推进教师人事档案信息化管理的实践探析

张燕清

摘 要：将纸质档案信息化是目前教师人事档案方面非常重要的工作之一。传统的档案管理存在归档繁琐、利用效率低下、保存难度大等问题，所以将传统档案信息化势在必行。本文就如何将纸质化档案转化为信息化管理提出了几点建议。

关键词：推进转化；人事档案；信息化管理

人事档案管理的工作人员主要负责的工作为：将教师在校期间的情况以及从业后所经历的重大事项加以记录，其中包括教师的职业素质考评、人品评价等信息，对其进行整合编汇所形成的资料就是教师人事档案。传统模式下，这些信息的记录都是纸质的，不管是查阅还是管理都较为麻烦。且关于教师人事档案所涉及的方面包括教师的家庭社会关系、成长过程等等，以传统的方式管理让其更新也存在很大的困难。为了提升人事档案信息的更新速度，并达到资源共享的目的，将人事档案信息化是非常必要的。

1 传统方式管理下的问题解析

传统的档案指的是纸上记录的人事信息，因为教师人员众多，所以其档案数量也很庞大，管理起来问题就会很多。

1.1 保管困难问题

人事档案管理是管理行业非常重要的组成部分，如果出现问题，人员变动后的相关工作都将无法开展。传统的人事档案管理即对纸质档案的管理，主要是注意对火、虫、潮、盗和霉的预防。就目前档纸质档案的普遍管理状况而言，大多数储存室因为建立时间较长，所以存在着设备没有更新或设备配置不全，甚至于是电路老化等问题。在这样的状况下一旦发生火灾，那么档案信息的损毁将非常严重。此外，如果档案保管现场不通风，那么纸质档案就会有字迹模糊等情况的出现，会使得档案失去原有的价值。

1.2 使用效率低问题

传统的纸质档案在建立后，要进行更新是非常耗时的。对于教师档案而言，其存在的主要目的是为了能够在具体工作之中快速便捷的掌握相关教师的信息。而纸质档案的低效率在某种程度上是并不具备其建立档案之初想要达到的目的。此外，对纸质档案而言，长期的反复使用会对其造成一定的损耗，甚至是出现遗失。同时，纸质档案还存在着共享困难的问题[1]。

1.3 查阅归档繁琐

档案的建立是为了之后的查阅，但是因为纸质档案繁多，使得其在查阅与归档时存在着非常大的困难。即使是非常专业的档案管理人员，在面对数量繁多的档案时，也会出现失误等状况。就实际状况而言，相关教师档案管理人员在面对数量繁多的纸质档案时，无法做到面面俱到，从而使得很多档案都或多或少的存在些许多损耗，此外，档案一旦外借就有可能出现信息流失的情况，如果是长期不归还，那么对其相关的更新也造成一定的困难。这些都是信息建设过程中的重大不利问题，急需解决。

2 信息化管理方式的重要意义

“互联网+”的大背景下，教师人事档案的信息化管理将更加的快捷，也是一种必然形式。将教师的相关档案进行电子化储存，并与现代网络技术相结合，将更有利于相关单位对其进行管理。

2.1 档案信息化是社会发展下的必然

社会进入信息化时代后，很多传统模式都被打破，其中就包括以传统方式对人员档案的管理。将教师档案从纸质记录管理模式转化电子档记录，数据化更新，智能化管理已经是时代发展下的必然。

2.2 相关条例明确

社会进入信息化时代后，《全国档案信息化建设实施纲要》就国内现存档案信息化储存做出了明确指示，其中就包括教师人事档案。作为原生信息资源之一的教师人事档案，只有通过信息化的管理才能最大程度的发挥其相关作用。

3 信息化管理的具体实施

在传统模式管理已经不能适应时代需求的情况下，信息化管理的建立可以通过以下方式进行：

3.1 档案归档信息化

就目前的现代化技术而言，与计算机、互联网等相关的应用管理软件都是可以用来完成归档信息化的。

3.1.1 以电子文档录入相关档案

归档信息化的第一环节是对教師档案所涉及的信息进行录入，即将纸质的档案以电子文档的信息进行记录。通过对二者的比较可知，电子文档比纸质文档更加的科学规范，是档案能够完整保存的坚实基础[2]。

3.1.2 以科学方式进行档案归类

在将教师档案以电子信息的方式录入完成后，就需要对其进行归类整理。在电子化档案之前，人们对于纸质的档案进行分类归档时需要消耗非常大的人力，因为它的数量过于庞大。当将纸质信息电子化后，其归类整理的方式就非常繁多，管理人员可以通过不同软件存在的优缺点以多元化的方式对电子信息进行归类，以达到最优状况。

3.1.3 利用网络共享功能随时更新档案信息

传统模式上的档案管理很难具备动态化，但是在“互联网+”的时代下，动态化的管理方式是非常简单的。各地通过共享互通的方式可以及时对相关信息进行更新，且更新的方式更加的多元化，可以是教师本人进行更新，也可以是所有学校进行更新等。

3.2 多形式下的资料保存

纸质档案因为其数量繁多所以在保存过程中需要占据巨大的空间作为档案储存室，当然对于储存室的内部环境要求也很高。相反在信息化时代的今天，可供选择的保存方式就不仅仅局限于纸上记录。

3.2.1 保存介质的可选性

“互联网+”引导下的大数据时代，人们除了在纸上做记录整理成了档案后，还可以通过移动硬盘、优盘等将电子化的档案信息加以存储。电子信息的空间占有较纸质信息而言，是非常小的，只是对于电子信息的存储介质而言，是有寿命存在的。为此，要更好的保存电子信息，就要定期对其更新。

3.2.2 不同格式转换及迁移

“互联网+”形式下，对电子档案的更新也要适应发展。为了更好的保存信息，就要在不同的社会背景下择优选择储存方式以及格式，当然，也要进行适当的信息迁移以达到信息的完整性和可用性。

4 结束语

在“互联网+”的大数据时代，将教师档案以信息化的方式进行管理，可以使资源进行实时共享，以达到更好的利用。此外，对于档案的保存也更加的安全。

参考文献

[1]延鑫.教师人事档案管理的信息化建设探索[J].人才资源开发，2016（14）：196-196.

[2]高霞.高校人事档案管理信息化建设的问题探究[J].文学教育（下），2016（10）：139-139.