复杂，应该循序渐进，稳步推进数字档案馆建设，避免走弯路，造成不必要的浪费。

（二）基层困境需从体制层面破解

乡镇政府和县直机关事业单位档案工作总体上是非常薄弱的，设施落后、制度不健全、档案员频繁更换，这些问题单纯依靠档案行政部门是无法解决的，都必须从体制层面寻求破解方案。只有基层档案工作健全了，电子文件管理才能真正落到实处，也才能真正实现“增量电子化”。

（三）强化档案专业、职业教育

中国档案专业教育已经有了长足的发展，但总体上仍然无法满足需要。诸城市档案馆历年招聘，都将档案专业列入需求计划，但从未有一个档案专业毕业生报名，现有工作人员中也没有一个是档案专业毕业。在其他县级档案馆中，档案专业毕业生也非常稀有。一方面，县级档案馆缺少甚至没有档案专业毕业生，另一方面又很少有机会参加档案职业教育，这就造成了县级档案馆工作人员视野不够开阔，思维落后。要改变这种现状，必须强化档案专业和职业教育。县级档案馆缺少信息技术人才的问题也可以通过相关技术培训来解决。

（四）数字档案馆应与网络相结合

数字档案馆总体效能偏低，主要原因是数字档案的用途过于单一，要破解这一难题，必须借助网络技术。一方面，力争借助专门、安全的网络平台将数字档案馆宣传推广出去，使受众了解数字档案和数字档案馆。另一方面，积极探索在线查档、网上预约、异地查档等功能，并将业务向移动端拓展。鉴于资金、技术、受众数量等原因，可由省或市级档案馆为主体建设联合平台，这样既可以节约成本，也有利于扩大数字档案的受众群体，提高数字档案的使用效能。

（作者单位：山东省诸城市档案馆）