信息化对档案工作的影响及对策

赵成文

如今，信息化广泛渗透到社会生活的各个领域，已经并且继续对国民经济和社会的发展产生极为深刻的影响。作为记录历史、传承文明的档案部门，同样受到了它的影响，主要表现在以下几个方面：

一是要求档案要变被动为主动，最大限度地实现档案的利用价值。过去的档案过多地注意了收藏保管，不注重利用，档案在人们的心目鲜为人知。信息化时代的到来要求档案信息资源要实现全社會共享。这就要求档案要宣传，要走出去，加强与社会之间的联系，让社会知道档案，了解档案，从而更好地利用档案。

二是档案载体多元化，要求多种载体并存。过去的纸质档案具有客观性、原始性，难以删改和造假，更具有法律效用。但是纸质档案在保存和利用过程中，由于环境和人为因素，容易受潮、变霉、影响了档案的使用寿命。另外纸质档案查阅起来费时、费力。信息化时代的到来要求档案载体多元化，档案载体不仅仅停留在纸质载体上，还要有缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式，形成各种载体档案共存的局面。

三是档案利用主体多元化。过去的档案工作注重为党和政府服务，机关工作人员一直是利用档案的主体。随着信息化时代的到来以及公民法律意识的健全，来自社会各阶层的档案需求者纷纷走进档案馆，查询所需的各种档案信息。现在档案利用者已经不仅仅是机关工作者、企事业单位管理者、科学研究工作者、文学艺术工作者等，而且工人、农民、个体私营工商者，甚至在校学生也已成为实际的档案利用者。

四是利用档案目的多元化。社会的发展、科技的进步、公众档案意识的增强，使档案利用者利用档案的目的也趋向多元化。利用者利用档案不仅仅以编史修志及工作查考为主要目的，而是有为解决自身日常学习、生活问题的，有为进行科学研究、生产建设、土地房屋确权、撰写家谱等种种不同目的的。近年来为经济建设、学术研究、土地房屋、个人取证等以往非主流目的前来查阅档案者呈逐年上升趋势。

五是利用档案形式多样化。档案利用者既可以直接到档案馆查阅所需的档案或档案资料汇编，也可以通过参观档案史料展览、收听广播、阅读报刊、观看电视、还能上网查询，还可通过电话、电报、传真、信函等形式咨询。

六是档案工作者要提高自身素质，使自己成为一专多能的人才。信息时代，信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性变革，已经彻底抛弃了保守的看家守业的传统观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变.大力开展档案资源信息化建设。档案信息化是将“档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源合理的配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享”。这是一个依赖于通讯和网络的全新工作，档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。档案工作者不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，如广博的知识结构、英语应用能力、创造性的思维能力，特别是现代信息技术使用能力，这样才能实施和胜任信息化时代档案管理工作。

信息化社会的突飞猛进，使人们对档案信息的需求越来越迫切。笔者认为应该从以下几方面探讨档案工作在新形势下的对策：

一是加大档案宣传力度，利用各种媒介和手段宣传档案，实现宣传工作的突破，使档案由“行业内了解”向“全社会知晓”发展。要充分利用馆藏资源，发挥爱国主义教育基地的作用，举办档案展览。举办档案展览是新形势下档案馆一项重要的职责和义务，是开放公布档案的好形式，是合理开发有效利用档案信息资源的主要途径，是发挥档案自身价值，实现档案信息共享的重要手段。要利用大众传播媒介，以丰富的内容和多样的形式开展档案宣传工作。从档案中挖掘信息，充分利用电视、电台、广播、报纸。上街悬挂横幅等手段，宣传档案，扩大档案的社会影响，从而让人们更好的了解档案。

二是建立档案网站。随着信息技术、网络时代的到来，建立档案网站成为许多档案部门拓宽利用报务的新举措。建立档案网站不仅能实现大量馆藏信息资源的共享，更快速、广泛、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能，而且可以直接快速地获取反馈信息，准确掌握利用者需求，提高服务质量。

三是档案事业要紧跟时代发展步伐，重视信息化建设，营造信息化建设的良好环境，多方面多角度地开辟信息化建设渠道。信息化时代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘档案宝贵信息资源，加大开发利用力度，对档案信息资源利用价值进行分析，实行分类管理，使档案信息资源更好地为经济和社会事业发展服务，使其转化为现实的生产力，从而更好地推动社会事业的发展。

四是开展现行文件利用工作，解决馆藏滞后和档案信息需求时效性之间的矛盾。根据《档案法》规定：立档单位应当自档案形成之日起满十年或二十年向各级档案馆移交，而国家档案馆保管的档案自形成之日起满三十年向社会开放。如此，就形成一个不允许公众利用的封闭期。这期间，许多和群众利益息息相关的档案人们无法通过正常渠道和途径利用。近几年来，档案部门通过开展现行公开文件利用工作，把政府部门产生的可以公开的文件，特别是与广大人民群众的生产、生活密切相关的文件收集起来.集中提供利用，把档案部门变成广大人民群众了解党和国家有关方针、政策、法律、法规的重要场所，有利于广大人民群众参政议政和维护自身权益，有利于推进政务信息公开，有利于推动档案事业发展。

五是档案事业要发展，就必须创新。创新是一个民族前进的动力，是发展的源泉，任何事物要想发展，就必须创新。档案事业的发展也不例外。我们要围绕当合政府的重点工作.适时抓好一些重大活动、重大项目的档案创新，或开展一些有声有色、影响巨大、反响强烈的档案宣传活动，使档案工作更好地为中心工作服务。要增强品牌意识，尽力培育本地区、本单位有特色的档案品牌。事实上，只要思想敏锐，能及时发现新的闪光点，充分调动各种积极因素，重视吸取专家意见，就能搞出一些有新意、有特色的档案品牌，增强档案工作活力，扩大档案工作的社会影响。