档案志愿服务存在问题与策略

仝宁宁

随着现代社会文明的不断发展，志愿服务已经成为一种重要的社会活动。通过志愿服务活动，不仅能够提高参与者的能力，而且还能促进人类社会的发展进步。档案馆作为我国统一保管党和政府机关档案的管理部门，在公众的积极参与下，档案志愿服务实践和相关理论研究不断发展和完善，但是仍然存在一系列问题，因此，当前我国档案志愿服务仍值得我们进行研究和改进。

一、我国档案志愿服务的发展现状

我国档案志愿服务实践最早出现在1994年，从1994年发展至今的档案志愿服务历程来看，由档案馆工作人员到档案专业师生、档案工作人员、社会相关人员等，但从总体来说，社会参与人员结构还是相对单一;由简单的档案宣传到档案收集、整理、讲解等活动，但是志愿者参与的档案主要业务活动还是相对较少。总而言之，我国档案志愿服务仍然有很大的发展潜力。

二、我国档案志愿服务存在的问题

（一）相关法规缺失

1999年，广东省发布了全国第一部志愿服务地方性法规《广东省青年志愿服务条例》，之后各个地区都陆续出台了地方性志愿服务法规，直到2017年8月22日国务院才发布了第一个全国意义层面的《志愿服务条例》，这说明我国的志愿服务起步较晚。档案志愿服务是志愿服务的一种，起步晚于志愿服务，发展进程缓慢。现在，我国关于档案志愿服务的全国性立法尚未出现，这严重影响了档案志愿服务法律体系的整体建设。地方有关档案志愿服务的法规条例寥寥无几，而且还存在大量规范不一的问题。所以，在实践操作中，档案志愿服务主要遵循志愿服务的法律法规。虽然档案志愿服务属于志愿服务，但它仍然有自己的独特性，所以档案志愿者在采用志愿服务规章制度的过程中势必会发生许多问题，往往会出现无法可依的情况，这不仅会损害广大档案志愿者的合法利益，而且也会打击他们的积极主动性，不利于档案志愿服务的长远发展。

（二）参与主体单一

我国主要是政府各级档案行政管理部门负责牵头组织和管理档案志愿者队伍，档案馆工作人员一直是档案志愿服务的带头人和主力军，这是我国档案志愿服务不同于其他国家的特色所在。从我国档案志愿服务的现状来看，档案志愿者队伍普遍存在参与主体结构相对单一，社会参与面不广泛的现象。一方面，这源自于一些档案馆工作人员的认知偏差，他们往往会在档案志愿者来源选择方面倾向于有过档案工作经历或者学习过档案专业的人员，所以有的档案馆在招募档案志愿者的时候会对其档案服务能力有所要求，这往往会使有档案兴趣却没有档案專业能力的人员无法参加档案志愿活动。另一方面，主要由于档案馆志愿服务信息宣传工作没有做到位，导致社会公众对于档案志愿服务没有深入的了解和认知，使得公众参与档案志愿服务的积极性不大，即使公众想要参与档案志愿服务活动，由于缺少参与的渠道，也会使社会大众不能加入到档案志愿者的队伍当中。

（三）服务资金不足

虽然档案志愿服务属于公益性质的活动，但是保障其日常活动正常开展的基本资金是必不可少的，足够的资金是保证档案志愿服务持久顺利开展的经济保障。但是，目前由于我国没有出台全国性立法，而且各个地方制定的法规存在较大的差异性，这样不仅不利于国家统一监管档案志愿服务，而且还会增加档案馆获得国家财政性资金支持的难度。从现实状况来说，档案馆正常运营需要依靠国家财政拨款，所以其资金有限。由于档案馆没有清晰地界定档案志愿服务和自身运营的资金，所以其经费申请和审批的时间相对较长，无法及时满足档案志愿服务的需求，不利于长久规范地发展档案志愿服务。我国档案事业的深入发展需要志愿者的加入，以解决人员不足、发展缓慢的问题，但是资金不足一直是制约档案志愿服务的持续深入开展的重要因素。

三、提高我国档案志愿服务水平的策略

（一）制定完善的法律法规

法律法规是人们行动的准则和指南，为档案志愿服务的健康发展提供法律依据和保障。笔者认为制定档案志愿服务法律法规可以从以下几点考虑。

第一，借鉴国外档案志愿服务的政策法规。国外对于档案志愿服务流程、档案志愿者权益、档案志愿服务发展规划等都有详尽的说明，我们可以在结合本国档案志愿服务实际情况的基础之上，制定出符合本国国情的档案志愿服务法律法规。

第二，把志愿服务的普遍性特征和档案志愿服务所独有的特点结合在一起，在志愿服务法律法规的基础之上制定出针对档案志愿服务的法律法规。

第三，参考某些地方档案部门所制定的规章制度。在此基础上，我们可以首先制定出全国意义层面的档案志愿服务法律，对档案志愿服务规划、档案志愿者的管理制度作出规定。在此中央级法律的指导下，各个地方可以结合本地方特殊情况，调整或重新制定档案志愿服务地方法规。这样有利于形成从中央到地方的档案志愿服务法律体系，从而加强我国档案志愿服务法制化的建设进程。

（二）构建系统的管理体系

要想使我国档案志愿服务有序健康发展，档案馆应该构建系统的管理体系，主要包括人员招募、岗前培训、工作内容、激励机制等。

1.拓宽招募渠道，构建多元化志愿者队伍

档案馆工作人员应该提高自己的认知水平，不应只局限于档案专业或者拥有档案工作经历的人员，而是应该招募各种档案志愿者，不分年龄和行业，面向广大公众。其次，面对不同的潜在档案志愿者群体，档案馆需要详细分析意向招募对象的人群特征，然后利用报纸、广播、电视、互联网、微博、微信等多种渠道，选择其接触度高的方式，加大宣传力度，使其尽可能地知晓档案志愿招募信息，从而招募到不同素质、年龄、背景的档案志愿者。例如：针对学生，档案馆可以通过校馆合作这种模式，积极与高校互动，鼓励学生利用课余或者寒暑假空余时间到档案馆进行档案志愿服务。针对退休人员，档案馆可以在各社区老年团体内通过口头宣传来招募档案志愿者。

2.划分层次培训，提高广大志愿者的能力

从我国档案志愿服务的现状来看，当今我国档案志愿者队伍相对多元化，他们当中大多数是来自社会各行各业的非档案专业人员，在这些档案志愿者进入档案工作岗位前，对他们进行不同程度的专业培训是不可或缺的。专业培训是档案志愿者进行志愿服务的出发点，培训结果的好坏将很大程度上影响到档案志愿者的服务质量。所以，档案馆应该根据档案志愿者的素质、年龄、背景等特征，采取分层培训的方式，把档案志愿者分为专业型和普通型，根据档案工作的内容，先培训各个团队的主要成员，然后由主要成员去培训一般志愿者。在档案志愿服务工作的布置上，应该着重考虑不同档案志愿者的不同背景，从基础工作开始，由少到多，由简单到复杂，循序渐进。通过对档案志愿者进行专业培训，有利于提高他们的服务质量和工作积极性，从而实现档案志愿者和档案馆的目标一致性。

3.做到人尽其才，加强档案信息资源开发利用

由于档案志愿者来自于社会各行各业，他们身份、背景、年龄各不相同，即使对他们进行了专业化的培训，他们志愿服务的水平和质量也会参差不齐，这是正常现象。针对这种情况，档案馆应该根据每个志愿者的特点，把不同层次和水平的志愿者分配到不同的岗位，充分利用各种人力资源，尽可能做到人尽其才。

社会各行各业档案志愿者的加入，将会把他们所属行业和领域的技能和知识带到档案馆志愿服务之中。但是，根据目前我国档案志愿服务的现状，档案志愿者主要还是从事档案基础性工作，这在一定程度上打击了一些档案志愿者的积极性，未能真正做到人尽其才。基于档案馆的功能定位，档案馆工作人员应该深入了解本馆档案工作现状和馆藏资源，从而深化档案志愿服务的内容。事实上，档案馆在处理好档案开放与保密的基础之上，不仅可以安排档案志愿者从事档案宣传和讲解等基础性的工作，还可以给他们安排档案收集、整理、编目、著录，以及档案馆官方网站、微信、微博的管理等工作，这有利于提升档案志愿者的服务能力和水平，激发他们的档案志愿服务兴趣，增强社会公众参与的成就感，从而实现档案志愿服务的质的飞跃。

4.完善激励机制，提高档案志愿者的积极性

根据马斯洛的需求层次理论，档案馆可以根据档案志愿者的需求，由低到高制定相应的激励措施，完善激励机制。第一，提供基本的物质保障，满足档案志愿者的生理需要。虽然档案志愿服务是无偿性的活动，但是保证活动顺利展开的基本物质条件是必不可少的。第二，确保档案志愿者的人身财产安全，满足他们的安全需要。在档案志愿者进馆前，档案馆工作人员应该全面充分地了解他们的健康状况，例如，沈阳市档案馆会为录用的讲解志愿者进行一次免费体检。第三，肯定档案志愿者的能力，满足他们尊重的需要。在日常工作中，档案馆工作人员应该对档案志愿者做出的努力通过颁发奖状、奖励通报等形式予以肯定，从而体现对于档案志愿者的尊重。第四，提高档案志愿者的能力，满足他们自我实现的需要。档案馆可以通过岗前专业培训，提高档案志愿者的能力，充分发挥他们的自我价值。

5.利用网络平台，健全档案志愿服务机制

档案馆可以通过互联网建立一个包含招募、培训、管理的档案志愿服务管理系统。一方面，档案志愿者可以通过手机实现志愿者报名、接受培训、志愿者之间以及志愿者与档案馆之间的交流甚至完成一些志愿服务工作。另一方面，档案馆可以通过档案志愿服务管理系统发布关于志愿服务的相关信息，积极与志愿者互动，还可以把提前录制的培训视频传到档案志愿服务管理系统，使志愿者通过智能终端就可以提前学习档案知识，了解档案志愿工作内容，为之后的档案志愿服务工作打下良好的基础。健全的档案志愿服务机制，能够充分挖掘档案志愿者的潜能，为档案馆节省大量的人力、物力、财力，从而保证档案志愿服务的健康持续发展。

（三）设立档案志愿服务基金

虽然档案志愿者在提供志愿服務时是自愿并且不需要任何报酬的，但是档案馆应该为其提供必要的物质基础，这表明档案馆应该有供档案志愿服务正常开展的稳定且长期的资金来源，因此对档案志愿服务活动可以考虑设立档案志愿服务基金。

第一，我国档案馆可以与企业合作，共同构建档案志愿服务基金制度，通过在档案志愿服务的过程中为企业做宣传，从而形成企业和档案志愿者双赢的局面。第二，我国档案馆可以与有影响力和雄厚资金基础的社会人士合作，获得档案志愿服务基金制度的资金来源，例如，香港电影大王、邵氏影业的创始人邵逸夫先生捐款建造的逸夫楼几乎遍布中国大陆内地。第三，我国可以与国外基金会进行合作，引入国外档案志愿服务基金会的资金，并且我们还可以借鉴吸收国外档案志愿服务基金会的先进管理模式，努力提高我国档案志愿服务基金制度的管理水平。档案志愿服务基金制度的构建能够为档案志愿服务提供坚实的资金基础，减轻档案馆的经济压力，对档案事业的长远发展具有重要意义。

（作者单位：河北大学管理学院）