学校学生档案管理浅析

摘 要：学生档案管理是学生管理的重要方面，强化学校学生的档案管理，对提高学校的管理水平、促进学生的培养具有重要意义，学校应高度重视、正视学生档案管理存在的问题，积极采取措施提高档案管理质量。

关键词：学生档案;重要性;管理质量

一、学校学生档案管理的重要性

学校学生档案是指学生在学校期间学习、生活、参加各种活动形成的各类具有保存价值的材料形成的档案。学校学生的档案不同于学生的学籍档案，也不同于干部档案，它是一种特殊的、以学生个人为单一保管单位的，独一类别的档案。学校学生档案主要包含三大主要阶段：①学生中学阶段的相关材料，主要有毕业登记表、毕业体检表、会考成绩单、党团组织关系档案、体育达标证书、各类社会实践资料;②参加高考阶段的材料，包括报考登记表、体检表、政审表、报考体校、艺校的专业成绩单、录取信息等;③高校阶段的相关材料，学生登记表，学年、实习、社会实践类活动鉴定表、学历、学位证明材料、考试成绩、英语、计算机等级证书、综合素质测评成绩、毕业论文的相关材料、第二学位相关材料、党团相关材料、奖惩材料、学籍材料、健康状况证明材料，等等。

学校学生档案是反映高校对学生的培养过程、反映学生的成长经历、学生德智体美等综合情况的重要资料，是有关部门考察学校教育成果、考察学校人才培养质量，对学校教育质量和人才质量进行综合评估的重要材料，是国家选拔、任用，社会用人单位全面了解、考察、选拔、聘用人才的重要依据，所以，学校学生档案的管理十分重要，必须高度重视。

二、当前学校学生档案管理存在的问题

1.管理规范不足

學校档案管理涉及的内容非常多，资料特别杂，管理任务与学校的学生规模是直接相关的，面对繁重的学生档案管理工作，统一的管理制度、有序的管理组织都是十分必要的，但是现实中，很多学校对学生档案的管理都缺乏统一规范，没有建立统一的档案管理部门，导致有的档案由学校各个院系的学生工作处管理、有的由学校校级档案机构管理，但是两者又缺乏相应的衔接，在档案资料的更新和补充上会出现不少问题，大部分的学校学生档案在学生毕业后会跟随学生的报到证转入用人单位人事部门或生源地，但各学校又会有些不同，这些都为档案的安全埋下了很多隐患。

2.管理质量有缺陷

学生档案是会跟随学生一生的，所以档案的质量十分重要。但是，目前不少学校的档案质量却有不少缺陷。比如，学生档案资料不齐全、不完整，缺乏一些重要资料;档案资料没有统一的归档规范，造成档案遗失、损坏;档案材料的字迹不清晰，归档分类模糊，查找和调用困难;党团关系重要日期、数据存在错误、重要学籍材料没有加盖公章;有的学生档案存在造假等，这些都不同程度地影响了档案质量，对档案利用很不利。

3.管理方式落后

传统的档案管理主要是以纸质档案为主的人工管理，面对庞大的学生档案资料和日益丰富的学生学习、生活活动，传统的档案管理方式已不能满足当今时代的要求，在大数据时代，电子信息技术却并没有普及开来，很多学校的计算机相关设备、管理软件等的运用还很不足，无法满足学生档案管理的需求。

4.管理者综合素质有待提高

学校学生档案的管理任务繁重、专业化程度高，需要超强的工作效率和责任心，当前的学校学生档案管理中，专业性的档案管理人才比较缺乏，大多由学校的行政人员、秘书充任，有些教育缺乏信息技术管理能力，有的教师缺乏责任意识，收受贿赂篡改学生档案信息等，对学生的成长十分不利。

三、提高学校学生档案管理水平的有效策略

学校学生的档案管理对学生、学校、社会、国家都十分重要，应积极采取措施，提高学生档案管理质量和效率。

1.加强重视，规范档案管理工作

要想加强档案的管理工作质量，首先要从学校的档案管理观念入手，只有学校的领导、相关部门认识到学生档案管理的重要性、严肃性，才能积极将档案管理落实到行动中，比如，加强学校档案管理部门的建设，统一档案的管理工作，引进先进人才，加强档案管理基础设施的建设，建立完善的档案管理体系，将学生的档案建设与学校人才培养目标、教育教学规划结合起来，加强二者的联系和监督，确保学校的档案管理制度激励学生的学习，也使学生的教育培养工作如实客观地反映在学生的个人档案之中，相互促进，共同发展。

2.提高档案管理质量

保障档案管理质量是档案管理的根本所在，只有完备的、科学的、准确的档案才能最大限度地发挥档案的价值，为档案的整理工作发挥作用。所以，学校必须高度重视学生的档案管理工作质量，强化监督，积极防止和减少档案的错、漏、缺、假、更新不及时等情况，为学校的学生档案管理建立统一的规范，合理归档分类保存，做好信息档案备份，确保档案管理质量的提高。

3.加强档案管理的信息化建设

传统的档案信息的人工资料搜集、整理、查询、归类、调用、保管费时费力，效率不高，档案错误率高，国家有关部门要抽调某位学生的档案进行考察、审核还得长距离邮寄，非常浪费人力物力，一旦档案丢失，损失非常严重，安全性极低。另外，学生在校的学习活动极多，不断变化，人工资料的补充非常困难……总之，无论从哪方面说，都必须加强学校学生档案的信息化管理，建立电子档案室，对档案信息进行全方位的备份，采用先进档案信息管理系统，对档案资料的搜集、整理、分类、存储、调用等提供方便，提高档案管理的质量、效率、安全性。采用现代化技术加强档案的日常管理，也能极大地规范档案管理工作，便于监督，减少弄虚作假行为，对促进学生档案管理工作的进步非常有益。

4.提高档案管理人员的综合素质

新时代背景下，档案管理信息化是必然趋势，也是当前学校学生档案的必然方向，为了满足管理要求，档案管理人员必须具备一定的计算机基础知识，又具备专业的档案管理知识，并且具备高度的责任感和信心、耐心。所以，学校应积极引进具有学生档案管理方面才能和工作经验的高素质的综合人才，对现有的档案管理人员进行定期或不定期的职业技能、职业道德的培训，提高学校学生档案管理人员的专业素质和职业素质，更好地促进学校的学生档案管理工作。

学校学生的档案是一项独特的档案，与学籍档案、工作档案有较大区别，学生档案管理工作繁杂又十分重要，必须高度重视。文章从学校学生档案管理工作的重要性出发，分析了当前管理存在的问题，并提出了相应的改善策略，文章的研究值得参考和借鉴。

参考文献：

[1]李雅丽.高校学生档案管理的问题与建议[J].办公室业务，2012（1）.

[2]李瑞.新形势下做好高校学生档案管理工作的思考[J].新西部（理论版），2012（3）.

作者简介：张燕（1979—），女，云南昆明人，助理馆员，本科，从事学籍档案管理及办公室文件档案管理等工作。